ドキュメント-時間を節約するか、無駄にするか

労働時間を整理する技術（時間管理）は最近ますます人気を集めており、以前は主にさまざまなレベルのマネージャーに適用されていたが、今では蓄積された知識が会社の他の分野に適用され始めている。



はじめに

各従業員は、この人が勤務時間中に何をしているのかを知るために、定期的に経営者の関心を経験します。 もちろん、上司は会社の利益のために時間が無駄になっていることを聞きたいと思っています。 特に、これは、IT部門の従業員がほとんどの時間を「休める」かのような立場を堅持する企業のシステム管理者に関連しています。 多くの場合、まさにこの共通の意見のために、システム管理者はリアルタイム管理者によってほとんどすぐにタスクを割り当てられます。 しかし、残念ながら、仕事に遅れたり、週末に起きたりすることが、決して終わらないように思えるほどタスクを乱雑にすることから身を守る唯一の方法ではないことを、まだ多くの人が知っているわけではありません。



作業時間を整理する技術は、IT部門だけでなく、多くの従業員にとって依然として好奇心です。 通常、このタスクはマネージャーによって解決されると考えられていますが、そうではありません。 部門に一人しかいない通常のシステム管理者でさえ、賢く時間を過ごす方法を学ぶことを誰も気にしません。 システム管理者の勤務時間の編成は、活動分野の違いを考慮して、マネージャーのいる状況とは異なります。 将来的には、違いの本質とは何か、IT部門による時間管理への適切なアプローチ方法を理解しようとします。 そして、おそらくドキュメントから始める価値があります。



ドキュメンテーション

この記事は、システム管理者が必要とする可能性のある技術文書の作成と保守のすべての問題を明らかにすることを意図したものではないことをすぐに確保したいと思います。 ここでは、タスクにドキュメントが含まれている場合、IT従業員が何らかの形で記述する必要があるドキュメントのサークルの概要を説明します。



ソフトウェアまたは技術製品を購入する場合、ユーザーはドキュメントパッケージを受け取ることを期待しています。これにより、新しく見つかったツールの使用方法が正確にわかります。 もちろん、現代の世界では、サーバーオペレーティングシステムを購入すると言うのであれば、配布キットを使用して書籍全体を「ロード」する必要があります。 もちろん違います。 印刷版はパンを無料で食べないため、新参者や専門家がさまざまな企業の発展を活用する方法を学ぶのに役立つ素晴らしい資料がたくさんリリースされます。 この場合、私はむしろ、組み込みのヘルプ証明書について話しています。これは、操作プロセスに必要最小限の明確さをもたらすだけでなく、ディスクとともに「パッケージ」に含まれるドキュメントです。



これは、ソフトウェア製品に触れる場合です。 ハードウェアを購入する場合は、基本的にこれと大差はありませんが、ドキュメントのセットは、原則として、さらに広くなっています。 また、VCR、ミュージックセンター、またはSUNサーバーを購入した場合でも、それほど重要ではありません。最低限必要な書類一式を受け取ります。 さらに、受け取った一連のドキュメントが多ければ多いほど、製造業者は彼の作品をより忠実に扱うと安全に言うことができます。 深刻な文書パッケージなしで注文した機器を受け取ったとき、誰もが職場での状況に直面したと思います。 これが選択した構成で注文されたサーバーまたはワークステーションである場合、これはそれほど重要ではありません。 そして、例えば、それがミニ自動電話交換である場合、状況は直接不快になります。 ほとんどの場合、売り手とのいくつかの対話の後でも、売り手から付随する文書を入手することができます。 そうでない場合は、メーカーまたは最大のディーラーに直接連絡する必要があります。



付属のドキュメントは、会社のディレクターや会計担当者から、機器（またはソフトウェア）を使用する必要がある人まで、すべての人にとって重要です。 取得したものの一般的なアイデア、および利用可能な会社の平凡な会計のために必要です。



これにより、すべてが多かれ少なかれ明確に見える。 しかし、あなたの到着時に会社がすでに持っているものはどうですか？ 会社が中規模で、数十台のサーバーと非常に大規模なインフラストラクチャを持たない場合は良いことです。 そして、もしあれば？ また、どの文書にも記載されていませんか？ これは、新入社員にとって本当の悪夢です。 結局のところ、会社のサーバーで何が起こっているのか、そしてそれらで何が機能しているのかを理解することだけが必要なわけではありません。 さらに多くのことが必要です。 すなわち：

ローカルネットワークの構造を理解します。

電話ネットワークの構造を理解します（はい、ほとんどのシステム管理者は電話を行わないことを好みます。しかし、今日の実践が示すように、IT部門の従業員の多くはこの「経済」全体の構造を知るだけでなく、直接的な役割も担わなければなりませんその洗練または開発においても。）;

既存の電力網の能力を知ることは最低限必要です。

会社のサーバーパークの全体像を作成します。

会社のサーバーで実行されるソフトウェア、さまざまな問題を解決するスキーム、バックアップシステム、および新しい（この従業員の）サーバーでの膨大な作業に安全に起因する可能性のあるすべてについて理解する。

ワークステーションの少なくとも全体像を構成します。

従業員のために会社の基準で採用されているソフトウェアの全範囲を知ること（もしあれば、それがあれば、それを開発することができますが、それについては後で詳しく説明します）。

IT部門の従業員と社内で受け入れられたユーザーおよびサプライヤーとの相互作用の構造を見つけます。

新しい機器を購入するためのスキーム、その注文のためのスキームを見つけます。

会社が管理するオフィス機器のアイデアがある。

他のアイテム（非常に多くのアイテムがあるかもしれません）。



これは、新入社員が掘り下げなければならないことの主要部分にすぎません。 そして、彼を可能な限り詳細な状況に連れて行く人がいない状況では、これは本当の頭痛の種になります。 IT部門のスタッフが増加した場合でも、完全に知り合うには数日から数週間かかる場合があります。 一方、ユーザーは作業を行っており、サーバーには必要な注意が必要です。また、計画には、従業員の即時の注意と参加を必要とする非常に多くのプロジェクトが含まれる場合があります。



とても悲しいですね。 そして、これの主な理由は、企業のネットワークインフラストラクチャのすべての側面がタイムリーに記録される技術文書の不足です。 なぜ新しい職場に来るたびに、システム管理者は上記の問題に直面するのかというトピックについて長い間考えることができます。 これは、前の従業員のinertia性と過失（「私はそれがどのように機能するか、少なくとも私の洪水の後」を知っています）、またはIT部門が文書を維持する必要性についての管理者の平凡な無知かもしれません。 そして、不要なことは行われません。 このルールは、ドキュメントに関してだけでなく、システム管理者の間で非常に一般的です。 会社の仕事に不可欠なすべてのファイルのバックアップシステムの開発と試運転に悩まされていない人のことを、誰もが少なくとも一度聞いたことがあると思います。 同様に、誰もがこれが何につながるかを知っています。 私を信じて、遅かれ早かれドキュメンテーションの欠如は劣らず悲しい結果につながる可能性があります。



技術文書とは何ですか。

そのため、技術文書が必要な理由についてはすでに説明しました。 それが何であるかを理解しましょう。 この質問への回答として今や人気のあるウィキペディア（wikipedia）に目を向けると、次の非常に具体的な回答が得られます。「技術文書は、あらゆるものの設計（構築）、作成（生産）および使用（操作）技術対象：建物、構造物、工業製品、ソフトウェアおよびハードウェア。言い換えれば、かなり広範囲の文書は技術文書を指します。



もちろん、上記の定義のすべてが私たちの興味を引くわけではありません。 「ソフトウェアとハ​​ードウェア」という項目に最大限の注意を払う必要があります。 それは、実際、各システム管理者が扱うものです。



「規則に従って」技術文書を作成および維持するために、州レベル（GOST）で採用されているさまざまな標準のセットがあります。 これらの標準を厳守することは、作成されるドキュメントに常に情報を追加するとは限りません。また、それが本当に必要になることはほとんどありません。 いずれにせよ、社内で使用するために作成されたドキュメントについて話している限り。 実際、ユーザーが最も頻繁に使用するソフトウェアのリストを作成するだけでよい場合、標準の必要なすべての要件に準拠するこのような複雑なドキュメントを作成します。 さらに、多くのGOSTはすでに「昼食時に100歳」であり、標準を作成したいドキュメントの半分には存在しません。



技術文書のパッケージが外部ユーザー向けに準備されている場合、すべての規範と規則の遵守が必要です。 たとえば、オフィスを変更するときに会社のネットワークインフラストラクチャを販売（オプションとして再販）する場合。 ここでは、ESKD（設計ドキュメントの統一された構造）とESPD（統一プログラムドキュメントシステム）、およびそのような場合に採用された他の標準があなたの助けになります。 しかし、これは別の長い会話であり、これまでのところ黙っておこう。



ドキュメントを開始するタイミング。

上記で学んだことすべての後に生じる合理的な質問は、説明責任のある「農場」の文書化を開始する必要がある場合です。 正しい答えは-すぐになります。 つまり、まさに未来の会社のインフラストラクチャが敷設され始めた瞬間からです。 理解できないネットワーク、電話、その他のケーブルはまだ数十メートルあります。 混乱はありませんが。 さらに、必要な計画、図、説明を含む会社の将来のネットワークの正しい計画は、非常に重くて非常に詳細な技術文書のパッケージのためにすでに大きな余裕があります。



しかし、実践が示すように、特定の理由は常に最初からビジネスの適切な実施を妨げます。 頭に浮かぶかもしれない最も簡単なことは、会社が既存のネットワークを備えた新しいオフィスに引っ越すことです。このネットワークには、単にドキュメントもスキームもありません。 幸いなことに、ここ数年で、一般的なインフラストラクチャー、特にIT部門に対する経営陣のアプローチに大きな変化が見られました。 多くの場合、新しいオフィスに移動する前に修理が行われ、サーバールームとネットワーク機器の場所を計画するために必要なコミュニケーションの計画が、移動の可能性を議論する段階で設定されます。 もちろん、これにより、大量の問題を一度に解決できるため、将来のドキュメントのコンパイル作業が大幅に簡素化されます。 動作不能なネットワークコンセント、断線などの問題の消失は言うまでもありません。 また、各システム管理者は、プロファイルアクティビティ中にこれを複数回処理する必要があります。



これらの条件が満たされておらず、あなたが未知のネットワーク構造の「マスター」である場合、「このワイヤが壁から突き出る理由とそれがつながる場所」を理解し、理解するのに多くの時間を費やしたでしょう。 パッチパネルを完全に注文してください。 今こそ、これらすべてを文書化するために1〜2営業日を確保する時です。 あなた自身がこれを最初に必要とすることを説明する必要がないことを願っています 将来そのような必要性が生じた場合（またはそのような場合）、未知のワイヤで「クリープ」を思い出すのはあまり楽しくありません。



これは、「ドキュメントの作成をいつ開始しますか？」という質問に対する答えです。 まだお持ちでない場合は、今日から始めましょう。 結局のところ、これは、作業するすべてのドキュメントの本格的なパッケージを作成する作業の始まりにすぎません。 ご存知のように、祖国は入門書の写真から始まり、システム管理者の技術文書とネットワーク構造の図から始まります。



技術文書の種類。

前述のように、技術文書におけるシステム管理者の最初の最大の関心はネットワーク図ですが、これに限定されません。



ネットワーク記述の直後（またはその最中）に作成を開始する必要があるドキュメントの短いリスト：

インターネットおよびイントラネットへのアクセス方式の説明。

サーバーの説明。

バックアップシステムの説明。

会社のアンチウイルス保護スキームの説明。

ソフトウェアのユーザーが使用する標準の説明。

はじめにすでに言及した他のポイント。



この短い（完全な）ドキュメントのリスト全体を簡潔に検討してください。



サーバーの説明。

特定のサーバー上にあるたびに（または、それらが多数ある場合は覚えておいてください）を理解するために、これは楽しいアクティビティではありません。 特に、この特定のサーバーが1年半正常に動作しており、注意を必要としない場合。 同時に、オペレーティングシステムの説明、実行中のサービス、ハードウェア、機能上の重要性、およびその他の「ささいなこと」を含むファイルを作成するために、大きなリソースは必要ありません。 結局のところ、あなたはすでにこれらのマシンで作業しており、それぞれが何のためにあるのかを知っています。 情報の収集は技術的な問題です。 このすべてを文書化し、次の変更まで脇に置いておくだけでよく、その後すぐに修正する必要があります。 これにより、ドキュメントの関連性が維持され、将来の頭痛の種が回避されます。



バックアップスキームの説明。

厳密に言えば、正しいバックアップスキームを説明し、これがなぜ重要なのかという理由を加えて、マニュアルに安全にアクセスし、新しい機器の予算資金を求めることができます。 しかし、私たちにとってこれは、誰もが知っている別の理由で重要です-バックアップのないネットワークは、遅かれ早かれ爆発し、だれも「ギフト」なしで去らない時限爆弾です。 このような重要な課題を解決するのを先延ばしにするあなたの運を試してみたい恋人の一人ではないことを願っています。



インターネットおよびイントラネットへのアクセス方式の説明。

電気通信会社の発展のレベルは、現在、あらゆる種類の競争力のあるオファーが単に市場にあふれているところに達しています。 これにより、ユーザー企業は、インターネットアクセスサービスの利用方法と消費量において幅広い選択肢を得ることができます。 この状況を利用して、インターネットへの中断のないアクセスに真剣であり、その重要性を理解している多くのマネージャーは、この地域に存在するプロバイダーの1つからのバックアップチャネルに関する決定を長い間行ってきました（または近い将来の計画があります）。 2つのプロバイダーを使用したスキームの有用性については、すでに何度も説明されています。 インターネットにアクセスするためのチャネルがすでに2つある場合は、このスキームを文書化するだけで済みます。 そうでない場合は、なぜ彼女を描いてリーダーシップと一緒に行かないのですか。 これはどのように役立ちますか？ はい、少なくともドキュメントをコンパイルする過程で、あなた自身が頭の中でこれがどのように行われるかという明確なアイデアを作り出し、いつでもこのスキルを適用できるという事実によって。 役に立ちましたか？ もちろんそうです。



さらに、会社のユーザーのためにインターネットへのアクセスのスキームを記述することは間違いではありません。 もちろん、トラフィックはずっと安くなっていますが、アクセスを制限する方法はますます頻繁に使用されています。 さらに、以前のほとんどのシステム管理者（または管理者）がリソース制限スキームを使用していた場合、現在最も人気のあるのはダウンロードされたコンテンツのボリュームの制限です。 それでもユーザーをリソースへの制限付きアクセスのリストに制限する場合、これはトラフィック制限に切り替える適切な理由です。 （もちろん冗談です。これは、すべてのシステム管理者とその管理者の個人的な問題です。）



会社のアンチウイルス保護スキームの説明。

ウイルス保護システムにとって重要なことは、すべてのシステム管理者が知っています。 そして、一見安全に見えるネットワークでも発生する流行と少なくとも一度戦った人は、長い間包括的な保護スキームを作成し、すべてのワークステーションとサーバーのウイルス対策保護を「共通の分母」にしました。 奇妙に聞こえますが、それでもアンチウイルスがインストールされているネットワーク内にありますが、一般的な保護スキームはありません。遅かれ早かれ、ウイルスの流行が確実に発生します。 すべてにおいて、順序と実装の最も透過的な表現が必要です。 これはウイルス保護にも適用されます。



ソフトウェアのユーザーが使用する標準の説明。

ほとんどの中大企業は、ユーザーが日常業務で使用するソフトウェアの企業標準をすでに採用しています。 しかし、どんなに奇妙に聞こえても、常に文書化されているわけではありません。 その結果、紙の上にないものでは、ユーザーを理解し、コンプライアンスの責任を持ち込むことは不可能です。 , . , . , , « ». , . , , , , . (, .)



おわりに

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, . , , , … . どうして？



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