フリーおよびオープンソースソフトウェアに基づくSAD

IT技術分野の多くの差し迫った問題に対するソフトウェアソリューションの積極的な開発に関連して、現在、主に製造業、中小企業、教育などの重要な分野で、さまざまな活動分野で広く使用されています。 上記のあらゆるところで、さまざまな規範的行為、声明、契約、およびその他の紙の文書が使用されています。



現在、企業（機関）を電子文書管理システムに移行することは非常に流行の傾向になっています。 ファッショナブルなだけでなく、実用的で便利です。



この点で、ソフトウェア製品-EDMSを提供している企業があります。EDMSは、価格に衝撃を与える場合があります。 ただし、すべてがそれほど悪いわけではありません。 積極的で利己的な人々のおかげで、無料でオープンな製品が生まれています。 私の意見では、これの例としては、NauDocとAlfrescoの2つの優れたEDMSが考えられます。









NauDocは、 NAUMENが開発したオフィス作業、ワークフロー、ビジネスプロセスの自動化のためのソフトウェア製品です。 NauDocを使用すると、ドキュメントの処理を管理し、パフォーマンスの統制を監視して、タスクの進行状況に関する包括的な情報を受け取ることができます。



NauDocを使用すると、ロールに基づいてアクセス権を区別してドキュメントの単一のリポジトリを整理することができます。これにより、従業員はいつでもドキュメントにアクセスし、職場のドキュメント所有者の存在に関係なく、できるだけ早くすべての必要な情報を見つけることができます。 登録ログを使用すると、企業内での文書の紙のコピーの動きを追跡して、着信文書、発信文書、および内部文書を登録できます。



規律を実行するためのNauDocの制御ツールを使用すると、従業員のシステムにタスクを割り当て、実装を監視し、期限を追跡し、承認のために文書を送信し、システムの他のユーザーにレビューのために合意した文書を送信できます ドキュメントカテゴリのライフサイクルを設定すると、一般的なドキュメントの移動ルートを指定し、タスクの自動ルーティングと割り当てを構成できます。



ドキュメントとタスクに関するすべてのアクションは、Webインターフェースを介して実行されます。これにより、世界中のどこからでもシステムに接続でき、リモートブランチやモバイル従業員を含む組織の単一の情報スペースを作成できます。



システムの技術的特徴



* 100％Webベースのインターフェイスにより、世界中のどこからでもシステムに接続でき、組織、その遠隔支店、モバイル従業員のための単一の情報スペースを作成できます。

*システムはABBYY FineReader Scripting Editionテキストスキャンおよび認識ソフトウェアと統合されています。

*システムは、LDAPやMicrosoft Active Directoryなどの外部ディレクトリサービスのユーザーの認証と許可を許可します。

*システムには電子デジタル署名（EDS）を操作するためのモジュールがあり、Microsoft CryptoAPIインターフェースをサポートする暗号プロバイダーのEDSを使用する可能性が含まれています。



NauDoc電子文書管理システムの機能



* 組織および管理文書による作業の簡素化。



電子文書は、事前定義されたテンプレートに従って作成されます。 文書を作成するとき、ユーザーは文書の登録カードに詳細を指定するだけでよく、これらの値は文書のテキストに自動的に追加されます。 必要に応じて、ユーザーにテンプレートのテキストの変更を許可できます。

ドキュメントのタイプごとに、特定の詳細セットを設定できます（「技術者」の権限を持つユーザーは、必要なカードを簡単に変更できます）。

文書が作成されると、従業員は、組織が採用した手順に従って、承認のために特定のサークルに送信します。

承認手順はシステムに保存されます。規制の期限は自動的に制御され、責任者には通知され、文書の承認手順は通知されます

ドキュメントは、ドキュメントの特定の作業段階で自動的にジャーナルに登録されます。ドキュメントには登録番号が割り当てられ、登録日が固定されます。



* プロセス管理。



NauDocを使用すると、会社の生産または管理プロセスに関連するワークフローを自動化できます。 プロセスごとに、個々の段階、意思決定者、規制の期限など、システム内での表示をカスタマイズできます。 NauDocで利用可能なレポートツールを使用すると、各プロセスインスタンスを配置する段階を制御し、ボトルネックを見つけて責任者を特定できます。そのため、スケジュールされた期限に混乱が生じます。 収集されたデータに基づいて、変更を加える前にプロセスの分析を実行できます。



* 職員による文書の閲覧手続きの簡素化。



文書が作成された後、従業員は、組織が採用した文書の承認手順に従って、特定のサークルに目撃するために文書を送信します。

集合作業では、すべてのアクションはドキュメントの同じコピーで実行されます。 ドキュメントに同意したNauDocユーザーは、バイシングプロセス中にドキュメントにアクセスできます。

どの段階でも、バイザーの名前と位置、およびドキュメントの正確な視認時間を記載した調整レポートを作成できます。



* システムに電子文書および紙文書を登録する機能。



ドキュメントは、ドキュメントの特定の作業段階で自動的にジャーナルに登録されます。

紙の文書の場合、特別な電子カードがシステム内に作成され、スキャンによって取得された文書のグラフィックイメージをカードに添付できます。



* 詳細およびコンテンツによるドキュメントの検索の高速化。



NauDocを使用すると、特定の属性（登録番号や短い説明など）の値によってドキュメントをすばやく見つけることができます。

システムでは、ドキュメントの内容または添付ファイルの内容を検索できます。



* 着信および発信の通信を処理します。



NauDocを使用すると、会社のメールサーバーを介して電子メールを送受信することにより、送受信の通信を処理できます。 各レターは、システムで通常の文書として処理されます。



着信メールを処理するとき、手紙は秘書に送られ、秘書はそれらを着信メールジャーナルに登録します。 文書には登録番号が自動的に割り当てられます。 準備後、組織が採用した手順に従って、ドキュメントが解決のためにヘッドに送信されます。 検討後、ドキュメントはレビューまたは実行のために組織の従業員に送信されます。



発信連絡を処理するとき、従業員は、組織が採用したテンプレートに従ってレターを作成し、組織が採用した手順に従って、承認のためにヘッドに送信します。 ドキュメントの承認後、ドキュメントは自動的に秘書に送信されます。 秘書は手紙をジャーナルに登録し、電子メールで送信します。 この場合、すべてのドキュメントがシステムに保存され、検索に使用できます。



* 企業Webポータルおよび企業Webサイトの作成。



NauDocを使用すると、インターネットおよびイントラネットサイトを作成し、コンテンツの配置を管理できます（CMS機能）。 コンテンツには、ドキュメント、グラフィックス、およびその他のNauDocオブジェクトを含めることができます。

組み込みのWISYWIGエディター、バージョン管理でのサイトページの便利な開発と編集。

ニュース、プロファイル、投票の公開を管理します。

サイトページのデザインを開発および変更するための組み込み機能。

サイトのセクションでの集中アクセス制御、サイトで公開する前にドキュメントを調整する機能。

NauDocには2つのエディションがあります：NauDoc FreeとNauDoc Enterprise （商用バージョンが提供する「グッズ」については、公式Webサイトで確認できます。すべてのリンクは投稿の最後にあります）







Alfrescoは、西洋で最も広く使用されている電子文書管理およびプロジェクト管理システムの1つです。 これは主に、コードのオープン性（完全なオープンソース）と、作業の安定性とあらゆるサイズのビジネスタスクに対応できる能力を備えたほとんどのオープンソース製品との違いによるものです。 Alfrescoシステムの「父」であり主な設計者は、企業全体の電子文書管理システム市場の世界的リーダーであるDocumentumのリーダーであり共同所有者であるJohn Newtonであるため、これは驚くことではありません。 Activision、American Stock Exchange、Cisco、Electronic Artsなどのシステムは、システムで正常に機能します。 このシステムは、ほぼすべてのプラットフォームおよびデータベースで動作します。 多数のAlfrescoシステムは、数百万の保存文書と数万のユーザーの負荷に容易に対処します。



ロシアでのシステムの人気の低さは、最近まで、Alfrescoユーザーのサポートとトレーニングの実装にプロフェッショナルサービスを提供できる企業がなかったためです。



Alfrescoの利点



Alfrescoは、Webアクセスを備えたEDMSです。 これは次の理由で便利です。

*ユーザーのマシンに追加のP.Oを配置する必要はありません。

*クライアントP.Oの更新に問題はありません。

*モバイルデバイスなど、世界中のどこからでも作業できます。

* Alfrescoには最も便利な高速で美しいWebインターフェイスがあります。



しかし、Alfrescoを含むヨーロッパおよびアメリカのEDMSは、すでに3年前にWebベースのインターフェースへの主な賭けをするのを止めました。 もちろんサポートされていますが、ドキュメントなどへのリモートアクセスに使用されます。



人がVPNネットワークに接続されたオフィスまたはブランチにいるとき、通常の方法でフォルダやファイルを操作するよりも便利で簡単なものはないからです。 オフィスアプリケーションでドキュメントを編集します。 人々はこの方法で作業することに慣れており、作業方法を知っており、この方法で作業します。 また、他のインターフェース（Webを含む）を使用すると、理解しやすい刺激、作業速度の低下、結果として実装の妨害が発生します。



しかし、バージョン管理、ロールによるアクセス制御、ルーティングなどをサポートしていないため、標準のフォルダーとファイルを操作する方法は？



このソリューションは長い間発見されており、ヨーロッパおよびアメリカのEDSで使用されています！ デスクトップに2つのフォルダーがあることを想像してください（または、異なる数のフォルダー、これは単なる例です）。

「検討のための文書」

企業ドキュメント



最初のものを開きます。 3つのドキュメントがあります。 あなたは彼らがそこにいるなら、あなたは彼らについて決断をしなければならないことを知っています。 ダブルクリックで通常のMS Wordでそれらを開きます。 そして、見よ、あなたは文書のテキストを読むだけでなく、あらゆるバージョンを開き、コメントを読み、決定を下し、MS Word（MS Excel、MS Power Point）から離れることなく、任意の人に検討のために文書を送ることができます。 さらに、そこには、着信と発信のタスクが表示されます。



承認のために新しい契約を作成して開始する必要がありますか？ これ以上簡単なことはありません。 MS Wordでドキュメントを作成し、そこから直接標準ルートに沿って送信します。 または、最初にファイルを作成し、それをCorporate Documents / Draft Contractsフォルダーにコピーするだけです。 文書自体はすぐにEDMSに入力され、標準ルートに沿って送信されます。



誰もウェブインターフェースを放棄しません。 Alfresco Webインターフェースでは、これらの機能すべてを実行できます。 Webは、出張や電話やラップトップからの迅速なアクセス、ドキュメントやタスクを使用した複雑なグループ操作の実行、レポートの生成に便利です。



Alfrescoには、Community EditionとEnterprise Editionの2つのメジャーバージョンがあります 。



Community Editionは完全に無料で、どの会社でもダウンロードしてインストールできます。 ただし、システムには、Alfrescoユーザーコミュニティのメンバーの自発的な支援以外のサポートはありません。 しかし、それにもかかわらず、コミュニティの編集者は、ヨーロッパの電子文書管理システムの最も一般的な選択肢の1つです。 このシステムは、クラウド上のサーバーまたはクラスターをホストする機能をサポートしているため、10〜10,000人のユーザーにふさわしいソリューションです。 組み込みデータベース：MySQLおよびPostgreSQL。



Enterprise Editionは、強力なOracleまたはMS SQLデータベースの制御下で実行されるシステムの工業用エディションです。 このようなシステムはAlfrescoによって認定されており、システムユーザーには、システムの安定した動作、サポート、およびアップデートの保証が提供されます。



Alfrescoシステムの主な機能



*完全なWebインターフェイス。

*全文ドキュメント検索。

* LDAP、Sharepoint、MS Office、電子メール、FirefoxおよびIE、Googleガジェットとの統合。

*ドキュメントのバージョン管理。

*バージョンの比較。

*ドキュメントへの柔軟な役割ベースのアクセス。

*ビジネスプロセスJBoss jBMPのグラフィカルエディターのサポート。

* 「作成ウィザード」を使用して作成されたシンプルなワークフローのサポート。

*マイクロサイトに基づく組み込みのプロジェクト管理システム。



おわりに

しかし、最終的に各システムが選択するシステムを決定することで、最後にNauDocに関する推奨事項を示します。まず、システムは非常に便利で、非常にシンプルなインターフェイスを備えています。 第二に、「タンバリンと踊る」ことなくすぐに装着されます（Alfrescoでは、少し手間をかけてマニュアルを「ペイント」する必要があります）。 第三に、ロシア語で公式にサポートされています（重要ではありません！）。ロシアで開発されているため、Alfrescoについては言えません（ロシア語がありますが、サポートは愛好家によって提供されます）。



PS：他にも多くのオープンで無料の電子文書管理システムがありますが、検討のため、この分野のリーダーを2人選びました。

PPS：トピックを転送するセクションがわかりませんでした。なぜなら、 「SED」または「ECM」という名前のセクションは見つかりませんでした（Habr政権のためにこれについて考える理由があります）。そこで彼はここに行きました。



ソース



www.doc-online.ru

www.naudoc.ru

www.alfresco.com

wiki.alfresco.com

myalfresco.blogspot.com

www.sql.ru/Forum