今日の特徴的な傾向の1つは、電子文書管理と文書の電子保管への移行です。 多くの組織は、ECMシステムの選択と実装の問題に直面しています。 現在の状況では、正しい選択をすることは非常に困難です。 ロシア語でのECM問題に関する実質的な分析出版物は実質的に存在しません。 利用可能な出版物の大部分は、分析のヒントなしの広告です。 もちろん、インターネット上には外国語の資料がたくさんあります。 しかし、ここでもう1つ困難が生じます。ECM分野のほとんどの用語には、ロシア語と完全に一致する用語がなく、それらの翻訳オプションに関するコンセンサスはまだありません。 一般的な用語の欠如は、さまざまな憶測やマーケティングの秘toにのみ貢献しています。
上記のすべてのポイントは、ブログでECMの問題に関する記事を公開し、読者からフィードバックを受け取り始めたときに、さらに明白になりました。
この状況の複雑さを認識して、特別な一連の記事を準備することにしました。これは、一種のECM教育プログラムです。 また、ECMの問題について話す前に、基本概念を明確にする必要があります。
用語の問題
頭字語ECMは、エンタープライズコンテンツ管理の略です（ロシア語では「企業コンテンツ管理」と呼ばれます）。 管理協会によって定義されています。 情報と画像（AIIM）、ECMは「組織のビジネスプロセスに関連するコンテンツとドキュメントをキャプチャ、整理、保存、検索するために設計された一連のアプローチ、方法、ツール」です。 次のECMセクションを強調するのが習慣です。
- ドキュメント管理（ドキュメント管理）-ビジネスドキュメントのエクスポート/インポート、バージョン管理、セキュリティ。
- ドキュメントイメージング管理-紙のドキュメントをキャプチャして、電子形式に変換します。
- レコード管理-長期アーカイブストレージ、ストレージ標準とポリシーの開発、法律および業界標準へのコンプライアンスの確保
- 電子メール管理（電子メール管理）-組織が電子メールで受信した情報の体系化と保存。
- ソーシャルメディアの管理（ソーシャルメディア管理、SMM）-ソーシャルネットワークを介して外部環境と対話するプロセスで組織に入る情報の管理
- Webコンテンツ管理-企業Webポータルのサポート、動的コンテンツの管理、ユーザーインタラクション。
- マルチメディアコンテンツ管理（DAM）-グラフィックのストレージとシステム化。 オーディオおよびビデオ素材。
- ワークフロー管理-ビジネスプロセスのサポート、ルートに沿ったコンテンツ配信、作業タスクと条件の割り当て。
- 上記の操作を実行するように設計されたソフトウェアは、一般にECMシステムと呼ばれます。 ドイツの研究者Ulrich Kampfmeier は、ECMシステムの5つの必須コンポーネントを特定しています 。
- キャプチャ（英語キャプチャ）-「紙」からのドキュメントの翻訳-電子形式。
- 文書管理、記録および保管管理;
情報の配布とルーティング。
長期保存（つまり、情報へのアクセスの安全性と継続性を確保する）。
分析では、ECMシステムの最も一般的な機能は、第一にドキュメント管理であり、第二に安全で体系的なストレージであることが示されています。 これらの機能は、ドキュメント管理システム（英語のドキュメント管理システム）とレコード管理システム（英語のERMS、電子記録管理システム）の2つのクラスのECM製品に対応しています。 ロシアでは、「電子文書管理システム」と「電子アーカイブシステム」という他の用語を使用するのが慣例です。 2種類のプログラムの違いは何ですか？ この質問に答えるために、「文書」（文書）と「記録」（記録）という概念の内容を明確にします。
文書と記録
ECMと文書管理に関する外国の出版物では、文書と記録の区別が基本的なものの1つです。 同時に、ロシア語の翻訳では、この区別はしばしば無視されます。 ほとんどの場合、英語の文書と記録は同じ単語「文書」で送信されるため、翻訳されたテキストの理解がさらに困難になる場合があります。 疑問が生じます：なぜ外国の作品の著者はこの区別をするのですか？
すべての問題を解決するには、文書と記録という2つの用語の使用の意味と特徴を明確にする必要があります。
まず、辞書を見てみましょう。 ロシア語の「文書」と英語の文書は、ラテン語の文書、サンプル、証拠、証拠に遡ります。 英語の単語の記録は、ラテン語の記録に戻ります-「記憶」。
Webster English Dictionaryでは、用語ドキュメントの意味は次のように説明されています：何かの根拠、証明、またはサポート（何かを正当化、証明、またはサポートするために使用される本物または公式のペーパー）に依存するオリジナルまたは公式のペーパー。
単語レコードは、このディクショナリで次の定義を取得します。過去のイベントを想起または関連させるもの（過去のイベントの記憶を呼び起こすもの、または何らかの形でこれらのイベントに関連するもの）。 同じ辞書記事のテキストにも単語レコードのそのような意味があることは興味深いです：何かまたは誰かに関する既知のまたは記録された事実のボディは、特に識別可能なパターンを形成することが多い特定の活動領域を参照します（既知または記録された一連の事実通常、特定の活動分野に関連し、特定の方法で体系化された誰かまたは誰か、および（データベースのように）情報の関連項目のコレクション（データベースのように関連する情報のセットのセット）として扱われます。全体と見なされます）。
単語レコードを使用する記述されたすべてのケースでは、1つの一般的なポイントを区別できます。それは過去のイベントの証拠を示すために使用されます。 このドキュメントは、過去の証拠としても使用できます。 しかし同時に、多くのドキュメントは、現在発生しているイベント、または将来発生するイベントの証拠として機能します。 現在および将来のイベントに関連付けられたドキュメントは変更される場合があります。 既に発生したイベントを証明する記録は、変更の対象にはなりません。 ISO 15489およびMoReq2規格では、「記録」の概念は次のように定義されています。証拠および情報として作成、受信、および維持される情報（証拠および情報として作成、受信、および維持される）組織または個人による、法的義務の遂行またはビジネスの取引において）
視覚的に、ドキュメント（ドキュメント）とレコード（レコード）の違いは、ドキュメントのライフサイクルの図に表示できます。
すべての承認とビザを受け取ると、ドキュメントは最終バージョンを取得し、記録になります。
一部の文書は、記録と見なすこともできます。たとえば、完了または支払いの受領などの行為です。
同時に、記録メディアは、従来の言葉の意味ではドキュメントではない情報メディアである可能性があります。たとえば、グラフィックイメージ、オーディオおよびビデオの記録など、展示会の写真、会議でのレポートのビデオおよび電子プレゼンテーション、ボイスレコーダーなどです。クライアントとの交渉。
ドキュメントとレコードの違いは、次の小さな表の形式で要約できます。
文書 記録 過去、現在、未来の出来事の確認として機能します 過去のイベントの確認として機能 変更可能 変更できません それは構造化された形をしています 構造化されたフォームがない場合があります。
実行された分析に基づいて、ドキュメントとレコードはさまざまなタイプのオブジェクトであり、それらを扱う作業は異なるアプローチに基づいている必要があると結論付けることができます。 したがって、各タイプのオブジェクトを操作するには、ドキュメント管理システムとレコード管理システムの専用ソフトウェアを使用して実行する必要があります。
電子文書管理と電子アーカイブ
ロシア語では、「レコード管理システム」という用語はまだ定着していません。 ロシア語のほとんどの出版物では、文書管理と記録管理の両方が「電子文書管理」という用語で示されています。 ただし、「ワークフロー」の概念そのものは、ドキュメントが絶えず変更されることを意味します。 電子文書管理システムとして位置付けられたソフトウェアは、文書を操作するためのすべての運用プロセスを自動化することを目的とする必要があります。
安全な構造化ストレージ用に設計されたソフトウェアを指定するために、ロシアでは「電子アーカイブ」という別の用語が広く使用されています。 わが国では、この用語は通常海外で使用される意味で使用されていません。英語の情報源では、アーカイブの概念は主に長期保存（長期保存）を意味します-技術の変化に関係なく、文書への継続的なアクセスを保証します。 私たちの場合、 「電子アーカイブ」の概念は、 レコード管理システムではなく匿名です 。 それにもかかわらず、電子文書管理システムとは異なり、電子アーカイブシステムでは主に他のものに重点が置かれています。ビジネスにとって重要な（つまり、組織の活動と記録として機能する）文書の保管の自動化です。 また、電子アーカイブシステムは、（電子文書管理システムと比較して）非常に多くの情報量で動作するように設計されており、検索と検索のためのツールがさらに開発されています。
上記の違いは、MoReq2標準に反映されています。
EDMS（英語EDMS） SEA（英語ERMS） 主に現在のドキュメントを操作するために設計されています 毎日の仕事のための資金が含まれる場合がありますが、主な重点はビジネス関連のドキュメントの保存です ドキュメントのさまざまなバージョンを操作するためのツールのシステムを含める ドキュメントの最終バージョンのみが保持され、変更されることはありません。 ドキュメントを削除することは可能です 少数の厳しく管理された状況を除き、ドキュメントの削除は許可されていません
ECMシステムの選択と車の選択には類似性があります。確かに車を使用して重い荷物を運ぶことはできますが、最終的には非常に非効率的で費用がかかります。 そして、なぜかさばる貨物を輸送するのに最適なトラックがあるのにこれをするのでしょうか？ 電子アーカイブシステムは、かなり狭いクラスのタスクに対して「シャープ」になっていますが、同時に、この狭い専門分野のおかげで、幅広い分野で応用されています。
上記のアプローチに基づいた独自の電子アーカイブシステムについて言えば、ECMシステムのクラスに属しますが、同時に電子文書管理システムではないことに注意してください。 EDS）タスクが使用されます。 オブジェクトの2つのクラスとシステムの2つの対応するクラスを明確に区別することにより、ECMの分野の多くの問題を新しい角度から検討することができます。 このようなレビューは、その後の出版物で実施されます。