परियोजना प्रबंधन: परिचालन बनाम परियोजना दृष्टिकोण

लेखक की पोस्ट पर एक टिप्पणी में, हैबर उपयोगकर्ताओं द्वारा सम्मानित, मैंने जवाब दिया कि परियोजना की विफलता का मुख्य कारण "% opu के माध्यम से" या "यह कैसे निकलेगा" पद्धति का उपयोग नहीं है, लेकिन परियोजना के भीतर केवल परिचालन प्रबंधन की उपस्थिति है। ऐसे प्रबंधकों का परियोजना दृष्टिकोण परियोजना के अनुमान की तैयारी के बाद समाप्त होता है।

इस पोस्ट में मैं डिजाइन एक के साथ परिचालन दृष्टिकोण की अधिक विस्तृत तुलना का संचालन करूंगा।

परियोजना प्रबंधन स्तर

1. परिचालन स्तर कई घंटों तक चलने वाले संचालन का स्तर है (आमतौर पर "कार्य" कहा जाता है) और इन कार्यों के पूरा होने पर आने वाली समस्याएं। इस स्तर पर, बहुत सारी "छोटी चीजें" जमा होती हैं, यहां सोचने का समय नहीं है, आपको जल्दी से प्रदर्शन करने की आवश्यकता है।

2. परियोजना का स्तर कई दिनों तक चलने वाला कार्य, कार्य खंड और नियंत्रण बिंदु है। इस स्तर पर, आपको कार्य को कार्य में लॉन्च करने के बजाय अधिक विश्लेषण करने, भविष्यवाणी करने की आवश्यकता है। यहां समस्याएं भी हल होती हैं, जोखिम के साथ अतिरिक्त काम किया जाता है।

3. कार्यक्रम का स्तर प्रोजेक्ट क्यूरेटर या प्रोग्राम / पोर्टफोलियो मैनेजर का स्तर है, जो प्रोजेक्ट में कम डूबे हुए हैं, और एक नियम के रूप में वह नियंत्रण बिंदुओं को पारित करने में रुचि रखते हैं, बड़ी समस्याओं और जोखिमों को हल करते हैं।

4. मैनुअल नियंत्रण। यह दूसरों की तुलना में सबसे आसान, लेकिन सबसे प्रभावशाली दृष्टिकोण भी है। यदि "नेता" ने एक आदेश दिया, तो यह निष्पादन के लिए अनिवार्य है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि योजनाओं और कार्यक्रमों में क्या है। सभी काम प्रबंधक के निर्देशों पर आधारित है। कोई काम नहीं - कोई काम नहीं।

चेतावनी! इन सभी दृष्टिकोणों का उपयोग परियोजना प्रबंधन में किया जाता है, और केवल एक विशिष्ट एक के लिए नहीं।

रूपकों

मैनुअल नियंत्रण

चित्र - क्या किया जाना चाहिए पर अपना हाथ इंगित करें।



संचालन प्रबंधन

छवि एक कन्वेयर है।

हम कन्वेयर के संचालन को अनुकूलित करते हैं। हम कार्यों को तैयार करते हैं, उन्हें कन्वेयर पर स्थानांतरित करते हैं, और फिर वह स्वतंत्र रूप से टीम के सदस्यों के बीच उन्हें वितरित करता है।

मुख्य सिद्धांत: "सामान्य करो - सामान्य और होगा।"



परियोजना प्रबंधन

छवि - बिलियर्ड्स का एक पेशेवर खेल, जब कोई खिलाड़ी क्यू के साथ खेल बनाता है।

आपको पूरी श्रृंखला की गणना करने और क्यू में जोड़ने की आवश्यकता है।

यदि आपने अगली गेंद को गलत तरीके से दर्ज किया है, तो अगली गेंद को स्कोर करने से पहले, आपको श्रृंखला की फिर से गणना करनी होगी और उसके बाद ही गेंदों को स्कोर करना होगा।

यही है, परियोजना प्रबंधन में आपको न केवल परिचालन प्रबंधन (गेंदों को स्कोर करने के लिए) करना चाहिए, बल्कि स्थिति को आगे बढ़ने के लिए भी गणना करनी चाहिए, हमेशा अंतिम गेंद (अंतिम परिणाम) पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।

सोच के क्षितिज

यहां तक ​​कि अगर आप कार्यों और परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए सबसे परिष्कृत प्रणालियों का उपयोग करते हैं, तो आपका मस्तिष्क, फिर से, यहां तक ​​कि कंप्यूटर के संकेत पर, इन प्रणालियों में निहित सभी कार्यों का प्रबंधन करने में सक्षम नहीं है। इसलिए, जानकारी का एक सीमित अनुपात आपके दृष्टि क्षेत्र में आ जाएगा।

निम्नलिखित परिचालन और परियोजना प्रबंधन स्तरों के लिए सोच के क्षितिज की तुलना है।

संचालन स्तर

इस स्तर पर, प्रबंधक के पास आमतौर पर कार्यों की एक सूची होती है। एक कार्य बंद करने के बाद, प्रबंधक जारी किए गए कर्मचारी को अगला कार्य स्थानांतरित करता है। स्वयं के लिए, प्रबंधक आमतौर पर प्राथमिक कार्यों की पहचान करता है और फिर से उन्हें कन्वेयर पर स्थानांतरित करता है, जिस पर प्रोजेक्ट टीम के सदस्य काम करते हैं।

तो, सोच का क्षितिज प्राथमिकता संचालन का एक सेट है ("कार्य")

डिजाइन स्तर

परियोजना के दृष्टिकोण का तात्पर्य है संपूर्ण परियोजना का नियंत्रण। हालांकि, व्यवहार में, लगभग एक वर्ष या उससे अधिक समय तक चलने वाली परियोजनाओं के लिए, संपूर्ण परियोजना को दृष्टि में रखना हमेशा उचित नहीं होता है। इसलिए, ऐसी स्थितियों में, "एप्रोचिंग वेव" विधि का उपयोग किया जाता है। सबसे पहले, एक चरण को काम में लिया जाता है, यह छोटे कार्यों (2-3 महीने तक चलने) पर विस्तृत होता है। तब मुख्य रूप से केवल इस चरण का प्रबंधन करने के लिए कार्य किया जाता है। और फिर, जब अगले चरण में जाते हैं, "अगली लहर आती है" और प्रक्रिया फिर से दोहराती है। हालांकि, परियोजना का दृष्टिकोण केवल वर्तमान चरण के प्रबंधन तक सीमित नहीं है, समय-समय पर आपको दूर के भविष्य पर ध्यान देने की आवश्यकता है - अगले चरण।

तो, सोच का क्षितिज परियोजना का चरण है (पूरी परियोजना छोटी परियोजनाओं के लिए है)।

निष्पादन नियंत्रण

नियंत्रण क्यों आवश्यक है और हमें किस प्रकार के नियंत्रण परिणाम प्राप्त करने चाहिए?

चूंकि परियोजना एक सीमित गतिविधि है, इसलिए हमें इस परियोजना को दिए गए ढांचे के भीतर रखने का प्रयास करना चाहिए। यदि इस रूपरेखा को नियंत्रित नहीं किया जाता है, तो सबसे अधिक संभावना है कि यह परियोजना अकेले उन में नहीं रहेगी। सामान्य तौर पर, सीमा नियंत्रण के बिना, यह कभी समाप्त नहीं हो सकता है।

"यदि आप नहीं जानते कि आप कहां नौकायन कर रहे हैं, तो हवाओं में से एक भी आपके लिए उचित नहीं होगा!" चीनी लोक ज्ञान पढ़ता है।





नियंत्रण प्रक्रिया के परिणाम निम्न जानकारी होनी चाहिए:

- स्थिति (क्या किया जाता है, क्या समस्याएं पैदा हुई हैं?)

सामग्री: क्या किया जाता है

समय: कितना समय बिताया गया था

लागत: कितना पैसा खर्च किया गया था

परिवर्तन: परिवर्तनों के लिए क्या अनुरोध प्रकट हुए (सामग्री / शर्तों / लागत पर प्रभाव का आकलन के साथ)

समस्याएँ: क्या समस्याएँ आती हैं

और अन्य



- विचलन (क्या पूरा करने या पार करने का समय नहीं था?)

सामग्री: नियोजित के संबंध में पूरा करने / पार करने का समय नहीं था

समय: आगे / पीछे कितना समय है? योजना बनाने में कितना समय लगता है

लागत: कितना पैसा ओवरस्पीड / सहेजा गया है? योजना को पूरा करने के लिए कितना पैसा चाहिए

और अन्य



- पूर्वानुमान (भविष्य में क्या होगा, कब और कैसे नियंत्रण बिंदुओं को पारित किया जाएगा, क्या समस्याएं पैदा हो सकती हैं?)

सामग्री: भविष्य में क्या परिणाम प्राप्त होंगे

तिथियां: मील के पत्थर कब पारित होंगे

लागत: नियंत्रण बिंदुओं पर परियोजना पर कितना पैसा खर्च किया जाएगा

परिवर्तन: परिवर्तनों के समावेश को देखते हुए ऊपर सूचीबद्ध पूर्वानुमान दिए जाने चाहिए

समस्याएं: उनके लिए क्या जोखिम और कैसे प्रतिक्रिया करें (जोखिम - ये भविष्य में संभावित समस्याएं और अवसर हैं)

और अन्य

कितनी बार मॉनिटर करना है?

निगरानी संचालन - लगातार करने के लिए।

परियोजना नियंत्रण - नियमित रूप से (प्रति सप्ताह 1 समय, 2 सप्ताह में 1 बार)।

निष्कर्ष

परिचालन स्तर पर, प्रबंधक परियोजना का केवल एक छोटा सा हिस्सा प्रबंधित करता है, क्योंकि बहुत सारे संचालन होते हैं, जिससे बाकी परियोजना दृष्टि से बाहर हो जाती है। वह पूरी तरह से विचलन को माप नहीं सकता है और पूरे प्रोजेक्ट (या प्रोजेक्ट चरण) के लिए पूर्वानुमान बना सकता है। और जिसे मापा नहीं जा सकता है और जिसका पूर्वाभास नहीं किया जा सकता, उसे नियंत्रित नहीं किया जा सकता।

परियोजना के स्तर पर, प्रबंधक विचलन को मापता है, परियोजना के पूर्वानुमान बनाता है और तदनुसार, इसे प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकता है।



इन दोनों दृष्टिकोणों का उपयोग परियोजना गतिविधियों में किया जाना चाहिए।