私は、製薬会社向けに特化した生物学的ソフトウェアを開発する会社で働いています。 職業ごとに、同僚と私は、科学記事、助成金、および私たちが一緒に働かなければならない他の文書を書くことに対処しなければなりません。
現在、文書に関する共同作業は電子メールで行われています。 このスキームは最も原始的なものです。1人の著者が変更を加えてから、他の共著者に送信し、他の共著者が順番に読んで変更や追加を行います。 このような「ピンポン」は、「Petya、これはドキュメントの最新バージョンです」、および多くのバージョンなどのコンテンツを含む多数の文字を生成します。 そしてもちろん、遅かれ早かれ、誰かが混乱し、すでに無関係なバージョンを修正し始めます。 そのような見落としをキャッチするには、余分な時間を費やす必要があります。 SharePointなどの特殊なツールではなく、メールが使用されるもう1つの理由は、使いやすさであり、新しいソフトウェアでの作業方法を学ぶ必要がないことです。
少し前に、私はDropboxを発見しました。Dropboxはすぐに自宅で仕事用の作業ファイルをダンプし始めました。 同時に、メールで毎回ファイルを自分に送信する必要はありません。また、更新されたバージョンを再度自分に送信することを忘れないでください。 その後、彼はDropboxをコラボレーションに使用できるというアイデアを思いつきました。
フォルダー共有
これは、サービスの他のユーザーと個々のフォルダーを共有する機能に基づいています。 つまり、フォルダーを作成し、その中にドキュメントの初期バージョンを配置し、Dropboxユーザーであればもちろん他の共著者と共有できます。 その後、ファイルの更新はすぐに他のユーザーに表示されます。つまり、現在のバージョンで作業するタスクは解決されます。 ただし、多くの欠点があります。特にファイルを更新する場合、変更が行われた側が示されません。
変更追跡
さらに、現在のバージョンのドキュメントでのみ動作するには、変更を追跡できる必要があります。 ここで、Dropboxでは、まず、フォルダー内で全体としてどのような変更が発生したか、つまりどのファイルが追加/削除/変更されたかを確認できます。
次に、各ファイルについて、変更の履歴を確認し、必要に応じて、目的のバージョンのファイルをロールバックまたはダウンロードできます。 これは、すべての変更が保存されることを意味します。 ちなみに、偶発的または意図的なファイルの削除は災害ではなく、削除されたワンクリックを簡単に回復できます。
紛争状況
共著者の1人がインターネットのない場所で自分自身を見つけ、その文書の現在のバージョンを使用しなければならず、その時点で他の共著者が自分の変更を加えて文書を更新すると（正確には、自動的に更新されます）、どうなりますか？ 最初の作成者がオンラインに戻ると、競合が発生します。つまり、手元のバージョンよりも新しいバージョンのファイルを更新しようとします。 このような場合、Dropboxは競合するファイルをコピーとして保存するため、サードパーティの手段を使用しても、ドキュメントの現在のバージョンにさらに変更を加えることができます。
まとめ
上記を要約すると、次の利点が区別できます。
- 特別な知識は必要ありません。登録フォームに記入してクライアントをインストールするだけで、他のすべては自動的に行われます。
- ドキュメントバージョンを交換するためにメールやFTPを使用する必要はありません。
- ドキュメントのすべてのバージョンはDropboxサーバーに保存されるため、目的のファイルはインターネットのある場所であればどこからでも利用でき、ファイルを削除することを恐れることはできません。
- 競合状況を解決するシステムはありません。 これで、競合が発生した場合、MS Wordを使用しているにもかかわらず、ファイルを手動で比較する必要があります。
- セキュリティの問題-共著者の1人がハッキングされると、あなたの情報が盗まれます。 さらに、最新の研究を本質的に説明する記事やその他の文書が第三者の手に渡ることは誰にとっても受け入れられません。
- かなり原始的なバージョン管理システム。
一般に、このアイデアは機能し、理論的に機能するように見えますが、実際の条件で試してみる必要があります。近いうちに試してみます。