上記の質問の少なくとも2つが肯定で答えられる場合、猫を求めます。 有名なモスクワの写真スタジオ「 ボルシャコバスタジオ 」と話をし、彼らは古典的な管理の問題を解決した経験を共有しました。
今は13分間のビデオチャットです。 以下は、引用インタビューの要約です。
スタジオに関する簡単な情報
創設者-写真家クセニア・ボルシャコワ。
チーム-8人+フリーランスのレタッチャー。
スタジオは7年間存在しています。
方向：被写体の写真、b2b。
クライアント-数百。 有名：Oriflame、Faberlic、MAC Cosmetics、Lady Collection、Bacardi、KFC、The Snow Queen、Stockman。
スタジオワーク
問題の簡単な歴史
最初は、スタジオが数人で構成されていたとき、彼らはVKを使用していました。 主なもの-ファイルの通信と添付が便利でした。 チームが成長するにつれて、チャットはWhatsAppに移動し、各プロジェクト（クライアントごと）のグループを作成しました。
「グループの数が指数関数的に増加し始めると、不快になります」スタジオのさらなる成長に伴い、新しい問題が明らかになりました。 社内で何が起こっているのか、特定の従業員が何をしていて、何をしているのかを追跡することが不可能になりました。
「何が起こっているのか、誰かの頭の中に収まる情報を見つけるのに多くの時間を要しました。 この情報を見つけることができる共通のスペースはありません。」同社は最初、すべてのプロセスを仕事のために単一のプラットフォームに移行する時だと考え、Trelloがそのような手段として選ばれました。 しかし、新しい問題に直面していました。 主に2つありました：アクセスとコミュニケーション。
「人は、ボード上で起こるすべてにアクセスするか、何にもアクセスできませんでした。 そして、私は従業員がこの段階で仕事の彼らの部分だけに関係するものだけを見るようにしたかった」
解決策が見つかりました！
何百もの選択肢から検索する過程で、スタジオは「YouGile」システムを選択しました。 すぐに簡単になりました。 まず、チームはすべてのプロセスを1つのボードで実行する機会に満足しています。 これを実現するには、従業員ごとに異なる列へのアクセスを設定しました。写真家のグループには、自分の列、レタッチャーのグループのみが表示されます。 マネージャーはプロセス全体を見て制御します。
作業の次の単純化は、各カードがプロジェクトであり、特定の列のカードの位置が作業のステータスを示すという事実によるものでした。 レタッチャーは複数のプロジェクトを同時に実行できますが、そのうち3つは現在作業中であり、4つはクライアントによってチェックされています。 そして、いつでもクライアントが表示されます：「編集しました！」。 マネージャーはカードのチェックリストを変更し、レタッチャーはシステムに入り、1か所で必要なことを確認します。 そして、すべての作業を完了した後、彼はこのカードの組み込みチャットで作業の終了を通知できます。 以前は、レタッチャーは編集リストをチャットのノートのどこかでWhatsAppにコピーして、そこにマークを付ける必要がありました。
「今ではこれは必要ありません。チェックリストはYouGileにあり、誰もが作業の進行段階を理解しています。 また、タスクカードでは、マネージャーと写真家およびレタッチャーの両方が互いに通信して、いくつかのポイントを明確にし、カードのすべての参加者がこの会話を見ることができます。 情報は2人の間では決まらない。」
プロセスの仕組み
スタジオは、論理的に「ORDERS」と呼ばれる1つのメインボード上のクライアントと連携します。 また、プロジェクトには、管理者のみがアクセスできるボードがいくつかあり、これらのボードでは管理上の問題が議論されています。 作業基準を備えた独立した取締役会、財務、機器在庫、および撮影プロセスに直接影響しないクライアントとの共同作業用の独立した取締役会。
クライアントからの各注文-これはボード上の別個のカードです-7ステージのサイクルを通過します。 各ステージは個別の列です。 それらの7つがあります。
着信アプリケーション»商品の待機»撮影»レタッチ»スタジオ»クライアントチェック»配信。
プロセス
このチェーンのレタッチャーは、「レタッチ」と「スタジオチェック」の2つの列にのみアクセスできます。 レタッチャーが作業を行うと、チャットでそのレタッチャーの登録を解除し、タスクを「スタジオチェック」列に転送します。
「このコラムを見て、プロジェクトで何が起こっているかをすぐに理解してください。 そして、各プロジェクトが現在どの段階にあるかが明確に見られます ''各カード内のチャットで、スタジオの従業員がプロジェクトについて話し合い、ファイルまたは必要なリンクをアップロードします。 カードの「説明」セクションにTKが入力されます。これは、写真、レタッチャーへの基本的なリクエスト、および参照写真の送信形式を示しています。
チェックリスト
タスクのチェックリスト
スタジオにとってカードの最も重要な部分は、チェックリスト（サブタスク）です。 チェックリストの見出しは、クライアントが変更を受け取った日付です。 編集を完了すると、レタッチャーがチェックマークを付け、このプロセスがボード上に視覚的に顕著に表示されます。 タスクの進捗を確認するためにタスクを入力する必要はありません。
チェックリストはいくつでも作成できますが、削除されることはなく、プロジェクトの作業プロセス全体を常に確認できます。
YouGileが役立つ理由
Kseniaは、世界中のどこでもいつでもYouGileにアクセスして、スタジオで何が起こっているかを確認できるシステムの利点を呼び出します。 以前は、詳細を確認するために、マネージャーや他の従業員にさえ連絡する必要がありました。 これで、全体像がはっきりと見えるようになり、誰が何をしているか、したがって各人の負荷がはっきりしています。 1つのレタッチャーが判明するとすぐに明らかになり、過負荷になり、2番目のレタッチャーはアイドル状態になります。 これらすべてを念頭に置く必要はありません。
「 1か所ですべて 」といえば。 もちろん、レタッチャーは大歓迎です。 彼らはスタジオで最も多くの仕事をしています-たくさんの編集、テキスト情報。 以前は、これはすべてチャットルーム、メール、スカイプなどに広がっていました。 今ではすべてが1か所にあります。 経験によれば、レタッチャーは、指示を理解していない場合、またはこれらすべての小さな指示が異なる場所にある場合に行うべきことを誤解した結果、作品から最大のストレスを受けます。 現在、すべてが1か所にあり、カードに情報がない場合、それは他のどこにもないことを意味します。
特に会社ではタスクのコミュニケーションの可能性に注意してください。 以前は、すべての従業員がマネージャーとやり取りしていました。 写真家とレタッチャーは互いにコミュニケーションを取りませんでした。 しかし、ほとんどの場合、管理者はレタッチャーの明確な質問に自分で答えることができません。特定の語彙がたくさんあります。 そして、マネージャーはまずすべてを自分の言語に翻訳し、次に写真家の言語に翻訳してから、すべてを元に戻さなければなりませんでした。 甘やかされた電話はそのまま。 これで全員がチャットカードに接続し、レタッチャーが直接質問をすることができます。
新しい人を紹介しやすくなりました
「最初は新しい人を新しいシステムに接続するのが怖かったのですが、彼は多くのことを説明し、長い間紹介する必要があるように思われました。 私はすぐに人を紹介し始めました。たとえ彼が1週間または1つのプロジェクトに来たことを理解しても、私はすぐに彼をYouGileに接続します。 そして初めて、新しいツールである新しいソフトウェアが、それを使用したことのない人々にまったく抵抗をもたらさないことを知りました。」新しい人の招待中、彼は写真家であろうとレタッチャーであろうと、すぐに希望のグループに入れられ、システムに入るときにアクセスできるものだけをすぐに見ることができます。 スクリーンデモを使用したSkypeの3〜5分間の説明。翌日、従業員は驚いた。 とてもクールで、とてもクールで、あなたはとても高い組織を持っています。 これはTsUMでも見られませんでした！ すべてが非常に便利で、シンプルで、論理的で、非常に簡単です。」
しかし、TSUMは膨大な量の作品で有名であり、被写体写真の分野に携わる専門家のほとんどが何らかの形でこれを扱っています。
YouGileフォトスタジオの主な利点は、コミュニケーションの効率性です。 たくさんのリンクが存在する前は、さまざまなチャット、メール、その他のコミュニケーション手段で多くが失われていました。 現在、会社のコミュニケーションは、すべての情報がすべての従業員によって保存および補足される現在のタスクであるプロジェクトを回っています。 誰でもプロジェクトの進行状況を確認できます。
ビデオチュートリアル
Yougile YouTubeチャンネル
「YouGileには理解できるビデオレッスンがいくつかありますが、これらは時間をかけて延長されるものではないため、システムに新しい人を紹介するのは簡単です。 マニュアルを40分間見ることは心理的に不可能だからです。 短い、5〜10分、本質だけがあります。 明確で、整然としており、誰かが理解していないすべての人にとって、リンクをドロップするだけです»
サポート
それとは別に、写真スタジオはYouGileの迅速なサポートに注目しています。 ほとんどの場合、サポートサービスからの応答は、連絡後20〜40分以内に届きます。 チャンネルのビデオから何かが明確でない場合は、いつでも技術サポートを依頼できます。
謝辞
YouGileチームは、Bolshakovaフォトスタジオにインタビューと私たちの経験を共有する機会に感謝します。 すぐに、プロジェクト管理システムを実装する、より成功したケースとそうでないケースを紹介します。 たとえば、クレーンを製造しているロシアの工場での非常に実例的な実装例があります。