翻訳者から 。 自分のホームフォトアーカイブにどのくらいの頻度でアクセスしますか？ もちろん、あなたは定期的にあなたの人生の最新の出来事を示す最新の写真を見ます。 また、友人に電子メールで送信し、ブログやソーシャルネットワークに投稿します。しかし、1か月が経過すると、イベントの思い出は消去され、写真は以前の重要性を失います。 同じ写真を1年後に見ると、これがいつ、なぜ撮影されたかをまったく覚えていないかもしれません。 写真アーカイブが大きくなると、かなり合理的なアイデアが思い浮かびます。本当に重要なイベント（結婚式や論文の防衛など）を反映し、時々対処する写真だけを残すことです。しかし、時間が経過するほど、実行可能性は低くなります。そんな計画になります。 物理的にあまりにも多くの写真を表示して、残すものと削除するものを決定することはできません。 したがって、この状況では、最も単純な決定を下す可能性があります。より大きなハードドライブを購入し、写真アーカイブをそこに転送します。 ただし、ほとんどの写真はまだ適用されません。
上記の例は、ドキュメントにアクセスする頻度が時間とともに減少することを示しています。 ここで、これはホームフォトアーカイブに関するものではなく、企業または組織の膨大な数のドキュメントに関するものであると想像してください。 構造化文書ストレージの場合、組織は特別なソフトウェアである電子アーカイブシステム（SEA）を実装しています。 MoReq標準で既に一般に受け入れられ、修正された定義に従って、SEAは主にビジネス関連のドキュメントを保存することを目的としています。 ただし、そのようなシステムは、関連性を失ったドキュメントを保存することがよくあります（たとえば、長年にわたって関連性がなくなった電子商取引の問題に関する会議でのスピーチのビデオ録画、または法的強制力の命令と長い期限切れの指示を失った） 。
独自の電子アーカイブシステムを開発および実装する場合、圧倒的多数の場合、組織内のデジタル化された資料の価値に関する専門家の検討の問題に注意が払われないという事実にしばしば遭遇します。 その結果、すべてがシステムに無差別に連続して入力されます。 余分なドキュメントを入力して保存すると、常に追加の時間と費用がかかります。
文書へのアクセス頻度の避けられない減少を考慮して、記録を管理するアプローチを構築する方法は？ 現在の時代に特徴的な情報の陳腐化率を考慮して、アーカイブストレージのポリシーを作成する方法は？
このトピックに関する考察は、バンクオブアメリカレコードマネジメントスペシャリストのスーザングッドマン（米国）の記事に掲載されています。
気づいているかどうかにかかわらず、組織は長年にわたって有効期限が切れたテラバイトの不要な情報を保持しています。 もちろん、古い情報は役に立つかもしれない人に転送することができます-しかし、あなたはそれの部分的な処分について考えることもできます。 もちろん、データの保存は多くの伝統的で信頼できる方法のようです。 ただし、多くの場合、これはそうではありません。
「永続的なストレージ」の過剰コストのトピックは、多くの出版物で取り上げられています。 問題の財務面に対処する前に、アーカイブ資料を長期間保管している理由を見つけようとします。
後で行います。
レコードの管理が優先事項であるケースに何回対処しなければなりませんでしたか？ 正直に答えてください。 多くの場合、プロジェクトの議論で、誰かがレコードの一部を削除する必要があると言うでしょう。 これらの提案には合理的な意見がありますが、後まで延期する必要があります。組織ははるかに重要なタスクに直面しています。
クリダーの法則
Kriderの法の下では、情報の単位を保存するコストは毎年半分になります。 追加のディスク容量を購入する方が安い場合、なぜレコード管理ポリシーを作成しますか？
より安全
既存のコンテンツをクリーンアップしようとすると、さまざまなリスクが伴います。 コンテンツが削除され、その後再び必要になった場合はどうなりますか？ 永久に保管し、触らない方が良いです。
暴かれた神話
上記の説明はすべて、当然のことと思われますが、受け入れられません。
後で延期することはオプションではありません。 後で保留になるコンテンツに戻る人はほとんどいないでしょう。
メガバイトの情報を保存するコストは低下していますが、不要な情報を保持する実際のコストは増大しています。 既存の研究では、総保管コストは機器のコストの5〜8倍になることが示されています。 さらに、不要なデータを保存するには、古いアプリケーションに定期的にアクセスする必要があります。古い形式のファイルを他にどのように開くことができますか？ 冗長インフラストラクチャの意識なしでは、冗長データの保存は不可能です。 古いアプリケーションは常に新しいハードウェアで実行できるとは限らないため、古いハードウェアを維持する必要がある場合があります。 これにはすべて、他の目的に使用できる多額の経済的費用が必要です。
多くの人は、すべての有効期限後にデータを保存する方が安全だと言います。 しかし、ほとんどの場合、これはそうではありません。 古いデータは簡単に機能しません。 たとえば、セマンティックな価値が失われる可能性があります。つまり、それらが関連していたコンテキストは存在しなくなります。
今日から春の大掃除を始めましょう
冗長な情報の問題を正常に解決するには、次の規則に従うことをお勧めします。
- 明確な記録管理戦略を策定する
- レコードを管理するための戦略とアプローチを開発するときは、組織の詳細を考慮してください。
- これらの戦略とアプローチが、他のすべての計画とプロジェクトと一貫していることを確認してください。
- 記録保持計画を作成し、それに従って企業情報を維持することを主張する
- 情報の保存、整理、削除の問題に責任を持ってアプローチする
- 古い情報を削除するときは、不要なアプリケーションと不要なインフラストラクチャを削除してください
- データが収集および保存された目的のコンテキストでデータの重要性を評価します。
20年前、情報技術の導入には費用がかかりました。 今日、利益を増やすために情報技術を使用する必要があります。 これを行うには、データストレージの問題に対する適切なアプローチを開発する必要があります。 そうでなければ、不必要な保管に多くの時間とお金を投資する必要があります。 結果として、ポジティブなシフトは発生しません。