現在、情報技術は多数あり、毎年さらに多くの情報技術があります。 それらは新しいものによって研究、開発、発明されています。 誰もが知っているものがあり、専門家だけが理解しているものがあります。 そして、毎日何度も使用するテクノロジーがあります。 言語でさえ、それらをテクノロジーと呼ぶことを敢えてしません-それらは私たちの生活、私たちの日常生活にとても馴染み、単純に根付いています。 そのような技術についてお話ししたいと思います。
メール おそらく、郵送先住所を持たない単一のコンピューターユーザーはいないでしょう。 そこにあるコンピューター！ メールクライアントは、スマートフォン、タブレット、さらにはテレビでも確立されています。 メールは簡単ですか？ はい、それは簡単です。 誰でも手紙を書くことができ、誰でも読むことができ、誰もがメールボックスを持ち、多くの人がいくつか持っています。 ユーザーが手紙を正しく書くことができなくなるほど単純です。 そして、これは特にビジネス通信に当てはまります。
私は（おそらくあなたの多くと同様に）電子メールでビジネス通信を行わなければなりません。 ソビエト後の空間で電子メールを使用する文化の低レベルに注意することを残念に思います。 レベルはしばしば非常に低いため、野we人とは言えません。 私はさまざまな技術の応用について話しているのではなく、これは別の問題です。 私たちは、良い形の規則、エチケット、あなたが対応する人々への敬意について話している。
以下に、非常に一般的な一般的なエラーをリストします。 これらの間違いの多くは笑顔を引き起こし、時には単に楽しませるだけでなく、受信者を困らせることがよくあります。 これらのエラーは修正が容易であり、将来防止できます。 そして、おそらく、メールであっても、文化的で教育水準の高い対話者のように見えるようにするために、これを行う価値はあります。
名と姓
各手紙には差出人が必要です。 送信者は、姓と名、および住所です。 このデータはすべてメールプロファイルで構成されます。 多くの場合、プロファイルは1つしか構成されておらず、名前はラテン文字で示されています。 これは正しいとは思わない。 少なくとも2つのプロファイルを作成することをお勧めします。ロシア語を話す対談者とのコミュニケーション（キリル文字で書かれた名前）と外国人とのコミュニケーション（名前はラテン語）です。
しかし、これは送信者のような小さな分野での唯一のミスではありません。 古いロシアの伝統によると、最初に姓を、次に名前を示すのが慣習です。 すべての進歩的な人類は反対をします。 同じ方法で（反対に）メールクライアントが構成されます。 したがって、最初に名前を指定するのは正しいことです。 結局のところ、「こんにちは、イワノフ！」という手紙で答えられたくないのですが、「こんにちは、イヴァン！」ではありません。 あなたの対談者もあなたに丁寧に連絡したいと思っています。 なぜ彼に余分な仕事をさせて、答えるときにあなたの姓を名に置き換えるのですか？ そのような瞬間に彼があなたについて考えていることは何ですか？ 名前の代わりにニックネームを指定すると、彼の考えはさらに暗くなるかもしれません。
署名を忘れないでください
各文字は署名で終わる必要があります。 残念ながら、誰もがこれを知っているわけではありません。 そして、署名について知っている人の間では、すべてが正しく構成されているわけではありません。 署名はプロファイルで構成する必要があります。 あなたが彼を尊敬し、あなたの姓と名をもう一度繰り返す人に言ってください。 これは、通信が長く、他の誰かが後で接続する場合などに非常に役立ちます。 良い形の規則は言うまでもありません。
「よろしく」というフレーズと姓名は、署名で示す必要のある最小限のものです。 通信がビジネスの場合は、組織の名前を示すことを忘れないでください。対話者が誰と話しているかを知ることができるように、位置を指定できます。 連絡先情報を署名に追加できます。たとえば、職場の電話番号（モスクワ出身の場合でも都市コード付き）、携帯電話、ウェブサイトなどです。 ただし、多くの情報で署名をオーバーロードしないようにしてください。 手紙が署名の90％で構成されている場合があります。 それを避ける価値があります。
手紙に返信し、全員に答える
彼らは私たちの手紙に答えないですぐに。 対談者の怠慢に接する最も重大な間違いは、答えの代わりに新しい手紙を書き、さらには新しい見出しを書くことです。 したがって、あなたは彼をあなたが彼の絶対的な怠け者であると考えていることを対談者に知らせます。
対談者の目で見苦しくないように、必ず手紙に返信してください。 通信のすべての参加者にコピーで回答します。緊急の必要がない限り、コピーから何も削除しないでください。 受信者がコピーで表示されるだけではありませんか？ 通信に関心のあるすべての参加者に回答を受け取り、手紙自体をディスカッション内の他の文字ときちんとグループ化し、すべての通信を簡単に読み直すことができますか？
手紙を引用する
昔々、インターネットのawn明期でさえ、トラフィックは非常に高価でした。 その時から、手紙に返信するときにすべての引用を削除するユーザーがいると思います。 見積全体を削除せず、一部のみを削除することもあります。 そのようなユーザーが多いとは思いませんが、彼らは知識を若い世代に伝え、引用を削除するように教えているようです。 残念ながら、残念なことに、インターネットへの最新のアクセスでは、ギガバイトのトレントをダウンロードできるだけでなく、1〜2キロバイト（100個）の電子メールも送信できます。 見積を削除しないでください。通信を更新するのに役立ちます。 あなたの対談者はあなただけとメールで通信すると思いませんか？ そうでなければ、彼はあなたのより良い意見を持っていません。
手紙のタイトルを示してください
手紙をタイムリーに読み、後で「スパムトラップ」で見つけられないようにする場合は、手紙のタイトルを指定します。 手紙を正しく理解し、後で受信メールで見つけられるようにする場合は、手紙の本質と主題を反映した正しいヘッダーを示します。
勤務先の住所を使用する
ビジネス上の連絡には、ビジネス用の住所を使用してください。 ソビエト時代の困難な遺産により、すべての組織が企業メールを開始できないことは明らかです。 また、病的な仕事で自宅のコンピューターに仕事用メールを設定できない場合もあります。 もちろん、会社の住所の使用を許可しないより説得力のある理由があります。 しかし、killer666、zai4onok、fuck_offなどのアドレスがビジネス通信で使用される場合、これらの理由のいずれも言い訳にはなりません。 パートナーがあなたをどれほど真剣に受け止めるか想像するのは難しくありません。 無料のメールサービスはかなり多数あり、多くのプロバイダーがメールボックスを提供しています。 最終的に、箱は支払われることさえできます（なんと犠牲に！）。
手紙を書く、文書を転送しない
多くの場合、文書をレターで転送する必要があります。 電子メールはこれに非常に適しています。 しかし、このフォームへのすべての通信をリードしようとしないでください。 ワードプロセッサ（Wordなど）に手紙を書いて、空の手紙に静かに埋め込む必要はありません。 少なくとも奇妙に見えます。 この方法でレポートまたは他のドキュメントを送信する場合、添付ファイルに含まれるものを書くのが面倒ではありません。
アーカイブを送信する
多数のファイルを送信する場合は、送信する前に1つのアーカイブにパックすることをお勧めします。 同じことが大きなドキュメントにも当てはまります。 多くの場合、圧縮によりレターのサイズが2〜3倍小さくなります。 添付ファイルも表示する場合は、よく知られているアーカイバを使用してください。 これは現在ZIPです。 圧縮されたアーカイブは、おそらく、どのシステムでも開きます。 実際には、ロシアに関してのみ、RARについても同じことが言えます。 「10％強力に圧縮する」超革新的なアーカイバを使用しないでください。 そうしないと、開梱できないものを取り戻すリスクが生じます。
圧縮は圧縮ですが、大きな添付ファイルを転送しないようにします。 特に一度に複数の受信者に。 特に、受信者のメールサーバーをブロックしない場合。 数メガバイトでも、弱いサーバーに損傷を与える可能性があります。 添付ファイル付きの手紙が宛先に届くのが疑わしい場合は、この問題を受信者と調整することをお勧めします。 最終的に、ファイルはFTPまたはその他の方法で転送できます。
スペルチェッカーを使用する
綴りの間違いは、彼らが今注目している最後のものであることは明らかです。 一般的なリテラシーのレベルは非常に低いため、有能な人が読むことを恐れずに安全に手紙を書くことができます。 おそらく、これは電子メールを使用しないという問題です。 これは現在よくある問題です。 そして驚くべきことは、そのような識字能力を持つ大学を卒業することができるということです。 ただし、綴りの間違いに気づき、好きなだけではなく、正しく書く必要があると信じているクランクがまだ存在する場合があります。 おそらく彼らのために、彼らはスペルチェックを思いついた。 私は誰もがそれを構成する必要があると信じていますが。
エピローグの代わりに
私は、電子メールでビジネス通信の最も一般的なエラーについて話そうとしました。 私の経験では、これらのエラーが私たちを文化のないインターネットユーザーと見なすことを可能にします。 間違いがもっとたくさんあることは間違いありません。間違いなく、私も知らない間違いがあります。おそらく私自身が毎日犯している間違いがあります。 だから、私をしていると非難せずに、私が間違っていることを教えてください。改善しようとします。 メールは簡単ですか？
PS：誰かに何かを教えたいとは思わないでください。 だから、 大声で考えてください 。 突然、誰かが単に知らない。 そして、私は蓄積しました。 :)