翻訳者から。 電子アーカイブシステムの開発と実装を追求し、組織的および方法論的な性質の問題に特に注意を払っています。 残念ながら、ECMシステムを実装するための方法論に関する質問を扱った出版物はほとんどありません。 翻訳された資料を読者に提供したいのですが、これは以前の投稿の続きです。 最初の段階では、ECMソリューションの実装は、クライアントの組織の最初の検査です。 調査からどのような情報を取得する必要がありますか？ 何に特別な注意を払うべきですか？ この記事が、ECMに関連するさまざまな活動分野の代表者、技術専門家、マネージャー、アーキビスト、ドキュメントマネージャーに関心を寄せることを願っています 。
以前の投稿で 、ECMソリューションを選択する際にクライアントとの会話で対処すべき11のトピックを強調しました。 しかし、これらの11のトピックに加えて、非常に多くの重要なことを考える必要もあります。
会話中に、ECMシステムの機能、技術、およびビジネス要件が特定されます。 実践では、これらの要件に関する質問は「正面から」聞かれるべきではないことが示されています。 まず、前の投稿で強調されたポイントを落ち着いて徹底的に議論し、次に要件の策定に進むことが価値があります。
以下は、特定の組織のECMシステムの要件を定式化および明確化できる27の質問のリストです。 繰り返しますが、これらの質問はクライアントに直接尋ねない方が良いです。 それらに対する回答は、以前の出版物に記載されているトピックに関する会話の中で得ることができます。
文書管理と保管の一般要件
1.組織内のドキュメントを管理する方法は？
2.バージョン管理はどのように実装されますか？
3.文書をアーカイブにインポートする方法：自動または手動で？
4.ドキュメントはどのように索引付けされますか：自動または手動で？
5.ドキュメントは他の形式に翻訳されますか？ ドキュメントは他の言語に翻訳されますか？
6.アーカイブ内の情報をどのように整理する（つまり、ディレクトリ間で分散させる）必要がありますか？
7.コミュニケーション文書の可能性を確保する必要はありますか？
8.ドキュメントへのアクセスをオフラインで提供する必要がありますか？ リモートモードで？
9.組織は、ドキュメント管理に特定の要件を適用していますか？
ドキュメントをスキャンしてシステムに入力する
1.ドキュメントはどのようにスキャンされ、システムに入力されますか：ECMシステム自体を使用するか、サードパーティのソフトウェアが必要ですか？
2.多機能デバイスと分散ドキュメント入力のサポートが必要ですか？
3.他のシステムやデバイス（電子メールクライアントなど）との統合が必要ですか？
4.文書認識は必要ですか？ もしそうなら、どの技術がこれに使用されますか（IDR、OCR / ICRなど）？
文書検索
1.一般的な検索要件は何ですか？ （ブール検索、ワイルドカード検索、ワードフォーム検索など）
2.全文検索またはキーワード検索が必要ですか？
3.複数のリポジトリ、サーバー、データベースを検索する機能を提供する必要がありますか？
4.クライアントは、サードパーティのリポジトリ、メールクライアント、サードパーティのシステム、サーバー、およびハードドライブでの統合検索を必要としますか？