アナリスト向けの企業会議の開催と実施の経験

みなさんこんにちは！

私の名前はニコライ・トルマチョフです。私はIT会社のシステムおよびビジネス分析部門の責任者です。 部門には22人がいますが、そのうち16人は、ITアナリストの言葉に完全に基づいています（残りはSQL開発者またはプロジェクトマネージャーに近い）。 3年連続で、アナリストの内部会議を開催してきましたが、前回はようやく好調でした。

内部会議の開催と実施における私たちの経験は途方に暮れています。

アナリストの会議とは何ですか

コンセプトは次のとおりです。アナリストの会議は、会社で働いているすべてのアナリストが集まり、お互いに興味深いことを話し合い、痛みの問題について話し合い、楽しむイベントです。 注：この記事の「アナリスト」という用語は、ソフトウェア要件を開発している従業員を指します。

このタイプのイベントは、アナリストがさまざまな無関係のプロジェクトで小グループで作業する企業で特に役立ち、作業が重複することはめったにありません。 このような状況では、「チームの分離」が必然的に成長し、（他のチームの既製のソリューションを再利用するのではなく）常に車輪を再発明する傾向があり、アナリストがプロジェクト間を移動する能力を低下させます（隣人は「すべてが異なる」ため）。 弊社では、状況はまさにそのようなものです-並行して、開発のアクティブフェーズには5〜7つのプロジェクトがあり、それぞれ1〜4人のアナリストがいます。

記事の構造

最初に、 2016年 、 2017年 、 2018年までに会議を開催した経験が示されます。 各会議について、次のことが言われます。

• 主な特徴-時間と場所、期間、参加者、講演者、予算など
• プログラム-レポートのタイトルと要約。
• 長所と短所の過程で識別されます。

以下は、会議で発表され、成功したとみなされたレポートの典型例です。 各タイプについて推奨事項が示されていますが、それに注意を払う価値があります。

最後に、 内部会議を開催するための一般的な推奨事項を示します 。これは、 会議を開催した3年間の経験の結果に基づいて策定されたものです。

私たちはこれらのイベントを実施する専門家ではないことに注意してください。これは個人的な経験です。比較的小規模な会社で最小限の予算で興味深く有用な内部イベントを独自に編成できた方法です。

カンファレンス2016

2016年には、部門の数が大幅に増加し、新しい人々（新しい主要なアナリストを含む）が来て、経験の交換が求められました。 特に、誰もが以前に関与したプロジェクト、プロセスの配置方法、使用されたツール、他社の作業と当社の作業の違いに関心がありました。 そして一般的に-私たちはラポトニキまたは現代人ですか？ この要求への応答として、会議を開催し、経験を交換することが決定されました。

HRはホールの検索と予約、アフターパーティの編成を担当し、残りは独立して行われました：プログラムの編成、レポートとリハーサルの準備、フィードバックフォーム、ビデオ録画の編成など。

主な機能：

• 日付-2016年10月29日。
• レポート部分-9:30〜17:00。
• アナリストからの12件、地域開発の責任者からの1件を含む13件のレポート。
• 会場-ビジネスセンターの会議室を借りた。
• 私たちは昼食と2つのコーヒーブレイクを注文しました（同じビジネスセンター内）。
• 出席-すべてのアナリスト、関連部門の数人、CEOはいくつかのレポートに行きました。 約25人。
• アフターパーティー-料理のマスタークラス。

会議の総予算：

• ホール、ディナー、コーヒーブレイク用の3万ルーブル。
• 料理のマスタークラスのための25000ルーブル。
• 報告書の準備とリハーサルのための130時間。

これらのレポートは、新入社員と、3つのユーザーインターフェイスの概念（マテリアルデザイン、メトロ（Windows UI）、およびAppleヒューマンインターフェイスガイドライン）に関する上位3つのレポートによって提示されました。 残りは「それぞれの能力に応じて」という原則に基づいて終了しました。

会議からの主なフィードバックは「そのようなものを持つことがどれほど素晴らしいか」でしたが、いくつかの欠点が指摘されました。 含む：

• 準備の際には、「レポートによるとそれぞれから」という原則があり、アナリストごとにトピックを選択しようとしました。 それはほとんど全員から判明しました。 問題は話者のレベルが異なることでした。誰もが資料を伝えたり提示したりすることを知っていた（そして望んだ）わけではありませんでした。 いくつかのレポートはくしゃくしゃになっていて理解できないため、会議の一般的な印象に悪影響を及ぼしました。
• 実質的なレポートを含むレポートが多すぎる、トピックが多すぎる。 すべての参加者にとって非常にうんざりしていました。最新のレポートはすでに難易度が高いと感じられていました。これほど長い間集中することは困難です。
• ほぼすべてのレポートについて予備的なリハーサルが行われました（2回もありました）。 リハーサルには時間がかかりました。 同時に、私は本質的にリハーサルだけに専念していましたが、2週間の間、リハーサルのために積極的な仕事から脱落しました。
• 報告後の質疑応答にはほとんど時間が費やされませんでした。 議論は非常に荒々しく、興味深いものであったため、その後の報告はすべて延期されたため、スケジュールは守られませんでした。
• 料理のマスタークラスはアフターパーティーとして開催された、それは疲れていた。 結局のところ、これは注意、集中、努力を必要とする驚くほど活発なイベントです。 報告後、大変でした。
• 関連ユニットからの十分なフィードバックがありませんでした。 地域開発責任者からの報告は1件しかなく、彼は理解されていませんでした。 最初の会議の結果に基づいて、新しいリクエストが作成されました。関連部門は私たちについてどう思うか、私たちは何をするか、何が悪いか、どうすれば良くなるか。
• あるレポートでは、何が明確ではなかった。 それのリハーサルはなかったので、スピーカーは（一見）ハイレベルで、豊富な経験などがありました。 すべてのレポートをリハーサルする必要があります（または、少なくとも話し手が話していることを理解する）。

私たちはこれらの欠点を考慮に入れ、次回はより良い結果を出すことにしました。

また、すべてのレポートを初めて録画したことにも注意してください。 それは完全に役に立たないことが判明しました-ビデオ録画付きのDVDは3年前から私のナイトスタンドにありました。 私たちはもうビデオ録画を練習していません。

カンファレンス2017

2017年には、部門に大きな人事異動はなく、新人の数は大幅に減少しました。 会議の主要なトピックは、フィードバックを選択しました-開発者とテスターが私たちについてどう思うか、うまくいくか、どうすれば良くなるか。

主な機能：

• 日付-2017年11月25日。
• レポート部分-10:00〜17:15。
• 8つのレポート、そのうちの3つはアナリストから、2つはプロジェクトマネージャーから、1つはテストマネージャーから、1つは開発マネージャーから、1つは分析マネージャーと開発マネージャーから共同で。
• 緊急の問題を議論するための円卓会議。
• 会場-ホテルの会議室を借りた。
• 昼食とコーヒーブレイクを2回注文しました。
• アナリスト、プロジェクトマネージャー、マネージャー、および開発とテストのチームリーダーがほぼ全員出席しました。 また、アナリストの将来のポジションに関心のあるテクニカルサポートの従業員もいました。 約25人。
• アフターパーティー-カフェへの共同旅行。

会議の予算：

• ホール、ディナー、コーヒーブレイク用の28000ルーブル。
• レポートの準備とリハーサルに30人時。

2回目の会議の主な問題はネガティブな背景でした。フィードバックと円卓会議の両方が問題と欠点を中心に展開しました。 その結果、会議は「簡単で楽しい」イベントとはほとんど言えず、最終的には、ほとんどの参加者の気分が落ち込んでいた。

結果によると、次の欠点が定式化されました。

• 有益なレポートが少なすぎるため、作業中に新しく有用なものを学ぶことができます。 会議の全体的な有用性は不十分であると評価されました。
• フィードバックが多すぎます。 同時に、スピーカーは欠点と問題に焦点を当てたため、フィードバックに関するレポートのブロックの終わりまでに、アナリストは悲しんで落ち込んでいた。 残念ながら、スピーカーは「サンドイッチ原則」に耐えられませんでした。
• ラウンドテーブルでの関連部門およびプロジェクトマネージャーの長の参加。 これらの人々は皆、積極的で積極的であり、その結果、彼らは円卓会議でソロになりました。 議論はアナリストの間で行われましたが。 この形式は失敗することがわかりました。
• 気分があまり良くなく、アフターパーティープログラムはあまり面白くないので、ほとんど誰もアフターパーティーに行きませんでした。 私も行けなかった。 しかし、彼らはそれが精神的に判明したと言います。

以下が成功したと認識されました。

• 会議の合計期間は長すぎず短すぎません。
• 関連ユニットの代表者からのレポートの存在（ただし、数ではありません！）。

繰り返しになりますが、我々は欠点を考慮に入れ、利点を開発し、次回はより良い結果を出すことにしました。

カンファレンス2018

主な機能：

• 日付-2018年11月10日。
• レポート部分-10:00〜17:15。
• 8つのレポート、そのうちの5つはアナリストから、1つは情報セキュリティアナリストグループの責任者から、1つは開発チームのチームリーダーから、1つはプロジェクトマネージャーから。
• 報告後、ビジネスゲームが開催されました。
• 会場-オフィスビルの会議室を借りた。
• コーヒーブレイクと昼食は自分で組織されました。 ホールにはクーラーとマグカップがあり、コーヒーブレイク用にクッキーが購入され、ランチ用にピザとロールが注文されました。
• 情報セキュリティアナリスト、関連ユニットのスピーカー（情報セキュリティアナリストのグループの長、開発チームリーダーの1人、プロジェクトマネージャー）から、ほぼすべてのアナリストが隣接したユニットから参加しました。 約28人。
• アフターパーティー-カフェへの共同旅行。

会議の予算：

• 5 600ルーブル-1日部屋を借りる。
• 10500ルーブル-食事とコーヒーブレイクは自分で。
• レポートの選択、準備、およびリハーサルに60工数。

会議参加者の満足度調査（Googleフォーム経由）が実施されました。結果は次のとおりです（5ポイントシステム）。

• 会議の一般的な印象：4.4
• 講義興味：4.1
• レポートの有用性：4
• レポート品質：4
• ビジネスゲーム：3.9
• 会場：3.8

以前の会議では、調査は紙で行われましたが、残念ながら結果は保存されませんでした。

結果によると、次の欠点が定式化されました。

• 誰かが早めにジムに来なければならなかったので、すべてが正常であることを確認してください。 そして、クーラー内の水はほとんどなく、プロジェクターからのリモコンはありませんでした。 彼らはクリッカーを約束しましたが、彼は見つかりませんでした。
• ビジネスゲームに残っている人はほとんどいません。 5つのチームがあり（5人の訓練を受けたファシリテーターがいる）、そのうちの2つだけであると想定しました。 その結果、3人の発表者は落ち着きませんでした。
• IV四半期は、会議を開催するのに最適な時期ではありません。 年末のプロジェクトの負荷は通常よりも高く、会議の準備にはスピーカーからかなりの時間がかかります。

ご覧のとおり、欠点は2016年と2017年の会議後ほど重要ではありません。

以下が成功したと認識されました。

• さまざまな種類のレポートの割合。 半分-情報レポートの作成、後半-その他すべて：プロジェクトに関するストーリー、関連するユニットの活動など。
• 組織委員会の存在。 組織は5〜6人のグループに従事していました。 総会が開催され、それぞれが荷物に何かを与えました。 たとえば、誰が誰とレポートをリハーサルするかを配布しました。 組織を引きずるのは難しいですが、組織委員会はちょうどいいことがわかりました（ただし、5〜6人ではなく、3〜4人で十分でした）。
• より複雑な人事。 最初に、スピーカーのための企業のシンボルの小さな贈り物が用意されました-それはとても素敵でした。 第二に、ソーシャルネットワークに関する写真レポートがありました（過去、どういうわけか彼らはこれに注意を払っていませんでした）。 まあ、一般的に、いくつかの組織的な問題のせいにされることができる人があるとき、それは良いです。
• レポートを選択する方法。 アルゴリズムは次のように見えました。彼らはトピックの共通プールを作成しました-アンケートを開始し、前回の会議からのフィードバックを見て、関連するトピックをいくつか追加しました。 その後、組織委員会が集まり、すべてのトピックを検討し、投票し、誰に伝えることができるかを提案しました。 潜在的な講演者と一連の交渉を行い、プログラムを形成しました。
• 報告レベル なぜそれが必要なのか、それを望み、理解している人だけが報告する。 レベルはかなり均一で高かった。
• 共同講義を練習します。 レポートは2人の従業員によって作成されますが、彼らはほぼ同じレベルである必要があり（一方が他方の権限または経験を抑制しないようにするため）、1つのプロジェクトで機能しないようにします。 共同報告の精緻化のレベルは、個々の報告よりも高いことが判明しました。人々はお互いにハッキングを与えたり、議論したり、お互いに訓練したりしません。
• ビジネスゲームの実施経験。 初めて、驚くほど悪くないことが判明しました。

アナリストの会議で何が語れるか

私たちの会議で参加者にとって興味深いレポートがいくつかありました。

• ツール、アプローチ、またはテクニックを使用した個人的な体験に関するストーリー。 これは非常に貴重ですが、非常にまれなカテゴリです。 ほとんどのリスナーはこの経験を持っていませんが、スピーカーは何かを使用する個人的な経験を持っていることが必要です。 レポートの構造は、主要な価値を伝えようとしながら、ツール/アプローチ/方法論について話し始めるところです。 さらに、個人的な経験-どこで、なぜ使用したか、アプリケーションの経験の評価。 最後に-使用する場所と使用しない場所の推奨事項。
• 理論レポート。 スピーカーは理論の理論を研究し、聴衆にそれについて話します。 この形式は非常に複雑です。単に本や記事を読み直せば面白いかもしれませんが、役に立たないでしょう。ほとんどのリスナーは頭に何も残っていません。 すでに適用されているアプローチ/手法、現在のプロジェクト、タスクへの「橋渡し」が重要です。
• 他社の経験に関する物語。 このような話は、1年以上前ではなく、少なくとも3か月前に会社に来た中級以上の上級アナリストによってうまく行われています。 彼らは以前の仕事の場所の新鮮な思い出をまだ持っており、彼らはすでに現在のことを理解しています。 同時に、以前と現在の職場の人が同様の機能を持っていることが望ましい。 最も重要なのはプロジェクトではなく、プロセスです。要件をどのような形で表現したか、どのツールを使用したか、関連部門とどのようにやり取りしたかなどです。
• 社内に実装されたプロジェクトに関するストーリー。 アナリストが異なるプロジェクトのグループで作業し、作業がほとんど重複していない場合、話は理にかなっています。 振り返ってレポートを提出することをお勧めします-プロジェクトが既に実装され、実装され、運用されている場合。 この距離から、何が良かったのか、何が悪かったのか、何を再利用する価値があり、何が忘れた方がよいのかがすでに見えています。 このタイプのレポートには、プロジェクトのビジネス感覚の簡単な概要、少しの歴史、面白い話、そして最も重要なのは、再利用できるもの：どのアプローチとソリューションが成果をもたらし、複製できるかが必要です。
• フィードバックレポート。 このタイプのレポートは、アナリストと直接やり取りする関連ユニットの代表者によって作成されます。 当社には、これらのプロジェクトマネージャー、開発者、テスターがいます。 そのような報告の主なものは、彼らが台座の下に自尊心を落とすのではなく、より良くなり、新しい成果を求める動機付けになるということです。 「サンドイッチ原則」を適用することをお勧めします-称賛/ sc責/称賛し、また決して個人に行きません。 レポートのリハーサルを手配することを強くお勧めします。

良い会議をする方法

会議の開催における3年間の経験の「高さ」から-少数の推奨事項：

• 1人あたり1から2千ルーブルなど、少額の予算が必要です。
• オフィスで会議を開く必要はありません。 ホール、ダイニングルーム、その他すべてがあると仮定しますが、それでもどこかに行く方が良いでしょう。
• 少なくとも3人のイニシアチブグループが必要です。 組織を単独で引き出すことは非常に困難です。 人事部またはイベントマネージャーを誘致することをお勧めします。
• 少なくとも15人の参加者が必要です。
• レポートの合計長は6時間を超えてはならず、4時間未満でなければなりません。
• 各レポートの後に、質問と回答のために10〜15分を残す必要があります。多くの場合、レポート自体よりもさらに興味深いものになります。
• 報告書の少なくとも半分は発展的でなければなりません。 つまり、参加者は自分の仕事で新しく有用なものを学ぶ必要があります。 残りはインフォテイメントにすることができます。
• 最も重要なレポートは、2番目の行です。 最初のレポートでは、多くの人が遅れており、常にいくつかの技術的な問題を抱えています。その感覚はぼやけています。 しかし、2番目は会議全体のトーンを設定します。 2番目に優れた開発レポートになります。
• あいまいな質問は、営業日または週末に会議を開催するかどうかです。 職場では、100％の投票率を確保できます。 休日は経営陣と調整するのが簡単であり、これに来る人だけが本当に重要で興味深いです。 私たちは自分たちのために休みを選んだ。
• ほとんどの参加者が望むアフターパーティ形式を見つけるのは困難です。 さまざまな選択肢を検討しましたが、「カフェに座って」より良いものは見つかりませんでした。
• 商工会議所と家庭環境では、ほとんどの参加者に知られていない多くの外部の人がいるべきではありません。 これが「アナリストの会議」である場合、参加者のほとんどはアナリストです。
• 毎年私たちは国で会議を開催したいと考えていました-コテージを借りて、報告の後にバーベキューを作りました。 . - , - – . - .
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おわりに

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