一見、印刷は非常に簡単な手順のようです。 染料が紙に適用されているように見えます-紙のコストとインクのコストを計算するのに十分であり、印刷のコストを取得します。 ただし、HPの資料で指摘されているように、「印刷コストの最大90％が隠されています」。 90％という数字が非常に高いことは明らかですが、アイデア自体は非常に興味深いものです。印刷に関連する間接コストを見積もるとどうなるでしょうか。
さらに、京セラのパンフレットが最近目に付きました。これは、日中のプリンターとMFPの使用量の推定、更新と償却スケジュール、およびサプライヤーからの印刷サービスの利点を何らかの形で証明する他の多くの興味深い表を提供します。 実際、これはすべて理にかなっており、ほとんどの企業は、オフィスや他の部門で印刷するのに実際にどれくらいの費用がかかるのかさえ考えていません。 このような顧客の印刷コストの最適化のニーズを満たすために、メーカーとシステムインテグレーターは、西側でMDS（Managed Document Services）と呼ばれる印刷管理サービス、つまり印刷専用印刷を提供し始めました。
これはすべて示唆しています...そして、少なくとも次の位置がすぐに思い浮かびます：
•管理者の労働時間
•修理およびメンテナンス機器
•従業員による非効率的な印刷
•品質の低下による文書の再印刷（給油の場合）
•従業員による個人文書の不正印刷
•過剰なカラー印刷（必要でない場合）
•印刷する必要のないドキュメントの印刷（電子メール、パンフレット）
利点は何ですか？
概算では、MDSを使用することの利点は明らかです-印刷制御用の特別なソリューションを実装する必要はありません（仕入先は、請求書を作成する際に誰がどのくらい印刷したかに関する詳細な統計を提供します）消耗品倉庫、そしてもちろん、中央オフィスだけでなく地域でも包括的なサービスを受けています。
さらに、理論上は単一のサプライヤへの移行により、さまざまなメーカーの「動物園」機器の放棄、メンテナンス、および異なるモデルのコンポーネントと消耗品を保管する必要性による不必要なダウンタイムを排除する必要があります。 通常、MDSには、部門全体、フロア全体、または会社全体（SMBについて話している場合）に対応する1つ以上の強力なプリンターのインストールが含まれます。
また、データ配布のセキュリティを改善するための条件を増やすことに関する論文もあります。 理論的には、コピー印刷ソフトウェアがすべての印刷文書を監視するため、これが可能です。したがって、データ漏洩を追跡することができます（もちろん、外部メディアなどの他の漏洩チャネルが除外されている場合）。 ただし、これがどれほど役立つかは完全には明らかではありません。
一方で、あなたはもはやあなたのプリンターをコントロールしていないことがわかります。 つまり、1つのサプライヤのサービスに関連付けられているため、A4形式（たとえば、カラーおよびモノクロ形式）で印刷の特定のコストが発生します。 そして、まさにこの方法で、その価格で印刷します。 それは有益ですか？ どうやら、実際にチェックインする方法は？ いくつかの保証を与えるために、ソリューションプロバイダーは、クライアントが満たすべき契約にあるKPIパラメーターを修正することを提案します。たとえば、印刷コストを15％削減するなどです。
大小に
ほとんどのMDS資料では、印刷サービスは大企業と中小企業の両方に関連していると述べていますが、実際には、選択したプロバイダーと「料金プラン」に直接依存します。 私の意見では、大規模な組織にとって、MDSの利点はより明白です。これは、異種機器と大量の印刷ボリュームが利用できるため、統合やサービスデバイスや店舗用品の拒否時に明確な利点が得られるためです。
しかし、疑問は残ります。「小規模企業は、適切なアプローチでMDSを使用することのメリットを享受できますか？」 実際、多くの小規模オフィスにとって、これは実際にはプリンターまたはサービスが組み込まれたMFPの購入を意味します。 同時に、顧客はプリンタをサービスとして使用し、監視、サービス、交換された消耗品の必要性を気にしません。