IT管​​理システム。 SharePoint

はじめに...

3つのパートに分かれた大きな記事の続き

「 1つのインフラストラクチャの物語。 MSソリューション。 パート1 」

「 1つのインフラストラクチャの物語。 MSソリューション。 パート2 」

「 1つのインフラストラクチャの物語。 MSソリューション。 パート3 」、

SharePoint Server 2007に基づいて「IT管理システム」を作成する問題について、さらに詳しく検討します。

システムを作成する際の主な目標は、利用可能なリソースを使用して、最小限の労力で企業のITを管理するためのツールを入手することでした つまり、「あらゆることを正しく」行うための知識がなく、適切なシステムを取得または開発するための財源もありませんでした。

要因...

その間、機器を制御する必要があるという深刻な疑問がありました。 ITUで利用可能な機器を考慮する必要がありました（数量、場所、移動、修理、近代化、受領、および償却を考慮に入れる）。 多くの機器があり、それに関連し、会計を必要とする多くの操作がありました。 重要な要件は、ITスタッフの共同作業と経営陣への報告の可能性でした。 インターネットでの検索は、フリーソフトウェアに適したオプションを見つける助けにはなりませんでした（おそらく、見栄えが悪い）。 Excelは私たちのニーズにも適していません。

深刻なシステムを購入する必要性を経営者に納得させることはできませんでした。 -その規模ではない。 はい、私自身は、「専科の帽子ではない」と言うように、それは合理的ではないことを理解しました。

ソリューション...

解決策はすぐに見つかりました（「履歴」の第3部で説明）。 これらは、SharePointリンクリストです。 Lookup Field列を使用して提供される接続。 また、SharePoint Designerを使用して作成されたワークフロー（Workflow）により、データの一貫性が確保されます。 ワークフロー（RP）はリストに添付され、イベント（リストアイテムの作成や変更）によってトリガーされます。 複数のRPを1つのリストに添付できます。 RPは、リストアイテムの作成、削除、コピー、変更、電子メールの送信、さまざまな条件の比較の実行、特定のイベントの発生の待機などを行うことができます。

それはすべてこのようなものです-メロンを保存するように設計された「リスト」があり、「ログ」があります（同じリスト（実際にはカスタムリスト）、それらに関連付けられたリストおよびイベントの変更を記録するように設計され、ディレクトリ”（ディレクトリ（同じリスト））、重複データを置換するように設計されています。 これらのリスト間の相互作用は、ワークフローによって提供されます。 データの一貫性を確保することを目的とした「コード」の大部分-入力されたデータの正確性の確認、変更に対する保護、「愚か者に対する保護」。

たとえば、既存の機器に関するメロンを保存する「機器リスト」があります。 「ハードウェア変更ログ」もあり、「機器リスト」のすべてのデータが管理されます。 どちらもディレクトリを使用します（「顧客ディレクトリ」、「実行者のディレクトリ」、「部門のディレクトリ」、「施設のカタログ」、「印刷機器のカタログ」など）。 「機器リスト」および「機器変更ログ」用のワークフローが作成されており、「リスト」で直接アイテムを作成したり、「ログ」で作成および変更を提供したりすることはできません（受領、インストール、削除、キャンセル、修理など） 。

詳細...

リスト 一部のリスト（「ハードウェアリスト」、「ハードウェア変更ログ」、「ソフトウェア変更ログ」など）では、「コンテンツタイプ」を使用する必要がありました。これは、簡単な方法であれば、コンテンツの各フォームに独自のフォームとメニューがある場合ですアイテムが作成されると、コンテンツタイプの名前が表示されます。 たとえば、「ハードウェア変更ログ」で「作成>インストール/削除/レシート/など」を選択します。同時に、各タイプには独自のリストフィールドがあります。 「機器リスト」でも、機器はコンテンツの種類（PC、印刷機器、モニターなど）に分類されます。 この区分に加えて、機器にはもちろん、非常に標準的に編成された追加のカテゴリがあります-タイプ「値の選択」のフィールド。



フォーム 要素を作成、表示、編集するためのフォーム。 フォーム内のフィールドの表示を制御する単純なメカニズムはありません。 作成時に表示するフィールド、表示および編集時に表示するフィールド。 いくつかのソフトウェア（たとえば、 SharePoint Manager ）を使用して、リストのフィールドパラメーター（ShowInDisplayForm、ShowInEditForm、ShowInNewForm）のデータベースで直接編集を使用できます。 そして、しばらくの間、 Office Toolboxソリューションを試すまで最初の方法を使用しました。

Office Toolbox（不足しているもの）を使用すると、「リストパラメーター」にメニューを追加することでフォームを視覚的に管理でき、さらに編集フィールドを読み取り専用モードで表示できるため、非常に便利です。



ルックアップフィールド 別のリストからの値の置換により、すべてが私たちが望むほど良くないことが判明しました。 たとえば、「機器変更ログ」では、インストールレコードを作成します（つまり、倉庫から顧客に移動します）。インストールする機器を選択します。置換フィールドでは、「機器リスト」のすべての要素を選択できます。ほとんどの値は明らかに間違っています。既にインストールされている場合、提案されたオプションを自動的に減らして、実際に在庫があるオプションのみを選択します。 また、SharePointは、置換値をフィルタリングするための追加のメカニズムを提供しません（空の値のみを破棄します）。 また、「大きな問題の解決に役立つ小規模なサードパーティプログラムに参加する」ことを好みません。また、私たちが持っているものやサポートできるものを自分で使用することを好みます。 したがって、たとえば、「機器リスト」は、代替用に特別に作成された追加フィールド（「倉庫内の機器名」など）を取得しています。 これらのフィールドには、ワークフローによって変更される「わかりやすい値」が含まれています。 必要に応じて、この「あまり美しくない」アプローチを適用しました。



接続 （ルックアップ）。 多くのフォーム（アイテムの作成、表示、編集）では、選択したアイテムに関連付けられている他のリストのエントリを表示する必要があります。 そうでなければ、なぜこれらのリンクされたリストのすべてが必要なのでしょうか？ たとえば、機器-インストールされたソフトウェア、ログからのエントリ（機器の変更、その他の費用、インシデント、構成の変更）を金額と数量の合計値とともに表示する必要があります。 ここでも、SharePoint Designerが役立ちます。 フォームを開き、必要なデータソースを選択し、必要なフィールドをドラッグして、Webパーツ（DataFormWebPart）を取得し、フィルタリング、外観、結果を構成します。 何も動作しません。 Googleで「SharePoint LookupId = 'True'」というマジックフレーズを探しています。 最初のリストでは、解決策を見つけて適用し、すべてが機能します。

ビュー。 同じことは簡単ではありませんでした。 たとえば、ビューへのアクセスを区別する方法は？ いいえ、メカニズムはありません。 しかし、抜け道がありました-プレゼンテーションページにSharePoint Designerを使用して別のメインページ（MasterPage）を指定すること。 また、メインページのオブジェクトに権限を付与するのは簡単です。



計算フィールド どこでも使用します-計算されたすべてを計算します。 ただし、たとえば、計算フィールドでToday関数を使用することはできません。これは、データ表現でのみ必要です。 そして時々、誕生日、人生などを計算する必要があります。 ただし、本当に必要な場合は、「 SharePoint TODAYフィールドと計算フィールド... 」という1つの方法があります 。 私たちはそれを使用しますが、機能しますが、1つの発言で-値は自動的に再計算されません。再計算のために要素を更新（変更）する必要があります。 したがって、重要な場合、ワークフローが役立ちます（すべてが自動的に更新される「誕生日」という実装があります。犯人はタイムリーに電子メールで祝福され、お祝いがポータルに公開されます）。

別の例は、ビュー、現在の月、および過去のデータに反映する方法ですか？ 計算列を使用します。 たとえば、機器の変更日があります。現在の月の最初の日付、翌月の最初の日付を計算し、これらの値をビューの[今日]の値と比較します。 または、開始時間と終了時間を持つ決定時間でインシデントを分類する必要があります。評価基準を決定し、決定時間を計算し、この値に基づいて決定時間のカテゴリを割り当てます。

結果...

最終的に得られた機能は、ポータルの「ITセンター」ノードにあり、誇らしげに「IT管理システム」と呼ばれています。 このシステムの機能は、ITプロジェクト管理、IT資産管理、コスト管理、IP構成およびドキュメント管理、ナレッジ管理、インシデント管理、テクニカルサポート管理の領域に分けることができます。 私が説明しようとします...



ITプロジェクト管理 。 ITセンターの独立した補助ノード。 ここではほとんど興味がありません。機能は「プロジェクト管理」ノードのテンプレートとは少し異なります。

「戦略的タスク」、「プロジェクトのリスト」、「プロジェクトのタスクのリスト」、「プロジェクトのマイルストーンのリスト」のリスト、および主要業績評価指標（KPI）のあるレポートページがあります。 リストは接続され、逸脱は追跡されますが、「IT管理システム」のその他の機能とのリンクはありません。 したがって、私はあまり説明しません。「ITプロジェクト管理」をIT管理システムの「氷山の一角」に組み合わせて作る価値はあると思います。 つまり、「戦略的タスク」とそれらに関連付けられたプロジェクト（アクティビティ）がプライマリであり、システム全体でトレースできることを確認してください。



IT資産管理は、「機器リスト」、「機器変更ログ」、「ソフトウェアリスト」、「ソフトウェア変更ログ」、および「FOCLリスト」で表されます。

「機器リスト」は、コンテンツタイプ別に機器レコードを保存することを目的としており、タイプ、部門、所有者、部門別の機器コスト、所有者、機器タイプなど、必要な形式でデータを提示できます、経済的性質のレポートを簡単に作成できました。 「機器リスト」アイテムを表示すると、すべてのリンクリストのエントリが表示されます。

「機器変更ログ」は、機器の作業（たとえば、スペアパーツの交換、設置、取り外し、修理のための発送、修理からの返品、倉庫での受け取り、償却）を記録することを目的としています。 「機器変更ログ」を使用すると、月ごとの機器投資と機器の修理費用を追跡できます。

「ソフトウェアリスト」は、ソフトウェア（ソフトウェア）の記録を保存するためのものであり、必要な形式でデータを提示することができます-たとえば、タイプ別、メーカー別、ユニット別、所有者別、ユニット別、所有者別のソフトウェアのコストなど、経済的な性質のレポートを作成することもできます。 「ソフトウェアリスト」アイテムを表示すると、すべてのリンクリストのエントリが表示されます。

「ソフトウェア変更ログ」は、ソフトウェアの作業（インストール、アンインストール、購入、廃止など）を記録するように設計されています。 ソフトウェア変更ログは、ソフトウェアへの投資も追跡します。

「FOCLリスト」は短く、FOCLを個別に分離し、FOCLの場所と投資を表示することを目的としています。

「RM交換マガジン」は、印刷機器（RM）の消耗品の交換を修正することを目的としています。 「機器リスト」の特別なフィールドを変更します。これにより、次の交換の予定日を計算できます。 つまり、PM取得計画にはある程度の類似性があります。



コスト管理は、「インターネット経費のジャーナル」、「その他の経費のジャーナル」、「スペアパーツの取得のジャーナル」、「RMの取得のジャーナル」のリストで表されます。

「Journal of Internet Expenses」は、インターネットに関連する費用（通信回線、トラフィック、DNS、インターネットサイト、コンテキスト広告などの支払い）を記録することを目的としています。

「その他の経費ジャーナル」は、第三者へのITサービスの支払いを記録することを目的としています（コンサルティングサービス、技術サポート、監査、ソフトウェア開発、機器の修理など）。

スペアパーツ購入ジャーナルは、それ自体を物語っています。 スペアパーツのコストを追跡できます。 スペアパーツの交換などのエントリを追加するときにハードウェア変更ログによって使用されます。 スペアパーツ倉庫の状態を反映します。

「RM取得ジャーナル」は、印刷機器の消耗品の取得を記録することを目的としています。 RM交換ジャーナルで使用されます。 RMウェアハウスの状態を反映します。



IP構成と文書管理は、「IP構成変更ログ」、「IP文書変更ログ」、および「IP文書」ドキュメントライブラリの2つのリストで表されます。

「ISドキュメント」は、Visio、Word、Excel形式のドキュメントの保存とコラボレーションを目的としています。 このライブラリには、以前に開発されたドキュメントが用意されています。

「IP構成変更ログ」は、IPソフトウェア設定のすべての変更の詳細な登録を目的としています。 構成の変更が文書の変更を必要とする場合、「IP構成変更ログ」は「IP文書変更ログ」にエントリを作成します。同時に、請負業者が任命され、電子メールで通知されます。つまり、文書のタイムリーな更新プロセスが提供されます。



ナレッジマネジメントは、問題、エラー、およびそれらの解決方法に関する記事を保存するために設計された「ナレッジベース」（KB）という1つのリストで表されます。



インシデント管理は、インシデントログ、ベンダーインシデントログ、マルウェアインシデントログの3つのリストで表されます。

「インシデントログ」は、ハードウェアおよびソフトウェアを使用したインシデントの登録および管理を目的としています。 つまり 何が、いつ、どのように、いつ決定されたかの詳細が記録され、必要に応じてKBの記事が示されます。

ベンダーインシデントジャーナルは、サプライヤーとのインシデントを記録および管理するように設計されています。 つまり、サプライヤは「めちゃくちゃになった」（悪いものを見つけました）、書き留めました。

マルウェアインシデントログは、マルウェア検出インシデントを記録および管理するように設計されています。 つまり クライアントは「悪いソフトウェア」と言って、電子メールで通知を受け取り、それをジャーナルに記録し、クライアントは「名誉委員会」にいるという通知を受け取りました。 抑止力、いわば......



テクニカルサポート管理は、「サービスリクエスト」、「RMの取得リクエスト」、「サービスのリクエスト」、「RMの取得リクエスト」、「よくある質問」、およびウィキページのライブラリ「ISユーザーインストラクション」で表されます。

ジャーナル「サービスリクエスト」は、テクニカルサポートサービスへのユーザーリクエストの登録と管理を目的としています。 ITUの従業員はリクエストを受け取り、時間を修正し、クライアント、説明を作成し、リクエストのタイプを割り当て、リクエストの送信方法を修正し、優先度、ステータス（承認済み/実行済み/実行済み/拒否済み）を設定し、コメント（完了/未完了）を書き込み、リクエストを解決する時間を修正します。 クライアントは、リクエストを作成してステータスを変更すると、電子メールで通知を受け取ります。

ジャーナル「RMの取得要求」は、テクニカルサポートサービスの印刷機器のRM取得のユーザー要求の登録と管理を目的としています。 ITUの従業員は要求を受け取り、必要なすべてのデータを記録します。 クライアントは、リクエストが作成され、ステータスが変更されたときにも通知を受け取ります。

雑誌「My Service Requests」と「My Requests for Acquisition of RM」は、クライアントが「IT Center」を使用して、リクエストを残して監視できるように設計されています。 クライアントはリクエストを残し、テクニカルサポートに通知され、OITの従業員がリクエストを処理し、リクエストはサービスリクエストジャーナルに記録され、そこから管理されます。 ユーザーは、いつものように、すべての変更を電子メールで通知され、さらに、彼がリクエストを残したステータスを追跡できます（リクエストが受け入れられた後、RP以外は誰も変更できません）。

「よくある質問」リストは、「短い質問と回答」の形式のヘルプです。

「IPのユーザー向けの指示」は、特定のIPの詳細を記述するだけでなく、システムおよびアプリケーションで提供される利用可能なユーザー情報を拡張することを目的としています。 指示には、アクションの詳細なステップバイステップの説明があり、情報の認識を促進するためにグラフィック画像で補足されています。



レポートは、IT管理ページ、レポートライブラリ、およびカテゴリとプロセス（投資、コスト、IP管理プロセス、インシデント管理、テクニカルサポート管理のKPI）でKPIをグループ化する主要業績評価指標（KPI）のリストで表示されます。 レポートページには、グループごとのすべてのKPIと他のITUレポート（レポートライブラリに投稿されたドキュメント）へのリンクが表示されます。

また、ディレクトリの要素（「顧客ディレクトリ」、「実行者のディレクトリ」、「仕入先のディレクトリ」など）を表示すると、選択したアイテムに関連するすべてのリンクリストのエントリと合計値（金額、数量）などが表示されます。 e。 参照ページは、選択したアイテムのレポートページです。

IT管​​理レポートページ





さらに 、ITセンターには他のリストとドキュメントライブラリがあります。

「通知」リストは、ユーザーにメッセージを公開するためのものです。 メッセージは、必要に応じて「ITセンター」のメインページとポータルのメインページに反映されます。

「ディスカッション」リストは、「正式な手続きなしで」ユーザーとのコミュニケーションを目的としています。 問題の議論は「フォーラム」のスタイルで行われ、企業の従業員は議論を作成したり、作成された議論に参加したりできます。

機能「ポーリング」は、ユーザーフィードバックを収集するために使用されます（たとえば、テクニカルサポートサービスの有効性、情報サポートの有効性、既存のソリューションに対するユーザーの満足度など）。

文書ライブラリ「一般文書」および「内部文書」。

結論...

そして、私たちは何を持っていますか？

「原則として、それをする必要はない」という方法でシステムを構築しました。 しかし、それでも、「本当にしたいのなら、できる」ということです...何が起こったのか、実際に存在する権利がすでに証明されているからです。



アーキテクチャ以外の欠点は何ですか？

第一に、すでに述べたように、OITプロジェクト管理機能（戦略的な目標と活動）は「空中に引き裂かれ、中断されています」。 プロジェクトの枠組み内で投資、コスト、機器、ソフトウェア、構成変更、文書化などを組み合わせる機会を提供するために、この問題に取り組み、「目標とプロジェクト」を第一にする必要があります。 私はそれが「むしろ面白い」であると判明するはずだと思います。

第二に、IT予算を管理する方法がありません。 年次予算は、紙と電子文書に分けられており、四半期と月で分類されていますが、KPIは「手動」で関連付けられています。 ここで、指標の目標値と予算計画の間の動的な関係を確保する方法について考える必要があります。



そして、私たちが受け取った利点は何ですか？

システム全体が非常に柔軟であることが判明しました。 私たちは、「簡単かつ自然に」高額な開発者をカスタマイズ、補完、拡張、分配します。

このシステムにより、経営者は永遠の質問-「そこでIT部門で何をしているのか？」 これらのシステムは、ICTスタッフの拡大または縮小を支持する議論でもあります。

このシステムにより、ITUの作業をより明確に整理し、内部プロセスを合理化し、タスク、責任範囲を決定し、ITUを企業構造にうまく配置することができました。

ハードウェアとソフトウェアの管理は私たちの期待を完全に満たしました。 設備の会計を整理しました。 必要なすべての情報、変更の履歴を確認できます。

このシステムにより、印刷機器の効果的なPM管理を整理することができました。 私たちは、どれだけ、どれだけ、誰がそれを必要としているかを常に知っています。

リクエスト管理は、ITOがより組織化され、些細な問題に巻き込まれないようにするのにも役立ちます。 リクエスト管理では、顧客がリクエストを送信するために厳密に定義された方法を使用する必要はありません。リクエストはいつでもどこからでも送信できます。 他の企業のIT担当者を知っている多くの人々が主張するように、「ユーザーが要求管理を実装する場合、ユーザーはシステムで要求を自分で記入する必要があり、それが唯一の方法である」と言うように、ユーザーに追加の障害を作成しません。この判断は間違っていると思います「唯一の方法」は通常は機能せず、「想像上の有用性」があるということです）。 また、1.5年で約2000件のレコードがあるため、ICUの効率を高めるためにこれらのデータを分析することは興味深く、非常に便利です。

構成管理と文書化を過大評価することは非常に困難です。 ドキュメントを更新するプロセスは実行中です。 「構成変更ログ」は、有用な詳細な手順ごとの手順（what / how / why）の膨大なコレクションです。 重要なタスクの実行を「無責任な実行者」に簡単に委任できます。

ナレッジマネジメントは、その価値を1,000回証明しています。 知識ベースは、ICUの貴重な無形資産です。 たとえば、問題の解決策を見つけた場合、詳細な記事を書きますが、安全に忘れることができます。 sayingにもあるように、「良い記憶よりも悪い鉛筆の方が良い」。 しかし、肯定的な効果について説明されていない別のものがあります-記事を開発するとき、原因と効果の関係とすべての可能な解決方法を詳細に記述する必要があります。 そして、これにより、私たちは問題をより深く研究し、問題の本質を理解することができます。 知識ベースは、「構成変更ログ」の段階的な指示と「インシデントログ」の問題を解決する方法で実質的に補足されています。

インシデント管理も正当な理由で存在します。 マルウェアインシデントログはユーザーを懲戒します。 サプライヤインシデントジャーナルは、「緩慢」ではあるが「コントロールレバー」であるにもかかわらず、サプライヤを規律し、提供します。 提供されるサービスの品質を客観的に評価できます。 「インシデントログ」は、ハードウェアとソフトウェアの問題の客観的な画像を提供し、問題のあるコンポーネントの交換に関する決定の基礎として役立ちます。

レポート管理システムは多くの時間を節約します。 管理のためのICUの作業に関する報告は過去の遺物であり、容赦なく根絶されています。 システムが提供するものは、レポートの管理ニーズを完全に満たします。



それはすべてのようですが、それは私が何かを見逃したという感覚を残していません。 ソリューションのすべての明示的および暗黙的な利点をすぐに特定することは困難です。 重要なことを覚えています-それを補足します。

官僚制が勝利し、歓声、同志！

「効果的に管理できるのは信頼性の高い測定が可能なもののみ」という原則に基づいて作成されたシステムであり、まだやるべきことがあります...