翻訳者から 。 電子アーカイブシステムの作成および実装中に、組織は、その価値の検討に十分な注意を払うことなく、組織が無差別にシステムにドキュメントを入力する状況に繰り返し直面しました。 これはすでに書かれています 。 この問題に関する以前の出版物の議論では、ほとんどの参加者が次の見解を擁護しました。すべての着信情報を保存でき、いつでも役立つことができます。 このアプローチは大規模な組織全体でどの程度合理的ですか。 安くて効率的なもの：保存可能なすべてを保存する-または情報を正しく管理し、不要なものをすべて適時に削除する IBMのECMスペシャリストであるGeorge Parapadakisのブログで 、このトピックに関する興味深い記事を見つけました。 私たちは読者の注意を引くために翻訳を提供します。
肥満は、人体に脂肪が蓄積すると健康が全般的に悪化する病気です。
情報の肥満は、 情報の過剰な蓄積が業務の効率に悪影響を及ぼし、予算の大幅な削減につながり、法律の変更や問題に対する反応を遅くする組織の状況です。
始める前に、私は肥満の人々に謝罪したい。 私は彼らを笑い、彼らがどのように苦しんでいるかを完全に理解するつもりはありません。 私の友人の一人は、肥満によって引き起こされた心臓発作で亡くなりました。
最近、同僚と情報ライフサイクル管理の問題について話している間、私はいくつかの組織が情報肥満であると言いました。 それは即興の発言に過ぎませんでしたが、私たちが議論していた状況を説明するのは非常に得意でした。 この問題について考えれば考えるほど、言葉遣いの正確さと意味を理解します。
肥満は先天性ではありませんが、後天性です。 より具体的には、買収。 即座にではなく、一生を通じて獲得しました。 治療が適時に開始されない場合、病気は次のスキームに従って発症します：体重増加-過剰体重の出現-体の悪化-死。 しかし、多くの人々は、太りすぎの問題に注意を払うには遅すぎます。 彼らはあらゆる方法で問題を否定し、正当化し、笑いながら...原則として、すでに何かをするのが遅すぎるときを考えています。
2010年から2020年までのIDCコンサルティング会社の調査で示された予測によると、情報の増加は50倍に増加するはずです。 そのようなペースで体重が増加した場合、10年以上で3トン半になります。 クライアントとの仕事の経験から、彼らの組織では、情報の合計量が平均で年間35〜40％増加することがわかっています。
はい、私たちは皆、情報を電子的に保存するのが大好きで、十分な情報を得ることができません！
新しいファイル、巨大なプレゼンテーションを作成し、電子メールで集中的に対応します（それぞれに複数のメールボックスがあります）。 さまざまな通信チャネルを介して顧客と通信し、ソーシャルネットワーク上でアカウントとグループを作成し、さまざまなモバイルデバイスを積極的に使用しています。 私たちは、フォーラム、ブログ、およびツイッターに書き込みます。 利用可能な変数データを分析し、新しいデータを作成します。 十分な情報がない場合は、競合他社の情報を分析できます。 電気メーター、GPSナビゲーター、携帯電話-これらすべてのデバイスがデータを収集して分析します。 また、自宅のコンピューター、ラップトップ、タブレットもあります。 短い休暇の場合、数百、または数千ものデジタル写真を簡単に反転できます。 そして、過去5年間で、情報量の爆発的な増加を目の当たりにしました。
医学の類推を発展させて、私たちは注意します：私たちは情報への欲求の増加を経験します。 肥満の患者が過剰に体重を増やしているように、過剰な情報を蓄積します。 多くの場合、情報が必要になる理由を考えずに情報を保存します。 情報肥満の場合、体重を減らすことはできません。情報がどこから来たのか、なぜ必要なのかわからない場合、どのように情報を取り除くのでしょうか？ 突然不必要な情報が出てきた場合、私たちは常にもっと重要なことをしなければなりません。 大量の情報が蓄積されると、「ストレージは安価です。 新しいストレージ機器を購入しましょう！」そして、この見解は非常に一般的です。 別の最近の調査では、本当に衝撃的な結果が示されています。回答者の78％（！）は、別のサーバーを購入するだけで十分であると答えています。データの増加の問題は解決されます。
そして今、注意、感覚：ストレージはそれほど安くはありません！ 信頼性の高いストレージを作成し、それをデータセンターに配置し、電気とエアコンの料金を払えば、それほど安くはありません。 はい、ストレージコストは毎年20％減少しますが、情報量も毎年40％増加します。 あなたはこれまで以上に費やします-単純な算術演算！
多くの組織は、このような問題に遭遇したことを否定しています。 「現在どのくらいの情報を持っていますか、年間成長率はいくらですか？」という質問に対して、彼らは通常、「わからない、考えたことすらありません」と答えます。 興味深いが、どうやって彼らは新しいストレージ容量を獲得するのか？
幸いなことに、多くの大規模な組織（銀行、製薬会社、エネルギー会社など）は、何が何であるかをすでに理解し始めています。 情報の年間成長率は40％であり、20ペタバイトのストレージ施設の購入と保守には多額の費用がかかります。 現在の経済状況では、IT予算が削減されると、CFOに必要な資金を割り当てるように頼むことは簡単ではないでしょう。 このような組織は、情報肥満を診断できるようになりました。 現在の情報成長率では、数年後には高度な情報肥満について話すことが可能になるでしょう。
情報肥満には多くの副作用があります。 たとえ財政問題を解決できたとしても、組織は依然として深刻なリスクにさらされます。
まず、過剰な情報はビジネスに深刻な脅威をもたらします。 未使用および不要な情報が大量にあるため、組織内の情報の流れは遅くなります。 時代遅れの古い情報に基づいて、間違った決定を下すことができます。 情報の蓄積により、ビジネスプロセスの最適化、マーケティングの改善、サービスの品質の改善、顧客とのコミュニケーションのデバッグができなくなります。 さらに、余分な情報を保存することで、より有用なアプリケーションが見つかる可能性があります。
第二に、情報の過剰は法的性質の多くの問題を引き起こす。 電子形式の組織のすべての情報は、訴訟で使用できます。 組織の法務部は、法的に関連するすべての情報の記録を保持する必要があります。 情報が多すぎる場合、この状況での唯一の解決策は、すべての情報を保存し、その情報へのアクセスを制御し、特定の保護対策を講じることです。 それは非効率的であり、多くの時間とお金がかかります。 必要な証拠を突然裁判所に提出する必要がある場合、本当に必要なものを見つけるまでに多くの時間を費やす必要があります。
第三に、冗長な情報は、規範と標準への準拠を保証する問題を引き起こします（コンプライアンス ）。 さまざまな規制文書により、記録のステータスを含むすべての資料は、厳密に限られた期間保管することが推奨されています。 保管期間の満了後にドキュメントを処理する方法についての要件もあります。 彼らの仕事の記録管理の専門家は、さまざまな当局から来て、時には数十万および数百万の記録に関係する膨大な数の要件を考慮する必要があります。 組織に組織化されていないコンテンツが多すぎると、分類やストレージスケジュールの作成などを行うことができなくなります。標準への準拠を監査することは非常に困難なタスクとなり、多くの時間を消費します。 さらに、組織の内部および業界標準への違反は、財務および評判の損失にもつながります。
データの急増を止めることはできませんし、止めたくありません。
今日のすべての特徴的な傾向（顧客との個人的なやり取り、ソーシャルメディア、オンライントレーニング、マルチメディアマーケティング）は、情報数の急激な増加を示唆しています。 これらすべての進歩的な革新を巧みに利用しなければ、組織の競争力は低下します。
したがって、消費される情報の量を減らすことは機能しません。 情報肥満に対処する方法は？
ここでは、2つのアプローチを区別できます。 最初は対症療法です。 医学的な類推を続けると、このアプローチは一種の脂肪吸引と見なすことができます。
- もちろん、 重複排除は、同じドキュメントの複数のコピーを識別するのに役立ちます。 すべてのドキュメントストレージ（ECMシステム、レコード管理、パーソナルコンピューターのハードドライブ、メールサーバーなど）に適用できると効果的です。 実際には、状況は異なって見えます。通常、重複排除は2つまたは3つのソースに影響し、ファイルに適用されますが、構造化データには適用されません。
- アーカイブおよび構造化ストレージ 。 アーカイブされたデータを保存する方法を選択する有能なアプローチは、コストを大幅に削減できます。 高価なハードウェアにすべてを保存する必要はまったくありません。 組織のデータのほとんどは、安価な機器に保存できます。 そして、このデータの復元が即座に行われないことはそれほど重要ではありませんが、数時間または数日もかかります。 しかし、この情報またはその情報を保存する場所を正確に決定する方法は？ ほとんどの組織は、保存されているデータの重要性と関連性に関係なく、重要な情報システムに高価で信頼性の高いストレージを使用しています。 同時に、構造化ストレージの概念は、膨大な数の組織ファイルを保存するネットワークドライブにはほとんど適用できません。
- 圧縮 通常、すべてのストレージシステムは高度なアルゴリズムを使用してディスク領域を削減します。これにより、格納中のデータが圧縮され、抽出中に解凍されます。 それらは通常非常に高価であり、ハードウェアリソースを要求します。
もちろん、これらの手順はすべて一定の効果をもたらしますが、非常に重要ではありません。 もちろん、コストをある程度削減することはできますが、情報の増加率を減らすことはできません。
これらの手順の助けを借りて、情報肥満から生じる法的問題を解決することは不可能です。 情報の保存を手動で管理すると同時に、すべての法律、業界、および内部標準へのコンプライアンスを確保することは非常に困難です。
2番目のアプローチは、症状をなくすことではなく、病気を治療することを目的としています。
情報肥満を治すためには、組織内の情報代謝のプロセス、すなわち情報がどのように消費されるか、どのように消化されるか（つまり、この情報からどのような価値ある意味が抽出されるか）、情報の無駄がどのように処理されるかを考慮する必要があります。
答える必要がある重要な質問は、「利用可能な情報を実際にどれだけ保存する必要があるか」です。顧客との会話から、次の結論に達しました。組織内に保存される情報の70％が古くなっています。 （もちろん、組織が異なれば数字は異なりますが、70％/ 30％の比率は、彼らが言うように、病院の平均気温です）。
ただし、問題は、組織内の誰もがこれらの不要な古い情報の70％を割り当てることができないことです。 陳腐化と無用の基準を定式化するのは非常に難しい場合があります。
この問題を解決するには、より根本的で現実的なアプローチが必要です。
情報肥満の治療は、次の原則に基づいている必要があります。
組織が実際に保存する必要があるすべての利用可能な情報の30％を割り当てることができる場合にのみ、残りの70％を削除できます。
そのようなレベルの情報代謝を維持するために適切な手段が取られれば、膨大なリソースを解放し、それらを異なる方向に向けることが可能になります。
すべてのストレージスケジュールへの準拠を監視し、情報の代謝を調整し、情報のゴミをタイムリーに廃棄できるようにする情報のライフサイクルを管理するためのポリシーが必要です。 ほとんどの組織はこれをまったく行いません。
すべてがシンプルに思えます。 しかし、保存する必要のある情報の30％を識別するポリシーを作成するにはどうすればよいでしょうか？
調査によると、組織が一定期間情報を保存する必要がある理由は3つあります。
- 規制上の義務（それらの実装は記録管理の専門家によって監視されています）
- 法的義務（それらの実装は法務部門によって監視されます）
- ビジネス上の重要性（ビジネス上の重要性の検証は、組織の各部門によって実施されます）
したがって、上記の3つのユニットは情報代謝の速度に関与します。 しかし同時に、これらすべてのユニットは実質的に相互に連絡がなく、異なる言語を話し、ITとのコミュニケーションを構築できる基盤となる共通のポリシーと制御手順を持ちません。
弁護士は、法的関連性について情報を評価します。 レコード管理の専門家が分類法を開発し、タイミングと保管スケジュールを決定します。 また、他のユニットにはもっと重要なことがあり、期限の遵守や立法基準の遵守を監視することを特に望んでいません。 しかし、彼らは本当に重要な情報が常に利用可能であることを本当に必要としているので、それに基づいて決定を下すことができ、それはクライアントと協力するのに役立つことができます。
また、デジタル情報の保護と削除を担当するのは誰ですか？ 上記のすべての部門の活動にまったく関係のない活動を行うIT部門。
情報ライフサイクル管理は、統一されたポリシーに基づいている必要があります。 レコードマネージャーが受け入れられたスケジュールに従ってドキュメントを保存および削除する共通のリポジトリがあります。 弁護士は、文書の法的重要性を考慮して保管スケジュールを調整します。 他の部門の代表者は、リポジトリに保存されている情報を使用して、新しい情報を作成します。 そして、すべて同時にIT部門とやり取りします。
情報代謝を支配する一般原則が開発されたら、情報を物理的に管理するすべてのメカニズムにそれらを適用する必要があります。 すべてのリポジトリ、レコード管理システムなどに関連する単一のポリシーを適用することで、データの増加を追跡し、不要な情報から組織のリソースをタイムリーにクリーンアップできます。
おわりに
情報肥満を迅速に治すことはほとんど不可能です。 回復は、ライフスタイルに根本的な変化が生じた場合にのみ可能です。 すべてが完全に解決可能かつ達成可能です。 組織は、組織のさまざまな部門間の関係を確立できる情報管理モデルを開発する必要があります。 ビジネスユニットは、情報の価値を評価し、ITプロフェッショナルが理解できる言語で記述します。 弁護士は、組織内に存在する情報、組織の作成単位、使用目的、その知識に基づいて法的および証拠的価値を追跡します。 品質部門の従業員は、レコード管理の専門家とともに、統一されたストレージスケジュールを作成します。 これらのすべてのポリシーが組織で利用可能なすべてのデータソースに適用されると、本当に保存する必要がある情報と、同情せずに残すことができる情報とを明確に分離することが可能になります。