翻訳者から。 不要な情報を保存する問題に専念した以前の出版物は 、読者の間で非常に活発な議論を引き起こしました。 ポストへの投票の結果（14対賛成および12対反対）は、聴衆が2つの反対側の陣営に分割されたことを示しています。 情報を電子的に保存する方がはるかに優れていて安全であると主張する人もいます。 その他-電子文書については、特定の保管期間も設定する必要があります。その後、文書の価値を調べた後、保管期間を破棄することができます。 それらも他も、それぞれ独自の方法で正しい。
実際、組織のアーカイブについて話している場合、貴重な情報の損失は深刻な時間と経済的コストを伴う可能性があります。 企業および組織の文書の保管期間は、外部（たとえば、立法）および内部の企業規範の両方によって規制されています。 さらに、情報の価値と重要性の基準について言及している規範文書はありません。 何らかの理由で価値があると考えられるドキュメントは、定められた期限を超えて一部の組織に保存される可能性があります。
アーカイブストレージの既存の規範とルールのほとんどは、紙の文書の下で「シャープ」になっています。 多くの場合、デジタル時代の現実に大きく左右されます。 たとえば、わが国では、組織の従業員の個人ファイルに関連する文書を75年間保管する必要があります。 ただし、この要件は電子文書に適していると考えられますか？ 75年の間に、メディアとフォーマットは必然的に陳腐化するでしょう（これはかなり複雑なトピックであり、個別の議論に値します）。また、貴重な情報の損失につながる可能性があります。 この問題を解決するには？
私たちはすでにこの問題に何度も直面しており、ドキュメントの産業スキャンに従事しています。 平均的なプロジェクトのボリューム（スキャナーからの「生の」ファイルを含む）は、数百ギガバイト、場合によってはテラバイトです。 プロジェクトが完了し、完了証明書に署名すると、このデータを削除するすべての権利があります。絶対に正しいことです。すべての契約条件が期限切れになった場合、保存する必要はありません。 しかし、スキャンされた素材でディスクを紛失したクライアントが、ファイルを再度提供するように依頼することがよくあります。 同様の状況に何度も直面して、私たちは、各プロジェクトのすべての資料を、その完成日から1年間保存することを決定しました。
別の例は、外国の経済活動に従事するほぼすべての企業に関連しています。 外国為替取引に関する会計および報告のフォームの提出の確立された期限の違反は、行政違反のケースの開始を伴い、金融市場監督のための連邦サービスによって考慮されます。 違反があなたの会社のせいではないことを確認する事実の1つは、相手方との電子メールを含む通信です。 管理違反の日から1年以内に人が管理責任を問われる可能性があることを考慮すると、すべての企業メールを少なくとも1年間保持する必要があります。
当然、法律はしばしば情報技術の発展に追いついておらず、企業の活動はビジネスの現実と実用的な論理に導かれなければなりません。
DoculabsのスペシャリストであるRich Medinaによる、レコード管理の分野におけるポリシーと手順の開発の問題に関する記事の翻訳に注目してください。 この出版物が以前の議論ですでに提起された問題を明確にし、読者が電子文書の保存を整理する際に自分の経験を共有することを願っています。
レコード管理システムの実装は、組織および方法論の作業、特にポリシーと手順の作成に常に関連付けられています。 そのような作業がなければ、ECMシステムの効果的な使用について話すことはほとんど不可能です。 よく開発されたポリシーと手順のシステムを使用します。 ECMシステムは、予算が不足していても非常にうまく機能します。
問題は何ですか？
ほとんどの場合、組織の従業員はポリシーと手順を厳守することに何の抵抗もありませんが、その過程で次の問題に直面する必要があります。
- ポリシーと手順の問題への十分な注意（電子記録の使用が重要な役割を果たす分野を含む）
- ポリシーと手順に関するコミュニケーションの欠如
- ほとんどの場合、上記の2つの理由によるポリシーと手順に関する従業員の理解の欠如
- 紙に書かれた規則が実際には従えない状況
問題を解決する方法は？
1.ポリシーと手順のシステムが作成されている目標の階層を明確にします。 多くの組織は、記録管理システムのビジネス活動と関連するポリシーとの実際の関連性についての理解不足に直面しています。 この結果、目標の明確なビジョンがなくなり、その結果、対立する状況につながる可能性があります。 明確に定式化された目標がないと、生産性が大幅に低下するだけでなく、追加の財務コストが発生する可能性があります。 目標を設定するときは、優先順位を付ける必要があります。最も重要な主要な目標から始める必要があります。 私たちの意見では、レコード管理の主な目標は次のとおりです。
- 保存されたドキュメントが法的基準に準拠していることを確認する
- ドキュメントを既存の要件に合わせるための財務コストを削減する
- 組織の使命の記録管理戦略とポリシーへのコンプライアンスを確保する。
新しいイニシアチブの迅速な実施を促進する - 組織の有効性を高める
2.サブジェクト領域を明確に定義します 。 組織で利用可能なすべての情報は、3つの部分に分けることができます。
- すべての情報
- 現在作業中の情報
- ステータス情報を記録する
レコード管理システムを導入する重要な目標の1つは、組織のすべての情報を明確に分類する機能を提供することです。 実際には、利用可能な情報を分類する組織はごくわずかです。
分類の問題に対する可能なアプローチの1つは、重要性、リスク、および管理能力の観点からの情報の評価です。 これらの3つのパラメーターすべてに関して、非常に価値のある情報があります。これらは、原則として、組織の最も重要な文書です。 レコード管理の観点から見ると、それらを操作しても問題は発生しません。 これらの3つのパラメーターの観点から見ると、他のドキュメントの重要性は非常に低く、企業サーバー、職場のコンピューターのハードドライブ、および電子メールボックスには、こうしたドキュメントが詰まっていることがよくあります。 リスクの観点から見た組織の情報資産の大部分は、関連性、リスク、管理能力の観点からは不確実な価値があります。 メイン配列からのドキュメントが多すぎると、レコードのカテゴリに転送できません。 組織の情報資産が関連性とリスクの程度によってランク付けされると、適切なポリシーと手順の開発が大幅に簡素化されます。
記録のステータスを持つドキュメントのみに企業情報の理解と情報を狭めすぎないようにしてください。
同時に、広範にわたる理解を固守し、レコードのステータスを各ドキュメントに割り当てるべきではありません。 別のよくある間違いは、同じアプローチを異なるドキュメント（異なるステータス、コンテンツ、構造など）に適用することです
有能な立場は極端に傾くことではなく、利用可能なすべての情報を適切に評価し、ランク付けすることです。 次の種類のドキュメントを区別できます。
- 現在レコードのステータスを持ち、組織のECMシステムに入力されているドキュメント
- 記録のステータスを受け取っていないが、同時に価値の高いドキュメント（企業のECMシステムに入力し、ステータスを確認する必要がある）
- レコードステータスはないが、ECMシステムを使用して管理されているドキュメント
- 特別なソフトウェア（CADプログラムなど）を使用して実行される記録、保存、処理のステータスを持たないドキュメント
- 企業のハードドライブに保存されているドキュメント。 原則として、特別な値はありません。
3.明確で論理的な構造を持つポリシーと手順を開発します 。 レコード管理ポリシーは、レコード管理の目的および組織全体の目的と一致している必要があります。 方針が主に目標の達成に貢献することが必要です。 次に、政治家は、どの特定の行動が取られるかに応じて手順に関連付けられます。 決定手順の実装は、そのポリシーの順守を構成します。