これは、すべてのプロジェクトが不採算だったという意味ではありません。 実行可能性調査が行われたものもあれば、それに対応するものもあり、実際に経済的に実行可能でした。 しかし、プロジェクトの実現可能性を決定する価値は経済効率だけではありません。
以下に例を示します。
- プロジェクトコスト：500,000ドル
- 実施期間：6か月。
- プロジェクトの回収期間は2年です。
- したがって、システムの導入により、企業は約250,000ドルを節約する必要があります。
一見、すべてが素晴らしく見えます。 このプロジェクトは費用対効果に優れています。 顧客は実際の貯金を受け取り、請負業者はこのプロジェクトで大金を稼ぎます。 誰もが幸せで満足しています。 しかし、これは、計算された節約が原則として誰も考えていないことです。
250個の節約は、さまざまな組織的措置の結果であり、その大部分は、電子文書管理システムの導入に間接的にのみ関連付けられています。 主なものは次のとおりです。
- 場所の物理的な解放。
- コピーコストを削減します。
- 情報配信のコストを削減します。
- 労働資源の減少。
- 永久に失われるドキュメントの数を減らす
- 労働生産性を高める
そして今、まず最初に。 ワークフローを自動化するための長くて高価なプロジェクトに関与することなく、上記のすべてのアクティビティを実行できると確信しています。 さらに、どの組織でも、コンサルティング会社のサービスに頼ることなく、ドキュメントを単独で処理する効率を高めることができます。 私の視点を証明するために、各項目を個別に検討することを提案します。
1.場所の物理的な解放
ワークフローを自動化する場合、企業は次の2つのスペースの物理的解放のソースのみを持つことができます。
- 紙文書の保管スペースの削減。
- 従業員が占める場所の削減。これは、電子文書管理システムの導入後に減少するはずです。
文書の運用ストレージが占める領域の解放は、通常次のように行われます。すべての文書は電子形式に変換され、文書の電子画像のみで作業が行われます。 これにより、複数の従業員のドキュメントと並行して作業する場合、ドキュメントはコピーされず、単に複数のコンピューターで開かれます。 少ないコピー-ドキュメントを保存するためのスペースが少なくなります。
スキャンせずにこの問題を解決するには、アプリケーションの効率が劣らないいくつかの方法があり、多くの場合、上記の方法を上回ります。もちろん、従来の紙の形式でドキュメントを操作する方が、スキャンした画像を画面から読み取るよりもはるかに効率的です。 したがって、ドキュメントの運用ストレージに必要な領域を削減するためにできること：
- ドキュメントの処理時間を短縮するには：ドキュメントの処理が高速になるほど、各請負業者のテーブルに置かれるドキュメントは少なくなります。 ドキュメントの処理時間を短縮する最も効果的な方法は、ビジネスプロセスを最適化することです。 これについては以下で説明します。
- 閉じたファイルをアーカイブに書き出すための期限を厳しく設定します。まず、アーカイブされたドキュメントは、作業中のドキュメントよりも圧縮された形式で保存され、次に、アーカイブはオフィスから持ち出されて家賃の安い部屋に移動できます。
- ドキュメントを保存するための革新的な技術を適用します（自動化されたアーカイブキャビネットとラック）。
スタッフを削減してスペースを解放することも、最も効果的な方法ではありません。もちろん、電子文書管理システムの導入によってスタッフが大幅に削減されるわけではありません。 さらに、ドキュメントのスキャン、自動化されたシステムの管理およびサポートには、誰かが果たさなければならない新しい責任があります。 それにもかかわらず、例えば、次のような代替オプションをいつでも見つけることができます。
- ドキュメント（プリンター、コピー機、小冊子）を処理するための別のゾーンを割り当てます。
- 従業員のレイアウトを確認します。
場合によっては、これらのイベントによってオフィススペースが大幅に節約されます。
2.コピーコストを削減する
コピーのコストを削減する実証済みの方法は、コピーオフィスの作成です。コピーオフィス-コピー、スキャン、製本などのすべての紙の問題に従事する組織のスタッフユニット これらの人々がこの特定の知識分野で資格のある選ばれた人々によって対処されると、組織の高給の従業員は即時の義務を果たすためにより多くの時間を持ち、コピー機器へのアクセスが制限され、それは非生産目的でそれを使用する機会を減らします。 したがって、紙の消費量が削減され、さらに重要なことですが、コピー機器への負荷がより高密度になり、アクセスが制限されるため、破損のリスクが低減されます。
3.情報配信のコストを削減する
組織が地理的に分散している場合、現時点でこの情報を電子形式に変換する以外は、情報配信のコストを大幅に削減する方法はありません（テレポーテーションはまだ発明されていません）。 これにより、すべてが明確になり、そのような組織にとっては、おそらく電子文書管理システムなしでは効果的に機能することはできません。
他の組織では、情報を配信するコストが非常に小さいため、これらのコストを削減しても意味がありません。 従業員と専用の低賃金宅配便業者の両方が、オフィスからオフィスへドキュメント（ドキュメントのスタック）を配達できます。
労働リソースの削減：文書をコピーするための労働リソースは、「コピーのコストの削減」の項で考慮されます。 文書の配達のための労働力（内部宅配便）は重要ではありません-1つの低賃金の宅配便の維持は大規模な組織にとっては費用がかかりません。
4.完全に失われたドキュメントの数を減らす
失われたドキュメントの数を減らすことは、システムを導入する利点の1つとして、EDMS開発者によってしばしば宣言されます。 実際、ドキュメントを失う可能性さえも自動化なしで削減できます。さらに、多くの場合、完全に自動化とは無関係です。 私の短いキャリアの中で、私は原則として文書の紛失が不可能ないくつかの組織にいましたが、これは自動化とはまったく関係のない組織的措置の結果です。
5.労働生産性の向上
労働生産性を大幅に向上させる方法は2つしかありません。
- ビジネスプロセスの最適化
- ビジネスプロセスの自動化
最初の点に関しては、自動化とはまったく関係ありません。 あらゆる組織のビジネスプロセスは最適であり、詳細に説明する必要があります。 この場合にのみ、自動化を開始できます。 さらに、自動化は多くの場合、新しいビジネスプロセスを導入するための単なる手段であり、それ自体は労働生産性を向上させません。 手動操作を自動化することで生産性を大幅に向上させることは可能ですが、事務作業の一部では、主な作業が知的であり、ご存知のように自動化できないため、これは難しい場合があります。
要約すると。 電子文書管理システムの組織における実装の適応は次のとおりです。
- 会社が地理的に分散した構造を持っている場合、情報配信のコストを削減する必要があります。
- 組織のビジネスプロセスが最適化されている場合、労働生産性を高める必要があり、情報システムは実際に手動操作を大幅に削減できます。
私の実践では、これらの診断に対応するプロジェクトはほとんどなく、より正確には2つだけでした。 さらに、両方のプロジェクトは地理的に分散した組織で行われ、それらの実装の主な効果は、遠隔支店の従業員が電子的に迅速に情報を交換できることでした。
電子文書管理システムが労働生産性を大幅に向上させた例はありません。 しかし、EDMSの導入後、労働生産性が低下した膨大な数の例が、時々発生しました。
結論として、この記事は私の個人的な経験を反映したものであり、最後の真実であると主張するものではありません。 会社にEDMSを実装するかしないかは、あなた次第です。 すべてのコストを正当化する必要があると言いたいだけです。 長いプロジェクトの負荷を回避し、同等の結果を得るために、安価な、または無料の類似品とのやり取りが簡単になる場合があります。