1 सी यूएटी को एक वितरण केंद्र में पेश करने का अनुभव

प्रस्तावना

सब कुछ कंपनी एक्स में मिलाया गया। परिवहन विभाग की लागत बढ़ रही है और कोई भी कुछ भी नहीं समझता है। खोजकर्ता यह नहीं समझ पाता कि फंड किस लिए हैं। सामान्य निर्देशक को यह समझ में नहीं आता है कि, अपने छोटे बेटे के लिए नए टोयोटा के बजाय, उसे एक लाख से अधिक के लिए GAZelle पर कैप क्यों खरीदना चाहिए। परिवहन के प्रमुख ने कहा "मैं आपको समझता हूं" और आधा वसंत झाड़ी खरीदने के लिए छोड़ दिया। एक महत्वपूर्ण क्षण आता है, फंड निदेशक अपनी टोपी को जमीन पर फेंकता है और कहता है: "हमें लाभप्रदता की आवश्यकता है!" "लाभप्रदता! .." - जो एक बार में साँस छोड़ते हैं और सूचना विभाग के प्रमुख को देखते हैं। "व्यवस्थित करें" - वह कहता है और 1 सी: वाहन प्रबंधन के साथ एक पीला बॉक्स खरीदता है। एक कार्य समूह बनाया जा रहा है, कार्यान्वयन शुरू हो रहा है।

परिणामस्वरूप हम क्या प्राप्त करना चाहते हैं

परिवहन विभाग में एकाउंटेंट के कर्मचारी ईंधन और स्पेयर पार्ट्स का वहन करते हैं। ड्राइवर अब बर्न की हर लीटर के लिए हड्डियों को नहीं रखते हैं - खपत की सही गणना की जाती है। मार्ग, ट्रैक, मरम्मत सूचियां समय पर और सही तरीके से बनाई गई हैं। ड्राइवरों के लिए स्वचालित पेरोल गणना: सभी प्रकार के भत्ते को ध्यान में रखा जाता है, जलाया जाता है। मौजूदा आईपी के बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान स्वचालित है: मरम्मत शीट्स से 1C लेखांकन और स्पेयर पार्ट्स खाते में आवश्यकता-चालान ठीक 10.5 के लिए उत्पन्न होते हैं। समय-समय पर व्यक्तियों को ZUP से अनलोड किया जाता है। लेकिन मुख्य बात यह है कि सभी विश्लेषिकी कुछ क्लिकों में की जाती है! परिवहन विभाग के प्रमुख डीजल ईंधन के प्रत्येक लीटर, प्रत्येक बैटरी, मरम्मत पर खर्च किए गए प्रत्येक रूबल की रिपोर्ट कर सकते हैं। वह किसी भी समय किसी भी मशीन की स्थिति पर डेटा प्राप्त कर सकता है। इस प्रकार, हर कोई खुश है: परिवहन आसानी से रिकॉर्ड रखता है, लेखांकन प्रक्रिया में हस्तक्षेप नहीं करता है और केवल अनलोडिंग की शुद्धता को नियंत्रित करता है, वित्तीय विभाग अप-टू-डेट लाभप्रदता डेटा प्राप्त करता है। यह आदर्श लेखांकन की एक तस्वीर है, जो एक सक्षम दृष्टिकोण के साथ, 1 सी यूएटी के आधार पर लागू की जा सकती है।

अब हमारे पास क्या है

परिवहन के प्रमुख एक नोटबुक में एक पेंसिल के साथ रिकॉर्ड रखता है, और आखिरी बार कंप्यूटर को दुर्घटना से चालू किया गया था, एड़ी को मारते हुए। डिस्पैचर डेटा को एक्सेल में आय-व्यय पर चलाता है, जहां अनुमानित खर्च की गणना बहुत सरल सूत्रों का उपयोग करके की जाती है (निश्चित रूप से, न्यूनतम मापदंडों को ध्यान में रखा जाता है)। महीने के अंत में, ड्राइवर जला दिए गए प्रत्येक लीटर के लिए लड़ते हैं, डिस्पैचर को आश्वस्त करते हैं कि वह ऊपरी मटुकी में फंस गया था, और निज़नी पुपकी में सड़क की मरम्मत के कारण उसे इधर-उधर भागना पड़ा। वास्तविक मार्ग और ईंधन की खपत कोई नहीं जानता। लेखा विभाग में आने के लिए स्पेयर पार्ट्स के लिए, प्राथमिक को नोटों के साथ चिह्नित किया जाता है, और वहां की लड़कियों को नाममात्र में बेतरतीब ढंग से ड्राइव किया जाता है, क्योंकि उनके पास एक अस्पष्ट विचार है कि रिम पुली और ब्रेक डिस्क कैसे भिन्न हैं। इस वजह से, परिवहन और लेखांकन अक्सर प्रेषित डेटा में भ्रमित होते हैं। पेरोल उसी एक्सेल में VBA पर एक स्क्रिप्ट बनाता है। कारों के अपने नाम हैं - गज़ेल शब्बी और सेंट पीटर्सबर्ग ग्रीन, वाहनों की कोई निश्चित सूची नहीं है। महीने के अंत में, जब दस्तावेज़ ईंधन और स्नेहक आपूर्तिकर्ताओं के प्रसंस्करण केंद्रों से आते हैं, परिवहन में एकाउंटेंट मैन्युअल रूप से अंतिम आंकड़ों को सत्यापित करते हैं, और विसंगतियों के मामले में, वे ड्राइवरों के साथ परीक्षणों में डूब जाते हैं।

हम कैसे परिचय देंगे

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, एक बड़े उद्यम में लेखांकन के तरीकों को तोड़ना बेहद मुश्किल है जो कि वर्षों में सिद्ध हुआ है (चाहे वे कितने भी जंगली हों)। पूर्ण कार्यान्वयन कई कारणों से चुनौतीपूर्ण है:

• श्रम संसाधनों की बढ़ती मांग। रिपोर्ट बनाने और लाभप्रदता प्राप्त करने के लिए UAT में बहुत बड़ी मात्रा में जानकारी दर्ज करनी होगी;
• योग्य लेखाकारों द्वारा डेटा दर्ज किया जाना चाहिए। "हमारी लड़कियों को यह पता चलेगा" दृष्टिकोण विफलता की ओर ले जाने की गारंटी है;
• मौजूदा उद्यम आईपी के साथ एकीकरण की आवश्यकता है। वितरण थोक आधार के मामले में, यह गोदाम लेखा प्रणाली (WMS), और लेखा कार्यक्रमों के साथ एकीकरण है;
• सभी चरणों में सभी शामिल इकाइयों के काम का उच्च समन्वय आवश्यक है। यह मुख्य रूप से परिवहन, सूचना, लेखा, गोदाम है;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं में बदलाव। यदि कंपनी में एक गुणवत्ता प्रबंधक है, तो वह विभागों के प्रमुखों के साथ बातचीत करता है और नए नियमों का वर्णन करता है;
• तकनीकी जटिलता। सूचना विभाग में, एक व्यक्ति की आवश्यकता होती है जो केवल कई महीनों तक कार्यान्वयन में लगे रहेंगे। यह तैयारी के चरण में सूचना विनिमय उपकरणों का विकास और "फ़ाइल पूर्णता" है जब तक कि सब कुछ बस नहीं जाता।

लेकिन जब डेटा की जरूरत हो तो क्या करें, और उद्यम पूरा कार्यान्वयन नहीं कर सकता है? कोई बात नहीं, कुछ भी हमें धीरे-धीरे बदलाव करने से रोकता है। शुरुआत के लिए, आप परिवहन विभाग में लेखांकन को स्वचालित कर सकते हैं, और फिर संबंधित कार्यों के लिए कार्यक्षमता का विस्तार कर सकते हैं। प्रारंभिक कार्यान्वयन, व्यक्तिपरक भावनाओं के अनुसार, 1C यूएटी प्रणाली की विशाल क्षमता का केवल 5-10% शामिल है, लेकिन इसे लागू करना अपेक्षाकृत आसान है। परिवहन विभाग अपने सामान्य लेखांकन का एक निश्चित एनालॉग प्राप्त करता है, जो दस्तावेजों और निर्देशिकाओं के एक जोड़े का उपयोग करता है। परिणाम: प्रक्रियाएं अधिक पारदर्शी हो जाती हैं, "सभ्य" लेखांकन का एक सादृश्य प्रकट होता है, और मामूली एनालिटिक्स प्राप्त करने का अवसर मिलता है। फायदे:

• कर्मचारियों की छंटनी के लिए न्यूनतम लागत;
• तकनीकी सहायता के लिए न्यूनतम लागत;
• अपेक्षाकृत कम नेतृत्व समय (1-2 महीने);

30 कारों के बेड़े (प्रति दिन 1 उड़ान, दैनिक कार्यभार) के साथ इस तरह की प्रणाली में रिकॉर्ड रखना यूएटी के साथ अनुभव के बिना दो एकाउंटेंट के लिए काफी सक्षम है।

मुख्य बिंदु: वायबिल और ईंधन की खपत

शुरू करने के लिए, मैंने ईंधन की खपत के लेखांकन का स्वचालन किया - यह परिवहन विभाग में एकाउंटेंट का मुख्य कार्य था। मौजूदा कार्यप्रणाली ने कम से कम इनपुट जानकारी - माइलेज वहाँ, माइलेज बैक, कार्गो कार्गो, कार्गो बैक। गज़ले के साथ, जिसमें परिवहन किए गए सामान को ध्यान में नहीं रखा गया था, यह और भी सरल था: केवल दूरी की यात्रा और ईंधन का प्रकार - एलपीजी या गैसोलीन। एक्सेल फ़ाइल की एक विस्तृत परीक्षा पर, प्रवाह दर की गणना के लिए प्राथमिक सूत्रों की पहचान की गई; उन्होंने परीक्षण और त्रुटि के द्वारा वर्षों में सत्यापित कई गुणांक का उपयोग किया।

यूएटी में, ईंधन की खपत की गणना अधिक जटिल है। मैं कुछ बिंदुओं का वर्णन करूंगा जिनके साथ प्रश्न उठे।

• मार्ग। वायबिल बनाते समय, एक मार्ग "पॉइंट-टू-पॉइंट" के सिद्धांत का अनुसरण करता है। इसका मतलब यह है कि अगर कार बिंदु C से बिंदु A से बिंदु B तक जाती है, तो मार्गों की निर्देशिका में "A-C" और "C-B" होना चाहिए। इतना ही नहीं, अगर ए से सी तक कार राजमार्ग के साथ और शहर के भीतर सी से बी तक चली जाती है, तो प्रवाह दर अलग होगी, और इन दोनों खंडों को अलग-अलग परिचालन स्थितियों (क्रमशः राजमार्ग और शहर) के साथ संचालित किया जाना चाहिए। इस प्रकार, कार्यपाल में कार्य के गठन के लिए, लेखाकार को मार्ग और सड़क की स्थिति को ठीक से जानना आवश्यक है। और अगर ट्रक ड्राइवरों के पास ऐसे पांच बिंदु हैं? दस? वेस्बिल को सावधानीपूर्वक भरने के बाद भी, इसके और एक्सेल में गणना दसियों लीटर तक पहुंच गई, और इस तथ्य के बावजूद कि सभी गुणांक (सड़क की स्थिति, रेफ्रिजरेटर, ट्रेलर द्रव्यमान, उपकरण द्रव्यमान, वार्म-अप, सीज़न, आदि के लिए सुधार) संचालित थे। यह एक दिलचस्प निर्भरता को दर्शाता है: जितना अधिक एकाउंटेंट मार्ग के बारे में जानकारी दर्ज करता है, उतना ही सटीक रूप से व्यय प्रदर्शित किया जाएगा। मुझे ऐसा लगता है कि यह प्रणाली आदर्श रूप से एटीपी के अनुकूल है, जहां बसें अनुसूची के अनुसार और निर्धारित मार्गों पर सख्ती से चलती हैं। लेकिन डिलीवरी सेवा की उड़ानों पर गणना को स्वचालित करने के लिए, जब चालक को यह नहीं पता होता है कि शहर के चारों ओर कितनी यात्राएं हैं, तो सामानों को ड्राइविंग करते हुए, और फिर ट्रैफिक जाम के कारण "हुक" बना सकते हैं, यह एक असहनीय कार्य है। मुझे कॉन्फ़िगरेशन में एक मॉड्यूल जोड़ना था जो एक्सल से सूत्रों के अनुसार प्रवाह दर की गणना करता है और दस्तावेज़ फॉर्म में बैसाखी जोड़ता है;
• "मॉडल-टीएस" अवधारणा। यूएटी में संदर्भ पुस्तकें "वाहन मॉडल" और "फिक्स्ड एसेट्स" हैं। ओएस सूचना रजिस्टर "वाहन के बारे में प्रारंभिक जानकारी" को स्थानांतरित करता है, जहां वाहन के सभी मापदंडों को संग्रहीत किया जाता है, जैसे लाइसेंस प्लेट नंबर, टैंक की मात्रा, द्रव्यमान और अन्य। मॉडल (GAZ-33023) एक हो सकता है, और इस मॉडल की दस कारें हो सकती हैं। उपभोग दर मॉडल की एक संपत्ति है। नतीजतन, एक ही मॉडल के सभी दस GAZELLES में समान खपत दर होगी, हालांकि, उनमें से प्रत्येक के लिए, आप एक सुधार कारक दर्ज कर सकते हैं जिसके द्वारा मॉडल के मानदंडों को गुणा किया जाएगा। लेकिन अगर गैस उपकरणों की मरम्मत के बाद एक GAZelle को केवल एक सप्ताह के लिए गैस चलाना पड़ता है, जबकि बाकी गैस पर चलते हैं, तो इसके लिए एक नया मॉडल GAZ-33023-Gasoline बनाना आवश्यक है। इसके अलावा, एक हफ्ते के बाद आपको वापस री-फिक्स करने के लिए याद रखना होगा। यदि आपको अचानक इस सप्ताह के लिए बनाए गए सभी वेबिलबिलों को फिर से पढ़ने की जरूरत है, तो मानदंड स्वाभाविक रूप से CURRENT लिया जाएगा और बाद में पेश किए गए वेबिल्स गलत हो जाएंगे! संक्षेप में, मैं इस निष्कर्ष पर पहुंचा कि प्रत्येक मशीन के लिए अपना मॉडल बनाना बेहतर है। चूंकि मानदंड तिथियों से बंधे हैं, वे लचीले रूप से कॉन्फ़िगर किए गए हैं और केवल एक मशीन को प्रभावित करते हैं (यहां, यहां तक ​​कि, कुछ सुधार भी थे);
  
  
• ईंधन की लागत के लिए लेखांकन। यूएटी में मूल्य पेश करने के दो तरीके हैं। पहला: दस्तावेज़ "फ्यूलिंग फ्यूल" में, जिसमें वेबिलबिल संलग्न है। यदि उड़ान पर ईंधन भरना था, तो एकाउंटेंट तुरंत वायबिल के संबंधित टैब में एक दस्तावेज़ उत्पन्न कर सकता है और चेक से डेटा के आधार पर लागत का संकेत दे सकता है। दूसरा: आपूर्तिकर्ताओं के प्रसंस्करण केंद्रों से प्राप्त दस्तावेजों के आधार पर लागत लेखांकन अवधि के अंत में लोड की जाती है। दस्तावेज़ "ईंधन ईंधन" और "TrackList" फिर से तैयार कर रहे हैं। इस विकल्प में, आपको 4 पैरामीटर निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है: तिथि, गैस स्टेशन, ईंधन का प्रकार और लागत। इस प्रकार, यदि ईंधन की लागत हर 3 दिनों (एक बहुत ही वास्तविक स्थिति) में बदल गई, तो तीन प्रकार के ईंधन (एलपीजी, गैसोलीन, डीजल ईंधन), और आपूर्तिकर्ता - 4 हैं, तो एकाउंटेंट को 10 * 3 * 4 = 120 भार करने की आवश्यकता है। जाहिर है, पहला विकल्प बेहतर है। एक लेखाकार के रूप में प्रत्येक ईंधन भरने पर ईंधन की लागत को लागू करना उचित है। ईंधन दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना उपयोगी होगा ताकि इसे ईंधन की लागत के बिना बाहर न किया जाए;
• एक मनमानी अवधि के लिए वेबिलबिल का पुन: संचालन / पुनर्गणना। यदि एकाउंटेंट गलत है, तो बाद के सभी तरीके गलत हो जाते हैं, क्योंकि पिछले एक का अंतिम संतुलन अगले का प्रारंभिक संतुलन है। एक उपचार लिखना आसान है, यह एक एकाउंटेंट के लिए बहुत समय बचाएगा।

स्पेयर पार्ट्स की लागत के रूप में, हम दस्तावेजों से आवश्यकता-चालान 1 सी लेखांकन प्राप्त कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको दस्तावेज़ में अचल संपत्ति को जोड़ने के लिए एक अतिरिक्त विशेषता दर्ज करने की आवश्यकता है।

आपको क्या मिला?

Waybills के लेखांकन को स्वचालित करके और UAT के कॉन्फ़िगरेशन में एक निश्चित विशेषता के साथ संचार के लिए एक अतिरिक्त विशेषता के साथ तय संपत्ति के लिए, हम (प्रत्येक वाहन के लिए) प्राप्त करते हैं:

• प्लास्टिक कार्ड, आपूर्तिकर्ताओं के संदर्भ में प्रत्येक प्रकार के ईंधन के लिए खपत;
• प्लास्टिक कार्ड, पोस्टशिकोव के संदर्भ में प्रत्येक प्रकार के ईंधन के लिए ईंधन भरने की कुल लागत;
• कुल लाभ;
• कुल भाड़ा;
• ऐतिहासिक लागत, मूल्यह्रास, मूल्यह्रास सहित मूल्य;
• स्पेयर पार्ट्स की कुल लागत।

एक व्यापक चित्र प्राप्त करने के लिए, मरम्मत, बीमा, रखरखाव, करों और उपभोग्य सामग्रियों के लिए पर्याप्त खर्च नहीं हैं। हालांकि, कम से कम लागत पर हमें अधिकांश संकेतक मिले। इसे एक सफलता माना जा सकता है।

निष्कर्ष

• 1 सी यूएटी परिवहन लाभप्रदता के प्रबंधन के लिए एक शक्तिशाली प्रणाली है। यह एक पूर्ण बहीखाता है, केवल वाहनों में एक पूर्वाग्रह के साथ। तदनुसार, इसमें लेखांकन लेखाकारों के योग्य कर्मचारियों द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए;
• कार्यान्वयन के दौरान प्रणाली में महारत हासिल करना विफलता का एक ज्ञात मार्ग है;
• सबसे अच्छा, सिस्टम तय मार्गों और उड़ान कार्यक्रम के साथ एटीपी तक पहुंचता है। प्रणाली, दुर्भाग्य से, उन मामलों के लिए उपयुक्त नहीं है जब उड़ान का सटीक मार्ग अज्ञात है। एक विकल्प के रूप में, परिवहन को "ब्लैक बॉक्स" से लैस करें और पीबीएक्स के साथ सूचना विनिमय का निर्माण करें।
• सफलता की कुंजी सभी शामिल विभागों के समन्वित कार्य और ईंधन और स्नेहक आंदोलन की बारीकियों का गहन अध्ययन है। उत्तरार्द्ध आपको एक एकाउंटेंट की बंदूक के बंदूक की नोक पर हजारों के लिए उन्मत्त खोज से बचाएगा।