GTDをRemember The Milkに固定します

こんにちは、ハブラフチャン。 このトピックでは、Doug AyrtonのRemember The Milk（以降RTM）サービスをGetting This Doneシステムでの作業に適応させる方法に関する記事の無料翻訳を紹介したいと思います。 GTD自体について書くことには意味がありません。これは何度も私の前で行われてきました。 しかし、立ち止まる価値があるのは、このシステムの多くのRemember The Milkに愛されている人を仕上げることです。



正直なところ、私は1年前にGTDに夢中になり、Androidに移行して、タスクとリストを操作するための便利なプログラムを探し始めました。 かなりの数のアプリケーションを試した後、RTMサービスでいくつかの同期プログラムに出会い、その方向に掘り進みました。 箱から出してすぐに、RTMはコンテキストの操作にはほとんど適さないとだけ言っておきましょう。 しかし、ウィットを使用すると...



私はすぐに言います-私自身のために、私は別のシステムと他のプログラムを選びました。 なぜだろうかと思ったら、 こことここで 、これについてかなり詳細に話します。 今日は、ロシアで非常に人気があり、ほとんどローカライズされているサービスであるRTMについて説明します。



元の記事blog.rememberthemilk.com/2008/05/guest-post-advanced-gtd-with-remember-the-milk



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著者について：Doug Iretonは、NordStom（シアトルを拠点とする高級衣料品小売業者）のWindows Serverベースのシニア[Srプラットフォームエンジニア]開発エンジニアです。 DougはアクティブなRTMユーザーであり、1年もの間サービス設定に悩まされた後、うまく機能するシステムを作成することができました。 少なくとも彼はすべての作業タスクを把握し、リスト、タグ、スマートリスト、および場所を効果的に使用する方法を他の人に教えることができました。



優れたGTDシステムでできること：



1.毎日のタスク（例：ドライクリーニングの呼び出し）とプロジェクト（例：Webサイトの作成）を追跡できます。

2.毎週のタスクの概要をできるだけシンプルにします。 このレビューにより、各プロジェクトをすばやく確認し、さらにアクション、「宙に浮いている」タスク（つまり、「外部からの」イベントを待機しているタスク）、および他に委任されたタスクを決定できます。

3.タスクのコンテキストを設定する（@ Work、@ Home、@ Calls、@ Grocery storeなど）

4.今日の実行に必要な最も重要なタスクに集中できるようにします。



GTDシステムには、タスクの収集、処理、編成、レビュー、実行という5つの作業ステップがあります。 これらの手順に従って、Remember The Milkを使用すると、すべてのプロジェクトとタスクを頭から実績のある、最も重要な作業システムに転送できます。 さらに、複数のタスクを同時に実行して、今日完了しなければならないタスクのみを表示するスマートリスト（スマートリスト）を操作できます。 また、タスクは自動的にコンテキストに分割されます。



RTMの初期セットアップにかかる時間はわずか30〜40分です。 その後、毎週のレビュー（Dougが大文字で書く、毎週のレビュー）、タスクやプロジェクトの追加/削除などのアクションは、システムを適切に維持するために必要なすべてです。



「1日の個人タスク」と「1日の仕事タスク」のリストを作成する



2つのPS-DailyリストとWK-Dailyリストを作成して、個人のタスクと仕事のタスクを毎日追跡します。 リストには、「ドライクリーナーに立ち寄る」、「犬を獣医に連れて行く」、「払い戻しのために上司に4月の電話請求書を送る」など、個々のすべてのタスク（つまり、プロジェクトに含まれないタスク）をすべて含めます「。 繰り返しますが、これらのリストには、プロジェクトに含まれていないタスクのみを含める必要があります。 以下のプロジェクトに含まれるタスクについて説明します。







各タスクの後に書かれた青いタグに注意を払ってはいけません。 以下にその内容について説明します。



各プロジェクトのリストを作成する



個々のケースをすべて個人用および仕事用のリストに結合したら、個人用および仕事用のプロジェクトごとに個別のリストを作成します（たとえば、「家を買う」、「予算を作る」）。 プロジェクトを、パフォーマーのチームと別のリーダーを必要とする仕事とは考えないでください。 GTDでは、プロジェクトとは3つ以上のステップを必要とするアクションを意味します。 共通の個人リストまたは作業リストに3つ未満のタスク（ステップ）を必要とするプロジェクトを含めるのがより合理的です。



各プロジェクトの名前の先頭にPSマーカーまたはDSマーカーを追加することをお勧めします。これにより、個人プロジェクトと作業者が区別されます。







プロジェクトごとに、最終目標（SMART）を策定し、タスクとして策定する必要があります。 これにより、プロジェクトの一般的なリストを表示しているときに、プロジェクトの目的をすぐに確認できます。 たとえば、夏が始まる前に家を購入することが目標の場合、「グリーンウッドパークの隣にある3つのベッドルーム、2つのバスルームを含む家を購入する」というタスクでプロジェクト「PS-BuyDom」を作成する必要があります。 後続のすべてのタスクは最初から論理的にフローする必要があります。



タスクをブレインストーミングし、「次のアクション」としてマークする



プロジェクトリストを作成し、1週間に1回（またはより頻繁にすべてが好みに応じて）各リストの目標を決定したので、できるタスクをすべてカバーするまで新しいタスクをリストに追加する必要があります一般的に受け入れます。



このタスクのリストから毎週、いわゆる 「次のアクション」をタグNA（次のアクション）でマークします。 これらのタスクは互いに直線的に関連しているとは限りません（プロジェクトでこのバンドルを処理しました）が、これらはすべて1週間のタスクです。 完了したタスクはリストから自動的に除外されます。



例として以下のリストで、プロジェクト「PS-BuyDom」の5つのタスクを強調表示しました。 下部の2つだけにタグ「next action」（つまり「na」）があります。 これは「友人に不動産業者に助言を求める手紙を書く」と「未使用のクレジットカードで口座を閉鎖する」です（このタスクがこのプロジェクトに入った理由は完全にはわかりません-約翻訳者）。







次に、RTMタグを使用して、コンテキスト（@ Work、@ Home、@ Calls、@ Grocery Store）に従ってタスクをマークします。 これを行った後、スマートリストを使用して、コンテキストで「次の」ケースをフィルタリングする方法を説明します。



タグと場所を使用してコンテキスト（@ Home、@ Work、 Webなど）を作成する



コンテキストはGTDの重要な概念の1つであり、「次のステップ」をフィルタリングできます。 たとえば、街の中心にいるときは、そのエリアで行う必要があるタスクのみにタスクを制限できます。 土曜日の朝、スマートリスト「@ Instructions」からタスクを表示し、どのタスクを実行するかを決定できます。 職場では、スマートリスト「@ Work」でガイドできます。



Home、City Center、Workなどの物理コンテキストは、プレイスとして作成する必要があります（RTMにはそのようなセクションがあります）。 これにより、Googleマップにバインドするという形で追加の利点が得られます。 定期的にタスクを実行する地理的な場所ごとに「場所」を作成する必要があることに注意してください。 私の場所は、@ Home、@ Work、@ Centerのように見えます。



「Web」、「Calls」、「Orders」などの論理コンテキストは、タグを使用して設定する必要があります。 [タスク]タブの[タグ]フィールドに単語を入力して、新しいタグを自動的に作成します。 コンマで区切られたタグを記述する場合、タスクには複数のタグが割り当てられます。 一部の人々は番号タグでそれをやり過ぎているので、最も一般的で便利なものに制限することをお勧めします。 例：「@ work」、「@ calls」、「instructions」など







この写真は、タグ「@ call」と「next action」でマークされたタスク「レストランを呼び出してテーブルを予約する」、および場所としてマーカー「@ work」を示しています。



このタスクが個人的なものであっても、仕事中に完了したいので、「仕事」というマーカーでマークしました。 この時点でレストランは営業しています。







預金とタグの両方は、いわゆるに分類されることに注意してください。 「タグクラウド」。 その結果、各コンテキストのすべてのタスクを表示する簡単な方法が得られます。目的の「場所」またはタグをクリックするだけです。 確かに、スマートリスト（またはスマートリスト）を使用するとさらに便利です。



コンテキストごとにタスクを分けるスマートリストを作成する



毎日のリストとプロジェクトリストは、GTDの最初の4つのフェーズ（収集、処理、編成、レビュー）に対応しています。 すべてのタスクとプロジェクトを頭から実証済みのよく組織化されたシステムに転送します。 RTMリストは、タスクを完了する最終の最も重要な段階に注意を集中させます。



RTMのスマートリストを使用すると、必要な方法でタスクの配列をフィルタリングできます。 プロジェクト内のリストでこのプロジェクト内のすべてのタスクを表示できるように、スマートリストを使用して、たとえば「さらにアクション」に従って、または自宅で（および職場で、インターネット）。







たとえば、この図は「割り当て」のスマートリストを示しています。 右側のリストペインには、表示されているスマートリストが表示されます。 この場合、これらは「@指示」および「次のアクション」タグ（つまり「na」）でマークされたタスクです。 したがって、これらの2つのタグでマークされたタスクのみがこのリストに含まれます。







私のスマートワークリストは、より複雑な例です。 「次のステップ」からのすべてのタスクを表示し、私はセンターで働いて昼食に出かけるので、街の中心でしなければならない個人的なタスク（たとえば、ドライクリーニングサービスに立ち寄る）を表示したい。 上の画像に示されているリストには、タグ「次のアクション」と場所「市の中心」でマークされたタスクが含まれています。 同時に、リストには「今日から2週間で終了するタスクなし」というフィルターが付いています。 このフィルターを使用して、当面のタスクのみに焦点を当て、将来のタスクに注意を払っていません。



「ドライクリーニングに落とす」というタスクは、指示のリストと「作業」のリストの2つのリストに同時に表示されることに注意してください。 スマートリストを使用すると、柔軟に対応でき、昼食時または土曜日（指示リストの解析時）にこのタスクを完了することができます。



私は最近、@ Work-MITというタイトルの別のスマートリストを作成し、そこで最も重要なタスク（MIT-Most Important Tasks）を配置しました。 仕事の「次のステップ」を含むリストが膨大になると、@ Work-MITリストでのみ作業を開始します。 次の表からわかるように、このリストには、1番目と2番目の優先度（重要度）のタスクのみが含まれています。 @ Work-MITからのタスクが完了するとすぐに、通常のリストに戻ります。



スマートリスト名：リスト用語

@ Home：タグ「na」と場所「@ Home」

@呼び出し：タグ「na」およびタグ@呼び出し

@指示：タグ「na」およびタグ@指示

Web ：naタグとWebタグ

@ Work：タグ「na」と場所「@ Work」または@ Center。 また、「今日から2週間で終了するタスクなし」というフィルター

@ Work-MIT：タグ「na」および場所「@ Work」または@ Center。 また、フィルターは「今日から2週間で終了するタスクなし」です。 優先度：1または2のみ。



待っているといつか/たぶんリスト



監視する必要があるタスクがありますが、他の人に依存します。 たとえば、従業員からの作業が完了するまで、作業中のWebサイトの新しいロゴデザインを完成させることができます。 または、自分で新しいiPhoneを購入するための負債の返済を期待していますか。 これらのタスクはすべて保留中であり、現在の予定リストとは別に追跡する必要があります。 したがって、「na」（つまり、次のアクション）をマークする代わりに、「wait」タグでマークします。 「期待」。







他の人に委任されたタスクには、このタグを付ける必要があります。 また、タスクを委任する人の名前でタグを開始しました。 たとえば、妻には「K」タグ、アシスタントには「Aaron」タグがあります。 人の単一のタグを強調表示すると、タグクラウドに追加して、この名前に関連付けられているすべてのタスクをすばやく表示できます。 これは、この人に会う準備をするときに特に役立ちます。



スマートリスト名：リスト条件

PS-Expect：タグ「待機」と場所@ Workを除外

WK-Expect：タグを待機して@ Workまたは@ Centerを配置



最後に、PS-SomedayおよびWK-Somedayリストを作成して、Someday / Maybeカテゴリの仕事および個人プロジェクトを追跡しましょう。 世界一周の航海や「戦争と平和」の読み方、ウェブサイトの再設計などが可能です。 これらのリストはスマートリストではなく、通常のものであるという事実に注目してください。



「いつか」カテゴリに該当するすべてのプロジェクトをこれらのリストに移動して、将来のためにそれらを維持します。 このカテゴリのタスクにタグ「na」と「wait」が含まれていないことを確認して、他の場所（「work」など）に表示されないようにしてください。 毎週のレビューでこれらのリストを確認し、「いつか」カテゴリのプロジェクトが緊急タスクのリストに移動する前に熟成したときに必要なタグでタグ付けします。



PS-SomedayおよびWK-Somedayリストは、まだ準備ができていないものの、それらを忘れたくないものをすべて保存するための信頼できる場所です。 必要に応じて、たとえば6か月後にビジネスを思い出したい場合は、特定の日付でリマインダーを設定できます。



その他のシンプルでスマートなリスト（リマインダーシステムを全体的なビューに表示するため）



他のいくつかのリストを使用して、物事を追跡します。



1.購入したいラジオで聞いた曲のiTunesリスト

2.本を読むための本のリスト

3.友人から取ったもの（または友人から取ったもの）を追跡するリスト。 復帰時間を思い出すようにリマインダーを設定することをお勧めします。



また、WK-WeeklyStatusスマートリストを作成して、毎週の進捗レポートを自動的に生成しました。 現在、RTMは毎週このリストをメールで送信しています。



スマートリスト名：リスト条件

WK-WeeklyStatus：今日から1週間以内に完了、職場@場所。 ただし、PS-Dailyリストのケースは含まれません



すべてを連携させる



受信トレイを並べ替えるたびに、完了するのに2分以上かかるケースにはすべて、適切なラベルを付ける必要があります。 プロジェクトに関連付けられている電子メールを、RTMのプロジェクトと同じ名前の別のフォルダーに移動します。 プロジェクトが完了したら、RTMの対応するリストとメールフォルダーをアーカイブから削除または移動するだけです。 ところで、Firefoxを使用している場合は、 RTM Firefox拡張機能を使用することを強くお勧めします。



また、あなたの問題を毎週レビューする必要があります。これはおそらくGTDで最も難しいことです。 レビューは、システム全体をまとめる接着剤であることを忘れないでください。 毎週のレビューを使用して、新しいタスクをブレインストーミングし、「次のステップ」を特定してラベルを付け、リスト間でタスクを移動します。 「いつか」のリストに注意を払い、追跡しているイベントを記憶する「待機」リストを忘れないでください。



タスクを書き留めて次のステップを決定したら、スマートリストを使用して作業を開始できます。 現在のコンテンツ（@ Workなど）のリストを選択して、作業を開始します。 特定のタスクを実行する時間とエネルギーがあるかどうかに基づいてタスクを実行するか、ランダムなタスクを選択できます。 それはすべてあなた次第です。 完了した各タスクは、目標の1つを完了するための別のステップであることを忘れないでください。



Remember The Milkは私のお気に入りのWebアプリケーションです。 GTDの5つのフェーズ（収集、処理、編成、レビュー、実行）をすべて自動のシームレスモードでサポートします。 シンプルでありながら強力なツールは、システムの無限の大騒ぎではなく、作業に集中するのに役立ちます。 したがって、私の人生を一歩一歩前進させます。



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翻訳の訂正を歓迎します。