翻訳者から 。 ECMシステムの選択は非常に困難です。 さまざまなソフトウェアソリューションについて説明し、比較している出版物は数多くありますが、公平な分析を構成する広告資料を欠いているものはほとんどありません。 本日は、ニューヨーク州立公文書館の従業員であるナンシー・グラハム・モーランドが執筆した記事の翻訳を読者に提供したいと思います。 著者は基本的に公平な立場を取ります。テキストには特定のソフトウェア製品の名前も記載されていません。 もちろん、この記事で表明されている考慮事項は、主に議論の余地があります。 しかし同時に、専門家のドキュメントスペシャリストである著者は、一般ユーザーの目でECMシステムを選択する問題を検討し、技術専門家がしばしば注意を払わない多くのポイントを指摘します。
このテキストを公開することにより、読者に次の質問について議論してもらいたいと思います。電子文書を扱うためのソフトウェアにはどのような機能が含まれるべきですか？ 使用しているEDMS / SEAに欠けている機能は何だと思いますか？
現在、アーカイブシステムの選択の技術的側面に関する記事を執筆中です。 近日中にブログで公開されます。 お楽しみに。
はじめに
レコード管理システムは、組織のレコードを整理および制御するために設計されたソフトウェアソリューションです。 このようなプログラムにはかなり幅広い機能があり、あらゆる形式の記録を扱うことができます。 ただし、レコードを管理するための特定のソフトウェアソリューションの評価と選択は、いくつかの要因に依存します。 すべての潜在的なユーザーに適したシステムはありません。 さらに、システムを選択するときは、組織の詳細、つまり解決するタスクのサイズ、性質、複雑さを考慮する必要があります。 システムを取得する前に、システムが使用される理由と方法を明確にする必要があります。
この出版物の目的は、読者が組織のソフトウェアソリューションを選択するのを支援することです。 適切な選択により、労働生産性を大幅に向上させ、組織の外部および内部コミュニケーションをより効率的に構築できます。 ただし、特定のソフトウェア製品を推奨するという目標は設定していません。 特定の製品の選択と評価において信頼できる一般的な方法論的性質の多くの考慮事項を表明したいだけです。
予備分析
まず、次の質問に答えてみてください：毎日の練習で最も頻繁にどのタイプのレコーディングを扱っていますか。 繰り返しますが、組織内でのレコードの作成と保存が実行される規則に注意してください。 特定のソリューションの選択は、これらすべての状況に大きく依存します。
ソフトウェア要件の策定
記録管理システムを選択するときは、このシステムが解決すべきタスクと実行する機能を決定します。 さらに、システムが満たさなければならないパフォーマンス基準を策定してください。
レコード管理機能
レコード管理システムには通常、次の機能が含まれます。
- 記録の破壊（記録が電子形式で破壊され、回復が不可能になる）
- 要求処理（レコードまたは一連のレコードの要求の受信と実行）
- ファイル管理（ストレージ、取得、更新）
- 文書管理（電子記録の作成、使用、サポート）
一般的な要件
レコード管理システムは、多くの一般的な要件も満たしている必要があります。 これらには以下が含まれます。
- ヘルプと詳細なヘルプ（参考情報であると同時に、簡単な言語のユーザーマニュアルで記述されています。明確なエラーメッセージ、ベンダーからのサポートとトレーニング）。
- メニューとコマンド（明確で論理的に整理されている必要があります）;
- 速度と精度（データのロード/抽出は高速でなければなりません）;
- 標準レポートの生成（システムはレポートを迅速に生成して印刷する必要があります）
- 使いやすさ（システムは使いやすいはずです。ユーザーはインストールの日に直接作業を開始できることが望ましいです）。
- カスタマイズ（特定の組織の作業の詳細に合わせてシステムを「調整」する機能）
- ライフサイクル全体（作成からアクティブな使用からアーカイブストレージへの転送まで）でレコードを操作する機能。
- 任意の形式の録音を管理する機能（システムは、テキスト、グラフィック、サウンドなど、さまざまな形式の録音を操作できるようにする必要があります）。
- 全文検索（システムには全文検索機能と、キーワード/属性による検索機能が必要です）
- セキュリティおよびアクセスレベルの管理（システムは、レコード/一連のレコードへのアクセスを区別できるようにする必要があります）
- レコードの移動を追跡する機能（必要に応じて、システムはユーザー間のレコードの移動を追跡できるようにする必要があります）。
パフォーマンス基準
パフォーマンスの観点から、レコード管理システムは少なくとも次の基準を満たす必要があります。
- 組織で利用可能なハードウェア上で安定して動作する必要があります（そうでなければ、追加のコストは避けられません）。
- American Standard Encoding Table（ASCII）に従ってデータを保存する必要があります-これは、将来新しいシステムにデータを転送するために必要です
さらに、システムベンダーが技術サポートとスタッフトレーニングを提供することが望ましいです。
重要な問題
必要なレコード管理システムを明確に理解するには、次の質問に答えてください。
どのレコードを最も頻繁に使用する必要がありますか？
システムを使用して作業するレコードのタイプと、その助けを借りて解決する予定の問題を明確に理解する必要があります。
問題を解決するのに役立つ特定のソフトウェアは何ですか？
多くの記録管理システムがあります。 これらのシステムにはすべて、さまざまな機能が含まれています。 必要な機能を明確に理解する必要があります。
他の組織で使用されているソフトウェアソリューションは何ですか？
他の組織に連絡して、使用しているレコード管理システムとその理由を確認してください。 これは、必要なものを理解するのに役立ちます。
ユーザーガイドは明確に書かれていますか？
特定のソフトウェアを購入する前に、そのドキュメントを読んでください。 ユーザーマニュアルには、システムを操作する際のすべてのニュアンス、考えられる問題とそれらを解決する方法、および連絡先の詳細を詳細に記載する必要があります。
システムはシンプルですか？
システムはシンプルでなければなりません。 ベンダーはしばしば、システムはあなたがやりたいことを何でもできると言います-しかし、システムが本当に必要とするよりもはるかに多くの能力を持っていることがしばしば起こります。 決して使用しない機能に対して十分な金額を支払う可能性があります。
システムは必要なことを実行できますか？
必要な機能のリストを作成し、システムに購入予定の機能が含まれているかどうかを確認します。
設計と使いやすさの観点からシステムの評価とは何ですか？
システムインターフェイスはどのように機能しますか？ ユーザーはグラフィックとテキストのラベルを理解していますか？ インターフェイスが直感的であることが非常に望ましい。
トレーニング資料はありますか？
トレーニング資料は、プログラムを使用して実行される操作の段階的な説明です。 それらは明確な論理構造を持たなければならず、またシンプルで理解可能な言語で書かれていなければなりません。
プログラムの操作中にエラーが発生した場合、対応するメッセージが画面に表示されますか？
間違ったキーを押したり、サポートされていないシステム形式でデータを入力したりしているかどうかにかかわらず、誤ったアクションまたは違法なアクションを実行するたびにエラーメッセージが表示されます。 エラーメッセージは有益でわかりやすいものでなければなりません。 問題の可能な解決策に関する情報が含まれていることが非常に望ましい。
プログラムメニューはどのように構成されていますか？
メニューはシンプルでわかりやすく、明確で論理的な構造である必要があります。 最も頻繁に繰り返される操作も、コンテキストメニュー/ホットキーを使用して開始することが望ましいです。
システムの速度はどれくらいですか？
録画管理システムが通常の速度で機器で実行され、「フリーズ」しないことを確認してください。
システムでのデータ入力はどのように編成されていますか？
システムデバイスは、不要なデータ入力を排除する必要があります。 各データ項目は一度だけシステムに入力する必要があります-それを使用した以降のすべての作業は自動的に実行されます。
システム内でグローバルデータが変更される可能性はありますか？
すべての変更は、1つまたは2つの簡単な操作で行う必要があります。 たとえば、あるドキュメントで組織単位の名前を変更した場合、このユニットに関連するすべてのドキュメントで古い名前が新しい名前に自動的に置き換えられます。
ファイルを切り替えるのは簡単ですか？
ユーザーは、追加の操作を実行せずに、システムに保存されているコンテンツの要素を自由に切り替えられる必要があります（インターネットブラウザーで開いているウィンドウを切り替えるのと同じです）。
システムには、情報をバックアップおよび復元する手順がありますか？
システムには、削除から情報を保護する一連の機能が含まれている必要があります。
特定の組織の特定の要件に合わせてシステムを調整できますか？
前述のように、レコードを管理するための普遍的なソリューションはありません。 システムを選択するとき、作業のシステムに合わせて調整する可能性を分析します（追加モジュールの接続、他のソフトウェアとの統合など）。