プロのヘルプシステムでのドキュメントのライフサイクル。 紙の山がどのようにシステムに変わるかについてのちょっとすばらしい投稿

カールソンの夢が叶う



古典から覚えている：



「カールソン、あなたは彼女がテレビに乗りたいと思っていることを知っています！」

-彼女？ テレビに？

-はい。

-この太った家政婦は、一番小さな箱に入れたいのですか？！ 何も動作しません。 4回折りたたむ必要があります！



ここで、毎日、情報および照会システムの「最小の箱」に、フレケンボックよりも明らかに重さのある3つの本物のテキストドキュメントのカートを入れると想像してください。 さらに、これらのドキュメントはすべて、何らかの方法で取得、検証、技術的な処理を経て、信頼できる最新の形式でユーザーに配信する必要があります。 カールソンはこれを夢見るだけでした。



本日は、コーデックスコンソーシアム（PD）の制作部門のツアーに参加します。PDの従業員は、プロフェッショナルなコーデックスおよびTechExpertリファレンスシステムの充填の形成に従事しています。 さまざまな部門の同僚が、この規模のシステムでの「清潔さ」の方法について直接話してくれます。 検索からユーザーへのアクセスまで、ドキュメントのライフパス全体を追跡します。 また、ドキュメントに死後の寿命があるかどうかを確認します。



内観



CodexおよびTekhekspertシステムは、1300万ユニット（+〜4,000万件の裁判所実務文書）の規制、技術、および立法情報の基金を備えた専門的なヘルプシステムです。 このソフトウェアパッケージには、規制およびコンサルティング資料、およびドキュメントを操作するための分析サービスが統合されています。



誰かが私たちと冗談を言って、コーデックスの地下室には、システムの開発のために昼も夜も働くノームの地下工場があります。 確かに、受信するドキュメントとサポートドキュメントの作業量は膨大です。1か月に何百ものコピーが流通システムに分類されるため、このようなすばらしいリソースを用意しておくといいでしょう。 しかし実際には、ドキュメントを処理するプロセスは、120人以上の本物の素晴らしい人々の骨の折れる作業です。



文書の特異性とその分析



私たちのリポジトリには、規範的および技術的な文書の大ブロック（GOST、GOST R、SP、SNiP、GN、R、GESNなど） 、州当局の規制法的行為（法律、法令、法令、法案など）が含まれています 。技術文書（図面、図など） 、分析資料、分類子および辞書、参照情報。 この場合、情報自体のコンテンツが不可欠であるだけでなく（ドキュメントのテキストもインターネット上で見つけることができます）、そのステータスと関連性-ドキュメントが有効かどうか、有効かどうか-いつから、どのドキュメントが変更されたかなどに基づいて.d。 システムがこのようなタスクを実行するには、各ドキュメントを手動で分析する必要があります。



処理プロセス



ドキュメントの処理は、ドキュメントの種類によって異なります。 広義には、文書を法規制（NP）と法規制（NTD）に分けます。 処理の技術的段階はコンベアに似ています。 「A」ポイントからドキュメントはユーザーの手で「B」ポイントに移動します。各ユーザーは独自のルートをたどり、各段階で制御されます。 それらのそれぞれについて話しましょう。



1.文書または出生前の生活を検索する



ドキュメントを情報および参照システムに含めるには、最初にそれを見つける必要があります。 世界は広報活動によって支配されているため、法律の変更であれ技術的な規制の分野であれ、ほとんどすべての新しい文書はすぐに私たちに届きます。 ほとんどの場合、紙の形で。 認めるのは怖いですが、実際にはドキュメントをカートに入れています。生産部門の従業員の典型的なオフィスは、老人のタワーフラと紙の山に似ており、責任のある従業員の耳だけがよく突き出ています。



ほぼ毎日、システム内のすべての重要な新しいドキュメントを見ることができます。 しかし、より具体的な標本についてはどうでしょうか？ たとえば、まれなSNiPまたはSPを使用していますか？ それはすべて、情報サポートのオフィスから始まります。 このユニットの従業員は、システムに含める重要で潜在的に興味深いドキュメントを選択する必要がある膨大な情報の層を毎日監視しています。



最初の段階でのこのドキュメント処理スキームは、同僚の間で発見されました。



ドキュメントはどこにありますか？



各タイプのドキュメントには、独自の検索ソースがあります。 多くの場合、これらはプロのドキュメント開発者の公式ソースです。サイトにユーザーにとって興味深いドキュメントが含まれている場合、システムで公開する許可を必ず求めます。



規制文書について話している場合は、ここで、州当局、印刷メディア、政府発行物などの公式ソースで必要な情報を探します。 技術文書を探している場合は、設計機関、研究機関などに頼ります。



また、確立されたパートナーネットワークもあります。たとえば、ロシア国立図書館は、定期的に古い文書を提供しています。 ところで、私たちのシステムでは、非常にまれな著作権文書を見つけることができます。 このために、組織と交渉し、著者とライセンス契約を締結する情報および戦略開発部があります。

一般に、 Office of Information Supportは、すべてのセクターの数百の異なるソースを監視します。



1つの古い方が新しい2つよりも優れているか、どのようにして不採算なものを得るか



新しい標準だけでなく、古い標準もシステムに追加します。 なんで？ 建築家、修復家、医師などの専門家が必要とするためです。 元の図面を研究せずに再建プロジェクトの進捗を想像することは困難です。



そして、誰が入手するのが非常に難しい保健省からのレトロな文書がまだ非常に人気があると思いましたか？ 業界の発展の夜明けに流布された技術と標準の多くは、まだ変更されていないことがわかります。 正式には-古い、実際には-関連。



特にこの作業のために、当社には独自の「ゲリラの分離」があります。これは、そのような珍しいものを探し求め、その作業時間の半分をアーカイブに費やしています。 海外からGOSTを注文し、その開発者がすでに亡くなっている場合は作者の設計文書を入手するか、 （曲技飛行！）研究者である非常に粘り強いGrandfatherに正しいコピーを渡すよう説得しますか？ ほとんどすべてが可能です。



この責任ある仕事の主な目的は、効果的な個人関係を築き、正しい情報源に同意し、得られないものを手に入れることです。 それだけです:)



2.初期分析



やった！ 「同じ」ドキュメントが見つかりました。 ここで、元の文書と利用可能なすべての情報の関連性を確認する必要があります。



これが規範的な技術文書である場合、ここでそのステータスを確認します-有効かどうか、また「ライフ」中に発生した変更の数、以前に公開された場所、システムに表示される形式-フルテキストまたはスキャナーの形式-コピー、またはその両方。



規制文書を使用する場合、重要なパラメーターもすべて明確にします。

特別な添付のシートに記録するあらゆる種類のドキュメントに関する収集情報。 文書のコピーとともに、このシートをプロセスチェーンに沿ってさらに渡します。 ドキュメントをどのデータベースのどのセクションに含めるかをマークします。チェーンのもう一方の端にいる同僚は、ユーザーに合った適切なデータベースを流通情報製品に配置します。



ちなみに、その関連性と状態を判断することが不可能なまれな文書を見つけることもあります。 素材は理論的にはユーザーにとって有用である可能性があるため、システムにダウンロードしますが、この場合、ドキュメントにアクセスすると、ユーザーに対応する警告が表示されることに注意してください。



ここで、内部作業ベースにドキュメントを登録し、さらに処理するために送信するだけです。



ドキュメントが登録されている間、ウィンドウからの眺めを楽しみます。



3.システムに含める前。 致命的な力は不法移民を排除します



文書の作成-添付のシートを含む印刷テキスト-は、規制、技術、または規制情報の処理部門の基本情報処理局（UBOI）に分類されます。 ここで私たちの最高の「工作員」はすでに彼を待っています。

ここで、担当のスペシャリストが特別なドキュメントカードを作成します。これは一種の「パスポート」で、システムに存在する間はドキュメントに割り当てられます。 ドキュメントにはすぐに一意のID番号が付与され、そのカテゴリ、タイプ、およびセクションが示されます。 現在、私たちの文書は公式には「違法」ではありません。つまり、すでにシステムに侵入する途中です。

新しいルートを「ルート」に配置します。 彼はさらに4人の異なる専門家の手に渡ります。





4.スタッフィングと調整

規制文書



この段階で、紙のオリジナルを電子形式に変換します。

このため、規制文書がスキャンされ、認識されます。 受信した電子テキストは、エンタープライズ標準に従って作成されます。 その後、文書は印刷され、検証のために校正者に運ばれます。 テキスト認識中に技術的なエラーが発生する可能性があるため、各行に沿って目を歩くことが重要です。



平均して、タイピングおよび調整のスペシャリストは、年間1キロ以上の印刷テキストを処理します！ 災害の規模を評価する写真。 ドキュメントが置かれているフォルダの色は、そのドキュメントをどれだけ緊急に処理する必要があるかを示しています。



規範および技術文書



規範技術文書も同じ方法で処理されますが、印刷されたテキストとともに図面、レイアウト、表、およびその他の付属資料を処理するため、微妙な違いがあります。 このようなドキュメントの場合、常にスキャナーコピーを作成します-最高の信頼性の確認。



スキャナーコピーになる前に、イメージはグラフィックスを調整する段階を通過します。 グラフィック要素が単純な場合、システムに簡単に含めることができます。 複雑な図面、分岐図、または長年にわたってアーカイブに保存されていたドキュメントについて話している場合、専門家チーム全体がすでにその品質と読みやすさに取り組んでいます。

NTDのフルテキストバージョンもシステムに表示されます。これは、すべての分析サービスをユーザーが利用できるようにするために必要です。



同じスキャナーで、ドキュメントのコピーがカードに関連付けられています。

コピースキャナーは技術的基盤にあり、校正のためのテキストも持っています。



5.校正の調整から最初まで



校正後、各ドキュメントは印刷段階に戻ります。 そこで彼は喜んで迎えられ、誤ってテキストに侵入する可能性のあるすべての不正確さを修正します。 同じ段階で、電子テキストとすべての図が文書カードの「パスポート」に添付されます。 これで、しばらくするとユーザーがドキュメントを表示するのとほぼ同じようにドキュメントを表示できます。 もう一度、「システムから」すでにドキュメントのテキストを印刷し、修正者に渡します（はい、再び!!）、ドキュメントを「指から指」で読み取ります。



写真で-校正者の仕事。





6.スクリプトによるテキスト処理



この時点で、データベースオペレーターはテキストを操作します。 システムが提供するすべてのドキュメント管理サービスを確実に利用できるようにする責任があります。 これらの操作には、適切なスクリプトが使用されます。



重要なポイント-ハイパーリンクを配置し、それらがすべて正しく機能するかどうかを確認します。

一部のハイパーリンクは、システム内のドキュメント間の関係を担当します。ドキュメントは相互に参照でき、ドキュメントの先頭またはテキストの特定のセクションを参照できます。

別のタイプのハイパーリンクは、調査中のドキュメントをナビゲートする役割を果たし、テキストで参照されているポイントまたはセクションへの移行を提供します。

3番目のタイプのハイパーリンクは、サイトなどの外部ソースや、システム内の参照資料などにつながります。 これはすべて整理する必要があり、スクリプトコンステレーターとアンカーの正しい操作が必要です。



ここでは、階層的に開示された目次であるドキュメントにスタイルを追加し、それによって検索することができます。 システムがドキュメントのステータス、ドキュメントで計画されている変更などを理解しているかどうかを明確にします。要するに、すべてがすべて機能していることがわかります。





次に、ユーザーはドキュメントを操作するための独自の機能を取得する必要があります。たとえば、サードパーティのアプリケーションでリンクを取得し、テキストを自分のコンピューターにアップロードし、ツールチップに切り替え、ドキュメントを制御します。



技術的手段は、たとえば、ケースを常に正しく認識できるとは限らないことを理解する必要があります。そのため、テキストを非常に注意深く読みます。

すべてが正常に機能しているかどうかを確認しましょう。 ハイパーリンクが正しい：



システムを調べます。 情報行が表示され、ハイパーリンクも機能します。 したがって、さらに先へ進むことができます。









誰が、いつ、どこで公開したかという公開ステータスを示し、さらに処理するためにデータベースに保存します。



7.法的検証とドキュメントパッケージのユーザーへの送信



それだけだと思いましたか？ いや！ これで、当社の弁護士は、すべての情報行、ドキュメントのステータス、およびその他の情報の原本への準拠をチェックします。 現在、ドキュメントは新鮮で美しいものであり、私たちの技術基盤にあります。 落ち着いて、ボリュームをコピーするようにします。 私たちのドキュメントは、その親sとともに、主題データベースと情報製品にパッケージ化され、ユーザーに提供されます。



次のようになります。







8.アップデート



将来的にはその関連性を維持する必要があるため、この段階ではドキュメントの処理は終了しません。 新しい文書を準備するとき、弁護士は、データベースにすでに含まれている古いコピーが新しい文書を何らかの形で変更しないかどうかに注意を払う必要があります。 そのような変更には、立法上の変更、修正、再開および停止、申請の明確化、文書の取り消しが含まれる場合があります。



これらは非常に重要なコンポーネントであるため、同じ日にユーザーに関する情報をユーザーに提供します。ユーザーは、データベースの次の更新とともにそれを受け取ります。 しかし、彼はまだ新しいテキストを見ていません。



システムの運用上の変更に関する情報が送信された後、ドキュメントのテキストのアクチュアライザーアナリストが取得されます。 彼は、文書の新規または将来の改訂を作成し、改訂文書に従ってテキストを変更し、文書のサービス「改訂の比較」、「変更のレビュー」、「クリーンテキスト」を準備します。



「変更のレビュー」には、以前のエディションと比較して現在のエディションで変更された内容が表示されます。 リビジョンの比較サービスを使用すると、ドキュメントのリビジョンを相互に比較できます。システムは変更されたすべての文言を強調表示するため、専門家が簡単に作業できます。 例：







多くの場合、連邦法と技術法は変更される場合があります。 この点で、文書のテキストには多数の説明資料が含まれています。 「Clean Texts」サービスを使用すると、ドキュメントのテキストを取得できます。このようなメモは不要で、ドキュメントを読んで印刷するときに便利です。



ユーザーにはいつドキュメントが表示されますか？



処理の以前のすべての段階が完了するとすぐに、1つではなく、すぐにすべての新しいドキュメントの選択が毎日、毎週、または毎月の更新になります。

更新の頻度は、動的なコンテンツの変更とユーザーのニーズによって決まります。 これは、起動時にシステムを更新した後、ユーザーがこのドキュメントを受信できることを意味します。 特に待ちたくない人のために、その日の結果に基づいた新しいドキュメントは、Hot Documents Onlineサービスで見つけることができます。 そこには、幅広い表示を目的としたオンラインバージョンのドキュメントが追加されています。



死後の死はありますか？



実際、一生に一度文書がシステムに入ったとしても、そこから消えることはないので、答えは「いいえ」です:)内部規則に従って、変更のみを行うことができます。 ドキュメントのステータス、カード、および内部言語が変更される場合があり、メモやコメントが追加されますが、ドキュメント自体は、電源が切れた後でも常に利用できます。



そして最後に



今日、私たちは生産部門のいくつかの作業プロセスに精通しました。 これで、ユーザーのテーブルに到達する前に、1つのドキュメントがいくつのハンドを通過するかが自分でわかります。

システムの構築に関する調整された作業への各従業員の貢献と、個人的な責任の程度に留意することは非常に重要です。 最終製品はユーザーに提供されます-これは私たちを信頼する15万社以上の企業です。 これらは数百万人の専門家と数百万の状況であり、それぞれが最も有能なソリューションを提供しなければなりません。



今後の出版物では、私たちの仕事について話し続けます。 文書だけでなく、一般的なプロのヘルプシステムでデータを整理する方法についても既にです。

じゃあね！