タスク管理システムの選択（プロジェクトおよびタスク管理）

投稿は非常に大きく、問題を理解したい場合は、熟読する必要があるかもしれません。



従業員と仕事の関係に新しい命を吹き込むシステムを決定するのを手伝ってください。



効果的な共同タスク管理の問題は、多くの小さなチームにとって非常に重要であるように思えます。

システムが選択されたら、「プロジェクト管理」ブログでレポートを作成する準備が整いました。私と同じように、管理に物事を整理する時が来たと感じている人のために。 このようなレポートに興味がある場合は、コメントに書いてください。



私は小さな建築会社で働いています（私たちは10人です）。 私たちは、小さなオブジェクトの設計の設計、そしてメンテナンスに従事しています。 会社での直接の仕事に加えて、私は業務タスク管理の組織化の事実上の責任を負っています。



私のチームの管理の歴史から始めましょう。 私たちが最初に始めたとき、私たちが3人しかいなかったとき、すべてのタスクは1枚の紙に収まりました。 その後、簡単なExcelプレートが登場しました。 週に1回計画会議を開催し、誰が何を担当しているのか、締め切りを書き留め、タスクシートを全員に配布しました。 次に、Mindjet MindManagerの使用を開始しました。プログラム自体は非常に優れています（さまざまな基準に従ってタスクをフィルター処理する便利なショートカットが含まれています）。 内部マネージャーに従って、従業員に割り当てられたタスクを階層リストの形式で送信します。 しかし、このプログラムはタスク管理用に調整されておらず、その機能は明らかに十分ではありません。同時に動作するプロジェクトの数は定期的に5を超え、プロジェクト内のタスクの数は100を超えることがあります。 非常に多くのタスクがあるため、計画会議の開催を中止したため、それらを議論するのに十分な営業日がありません:)

私は既製のソリューション、主にWebインターフェース向けのソリューションに興味を持ちました。



提案されたシステムの可能性を表面的に理解し、私自身の要件を策定しました。

低価格 システムは無料または安価でなければなりません。 便利なシステムのために、年間約300〜500ドルを支払う準備ができています。

簡単な展開とカスタマイズ。 システムデバイスの複雑さを数か月にわたって掘り下げ、それに複雑な追加を書くことができるプログラマはいません。

To Doリスト。 各従業員について、システムがto-doリストを準備することが重要です。to-doリストは、現在、さまざまなプロジェクトから収集され、現在実行する必要があるタスクのリストです。 このようなリストは適切に調整することをお勧めします（たとえば、重要度、緊急度などによる並べ替え）。 結局のところ、これは従業員が最も頻繁に使用する必要があるセクションです。

新しいイベント。 ユーザーに関連する新しいイベントについてユーザーに通知するように実装する必要があります。 たとえば、誰かが私が連絡先としてマークされているタスクに新しいコメントをしました。 または、誰かが私に新しい仕事を任せます。 ある種の遅延タスクに取り組む時が来ました。 電子メールでアラートを送信するだけではありません。

タスクの階層（ツリーのような）構造。 プロジェクト内のタスクの数が多いため、階層構造でプロジェクト内にタスクを構築する機能が必要です。 タスクのネストの程度は制限されないことが望ましい。

タスクに関するコメント。 ユーザーがタスクにコメントする機能が必要です-内部メッセンジャーではなくシステムで直接タスクを議論する-これははるかに効果的です。

内部メッセージ。 1人のユーザーがタスクに関連付けられていない別のメッセージを送信できる場合に便利です。

タグ（ショートカット）。 任意の数のタグをタスク（または任意のオブジェクト）に添付できれば非常に便利です。また、タグを管理し、特定のタグまたはタグのセットに関連するすべてのタスクをすばやく見つけることもできます。 。

検索。 システムに適切な検索を実装する必要があります。 多くのタスクがあり、検索は頻繁に使用されるツールであり、効果的でなければなりません。

連絡先 タスクに関する連絡を行うことができるようにしてください。 これらは、オフィスワーカー（タスクが割り当てられているシステムのユーザー）と外部連絡先（タスクに関連する請負業者、サプライヤー、顧客など）です。 マネージャー、パフォーマー、外部連絡先など、複数の人をタスクにアタッチできる必要があります。

また、この連絡先に関連付けられているすべてのアクティブなタスクをすばやく見つけることをお勧めします。たとえば、請負業者に電話をかけ、いくつかのボタンを押すと、彼と接続しているすべてのことを確認し、途中でさまざまなタスクの問題を設定します。 理想的には、一般にシステムがすべての外部連絡先を維持するのに便利であることが望ましいです（今では、php + mysqlで個別に記述されたWebインターフェイスを持つ連絡先の単純なベースを使用します）

ガントチャート。 理論的には、システムにガントチャート上のタスクを処理する機能、および/またはMicrosoft Projectにエクスポートする機能があることが望ましいです。 （率直に言って、私は日常の仕事で古いガントを使用しません。）

アクセス制御。 特定のシステムオブジェクトへのアクセスレベルを一部のユーザーに対してブロックできる機会が必要です。

ファイルストレージ。 ファイルストレージのアイデアは良いようです。 そのため、タスクにファイル（または画像）を添付できます。 多くの場合便利です。

アクション履歴。 すべてのユーザーアクションが記録され、誰がどの変更を行ったかを確認できます。

バックアップ。 リモートサーバーでの作業について話している場合、このすべての不名誉のバックアップコピーを削除できることが望ましいでしょう。 このサーバーへのアクセスがない場合、作業はすぐに上がり、結果を考えるのは怖いです。

仕事のスピード。 システムが適切な速度で動作することが必要です（そのため、反応を数秒待つ必要はありません）

必須ではありませんが、 ロシア化が望ましいです。



私はいくつかのシステムを試しました ここでお勧めします。



テストの最初のものはwww.comindwork.ruで 、そこにアカウントを登録し、基本的な機能を試しました。 システムはほぼ完全にロシア化されています。

私が見つけられなかった最も重要なことは、タスクの階層構造です。 タスクの数（統計を見て、500を超える）があるため、特にいくつかのタスクが本質的に大きな問題のサブタスクであるという事実を考慮すると、構造なしで作業することは不可能です。

ToDoリストがありますが（設定はそれほど豊富ではありませんが）、一見すると、システムは多かれ少なかれ他の基準を満たしています。



projects.zoho.comシステムは以前のものと非常によく似ており、登録もされていて、ロシア語化されていますが、すぐに英語に戻りました。 最初に確認したのは、タスクの階層です。 ここでは状況は少し良くなっています-階層がありますが、それは2レベルのみであり、私にとっては十分ではありません。



以来WebAsystをテストしませんでした システムの説明から判断すると、1つの連絡先のみがタスクに添付できます。タスクに関するコメントはありません。ショートカットなどはありません。 多くの基準を満たしていません。



www.trackstudio.ru

ローカルにインストール。 私はそれをインストールし、テストしました。

階層、階層の深さ、および子タスクのタイプはすべて問題ありません。 また、連絡先の階層には幅広い機会があります（たとえば、1人の実行者が複数のマネージャーを持つことができます）。 アクセス制御も非常に詳細に行われます。 システムのセットアップは非常に複雑で、ある夜には理解できませんが、1週間で必要に応じて都合の良いときに自分で構築し、ゆっくりと研削できるようです。

タスクに関するコメントがあります。 タスクの状態も変更されます（必要な状態を作成することもできます）

ここでの問題は異なります-Todoリストはそうではありません。ユーザーがさまざまなプロジェクトに対して多数の異なるタスクを持っている場合、どのようにナビゲートするかは明確ではありません-何が緊急で、何が最初で、何をすべきか。 新しいイベントの通知もありません（電子メールでアラートを送信する可能性を除く）。 ショートカットなどはありません 私たちの時代に身近になった機能、社会。 ネットワークおよびその他のWeb 2.0

つまり このシステムは、特定のビジネスプロセスに合わせてカスタマイズできるという点で非常に考え抜かれていますが、私の意見では、日常的な使用ではあまり便利ではありません。 しかし、おそらく私はそれを深く掘り下げなかったのでしょうか？ ほとんど...

[UPD]追加：私は本当に深く掘り下げていませんでした。プログラム開発者はプログラムの公式フォーラムのポイントについて詳細に答えました 。

[UPD 2]追加：第二部へのコメントのMurzは、このシステムでの経験から重要な追加を行います。



さらに検索する方向で私を助けてください。 どのシステムが私の（おそらく高すぎる）要求を満たすことができますか？ さまざまなシステムがありますが、どのシステムを再試行する必要がありますか？

彼のチームの仕事で同様のシステムを使用している人からのアドバイスやフィードバックにも感謝します-優先順位と強調を誤って置き、実際に使用すると他のものが前面に出てきますか？



[UPD]続き： タスク管理システムの選択、パート2。