翻訳者から 。 電子アーカイブシステムシステムの開発と実装を追求し、 ECMの理論と方法論の問題に非常に多くの注意を払っています。 最近、コンサルティング会社Doculabsの Webサイトで、ECMソリューションの実装の組織的および方法論的な側面に関する興味深い記事を見つけました。 著者は、ECMの実装が失敗した典型的なケースを特定し、その原因を分析しようとします。 説明されている問題の多くは、現代のロシアの慣行に関連しています。
専門的な活動が何らかの形でECMの問題に関連している人たちすべてについて議論することをお勧めします。
ECMソリューションの実装時に発生する必要がある障害は、3つのグループに分類できます。
1. ECMシステムを特定の組織のニーズと要件に適合させることができない。
2.期限に間に合わない：ECMソリューションの実装には通常、当初の意図よりも時間がかかります。
3.計画予算を満たせない。
問題が発生します：これらの失敗の主な原因は何ですか？ それらを避けるために何ができますか？
ECMソリューションの実装の失敗は、8つの主な理由によるものと思われます。
1. 特定の組織の詳細に対するシステムの適応に対する注意の欠如 。 新しいプログラムの導入により、組織はその使用のシンプルさと使いやすさをほとんど気にしません。 この問題には2つの側面があります。 一方では、ほとんどのユーザーがECMシステムにアクセスでき、ECMシステムで作業できることを確認する必要があります。 一方で、システム内で非常に多くのコンテンツが利用可能でなければなりません。 上記の条件のいずれも満たされない場合、システムは特定の組織のシステムに適応することはほとんど不可能です。 ユーザー数と投稿されたコンテンツの量に加えて、使いやすさに特別な注意を払う必要があります。 ユーザーが紙の文書を操作するときに経験しなかったシステムでの作業中に問題が発生した場合、ユーザーはこのシステムでの作業を避けます。
推奨事項 ：ユーザーの数を増やし、システムに保存されるコンテンツの量を増やすことに焦点を合わせます。 システムでの作業が簡単で便利になるように、可能な限りのことをすべて行ってください。
2. 間違ったビジネスシナリオを選択する 。 多くの組織は、間違ったビジネスシナリオに基づいてECMの使用を開始します。 高い見返りと長期的なパフォーマンスを保証するシナリオのみが、ECMシステムの利点の証拠となります。
推奨事項 ：（1）明らかな見通しがあるビジネスシナリオに傾いています。 （2）大幅なコスト削減につながり、（3）ECMソリューションは単なる追加ツールではなく、重要なコンポーネントです。
3. 過剰なカスタマイズ 。 コンサルティング会社Doculabsは、さまざまな活動（科学、金融、管理、貿易など）に従事している500以上の組織の調査を実施しました。 非常にまれに、これらの組織の代表者は、彼らの活動がピア組織の活動と変わらないことに同意しました。 多くの場合、典型的なものよりも、組織の活動におけるユニークな瞬間について耳にします。 実践では、独自の過剰な固定がECMソリューションの実装の失敗につながることを示しています。 ECMシステムが要件を満たし、100％を望んでいることを確認するために努力する必要はありません。 70％で十分です。 この瞬間は非常に明白に思えますが、同時に、それに注意を向ける人はほとんどいません。
推奨事項 。 不要なカスタマイズを避けます。 ECMの目標は、すぐに一般的な操作を簡素化することです。
4. ECM実装プロセスの誤った理解 。 非常に多くの場合、ECMシステムの実装は、1回限りの長い（平均12〜15か月）プロセスと見なされます。 多くの組織では、システム要件の形成から実装までの時間が長すぎるのが一般的です。
推奨事項 。 システムの実装とメンテナンスは継続的なプロセスである必要があります。
5. ビジネスのためのECMの必要性の十分に正当化された正当化 。 非常に頻繁に、ECMソリューションの投資回収の計算に十分な注意が払われていないという事実に対処する必要があります。 財政的正当化は、しばしば意図的に楽観的であるため（したがって、真剣に受け止めることはできません）、または本質的に一般的すぎるため、特定の組織に関連して分析することはできません。
6. ユーザビリティの問題に対する注意の欠如 。 多くのECMシステムは、使用するのがそれほど不便でなければ、より人気があります。
推奨事項 。 ユーザーエクスペリエンスにもっと注意を払ってください。 システムを開発するとき、実装後にユーザーの労働条件がどのように改善されるかを示すプロトタイプを作成します。
7. ECMの問題に対する理解が狭すぎる 。 ECMソリューションを実装して正常に使用するには、最も広い意味で情報を扱うための理論的および方法論的な基礎を知る必要があります。 戦略の欠如と方法論的問題への不注意も悲惨な結果につながります。
推奨事項 。 問題の理論的な側面を無視しないでください。 急速に変化する技術の現代では、理論と方法論の分野に精通しない限り、効果的なECMソリューションを見つけることは困難です。
8. 変更管理の問題に対する注意の欠如 。 知識と実践の分野としてのECMは非常に長い間存在していました。 ただし、ECMソリューションを組織に実装する場合、実装されるものだけでなく、その実行方法も考慮する必要があります 。 人々は特定のモードで作業することに慣れており、それがいかに有益で効果的であっても、新しいものにほとんど切り替えません。 組織の従業員が事前にイノベーションに備えていない場合、多くの問題が発生する可能性があります。
推奨事項 。 ワークフローとドキュメントストレージを自動化する前に、明確な変更管理戦略を策定してください。