qFlow: हम कागज, या स्वचालित व्यापार प्रक्रियाओं को कैसे बचाते हैं

निश्चित रूप से कुछ लड़कियां या लड़के आपको कई सवालों के जवाब देने की पेशकश के साथ सड़क पर आपको परेशान कर रहे हैं - "क्या आप धूम्रपान करते हैं?" से "आप किसे वोट देने जा रहे हैं?" साधनों के शस्त्रागार में, हमेशा की तरह: टैबलेट, पेन और "बंधी हुई जीभ" पर पेपर। लोग जानकारी एकत्र करते हैं, इसे संसाधित करते हैं और यदि आवश्यक हो, तो इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिणाम रिकॉर्ड करें ...

कुछ कंपनियों में अभी भी एक परंपरा है: जब कर्मचारी काम करने वाले कार्यालय की आपूर्ति से बाहर निकलते हैं, तो एक सूची बनाएं कि कागज के टुकड़े पर क्या आवश्यक है और दूत को गोदाम में भेज दें। और स्टोरकीपर ने अपनी पत्रिका में जारी "इन्वेंट्री" को कैप्चर किया ...

कभी-कभी आयोजक, अपने कार्यक्रम में शामिल होने की इच्छा रखने वाले मेहमानों की संख्या के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए "रोल कॉल" करते हैं: वे उन्हें मेल द्वारा सदस्यता समाप्त करने के लिए कहते हैं ताकि वे आरक्षित स्थानों की संख्या की गणना कर सकें ...



उपर्युक्त उदाहरणों में से कोई भी गैर-कल्पित काम के बवासीर के काम का प्रदर्शन है। खैर, अगर यह एक बार होता है। लेकिन अगर इन कार्यों को एक गहरी आवृत्ति के साथ दोहराया जाता है, और आपको बड़ी मात्रा में जानकारी से निपटना पड़ता है, तो यह आपके जीवन को तंग कर सकता है।



ऐसा हुआ कि हमने इस "कुत्ते" को खा लिया। एकत्र किए गए डेटा का वह हिस्सा खो जाता है, फिर उनके प्रसंस्करण में बहुत समय लगता है। सामान्य तौर पर, यह पर्याप्त सुखद नहीं है। परिणामस्वरूप, हमने "मैन्युअल श्रम" को स्थगित करने और प्रक्रियाओं को स्वचालित करने का फैसला किया जो एक विशेष प्रणाली का उपयोग करके लगातार दोहराया जाता है। ऐसी कई सेवाएं हैं, लेकिन हमने फैसला किया (हम क्या हैं, डेवलपर्स नहीं हैं या क्या?) अपना खुद का बनाने के लिए - क्यूफ्लो। हमने पहले ही इसके बारे में किसी तरह लिखा था, लेकिन संक्षेप में याद करें: यह एक ऐसी सेवा है जिसके साथ आप प्रपत्र बना सकते हैं, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, जानकारी एकत्र कर सकते हैं और परिणामों को संसाधित कर सकते हैं। बहुत से लोग सोचते हैं कि आप केवल एक साइट के लिए सुंदर रूप बना सकते हैं। इसलिए, हमने यह बताने का निर्णय लिया कि हम स्वयं इसका प्रयोग किस तरह करते हैं।



उदाहरण के लिए, यदि हम एक छुट्टी की योजना बना रहे हैं, तो हम मैन्युअल रूप से बयान नहीं लिखते हैं और वरिष्ठों की दहलीज को हराते नहीं हैं।

ऐसा करने के लिए, इंट्रानेट पोर्टल पर, सेवाओं -> इलेक्ट्रॉनिक एप्लिकेशन मेनू पर जाएं। "अवकाश एप्लिकेशन" चुनें।







एक मजेदार टेम्पलेट खुलता है। हम अंदर जाते हैं और फॉर्म भरते हैं।







और फिर - प्रक्रिया के सभी आकर्षण:







पहला ई-मेल प्रधान द्वारा प्राप्त किया जाता है। पत्र में वह सभी जानकारी देखता है कि कौन छुट्टी पर जाना चाहता है और कितना। इसके अलावा, वह या तो आवेदन को मंजूरी देता है या पत्र में संबंधित बटन लिंक पर क्लिक करके इसे अस्वीकार कर देता है। वह शायद ही कभी सिस्टम में प्रवेश करता है यदि वह एकाउंटेंट के लिए किसी प्रकार की टिप्पणी छोड़ना चाहता है (यह भी संभव है)।







एक ही पत्र लेखाकार के पास आता है। यदि कर्मचारी छुट्टी ले सकता है तो लेखाकार 1C-Coy के साथ जांच करता है। आगे भी ऐसा ही है: या तो आवेदन की पुष्टि करता है या खारिज करता है।

किसी भी मामले में, प्रबंधक और लेखाकार द्वारा क्या निर्णय लिया गया, इसकी परवाह किए बिना, कर्मचारी को मेल में एक "अंतिम" पत्र प्राप्त होता है। और वह शांत हो सकता है कि वे उसके बारे में नहीं भूलेंगे।



सच है, क्यूफ्लो में अभी तक कोई कैलेंडर नहीं है। लेकिन यह हस्तक्षेप नहीं करता है: प्रबंधक किसी भी समय देख सकता है कि किसने और कब छुट्टियां लीं। और अभ्यास से पता चला है कि भले ही कर्मचारियों के पास कैलेंडर पर नोट्स के लिए एक उपकरण था, लेकिन कोई भी वास्तव में इसका उपयोग नहीं करता है। शायद इसलिए क्योंकि यह छुट्टी पाने के लिए कोई शर्त नहीं है, और कर्मचारी या तो भूल जाते हैं या हथौड़ा मारते हैं।







सामान्य तौर पर, आप अपने कंप्यूटर को छोड़ने के बिना, कागजी कार्रवाई के बिना छुट्टी ले सकते हैं और प्रबंधक के समय का इंतजार कर सकते हैं।



हम जल्दी से कार्यालय की आपूर्ति के लिए आवेदन भी भरते हैं (जब सिस्टम में सब कुछ संग्रहीत होता है, तो आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप भूल नहीं जाएंगे, आवेदन खो नहीं जाएगा और कुछ के साथ मिश्रित नहीं होगा, और आपको 3 पेन के बजाय 3 रंगीन पेंसिल नहीं मिलेगी) चालू / चालू करने के लिए। उपयोगकर्ताओं को डिस्कनेक्ट करना (जब किसी कर्मचारी के कार्यस्थल को व्यवस्थित करने के लिए काम से स्वीकार / खारिज करना, भगवान का शुक्र है, यह स्टेशनरी के रूप में सामान्य नहीं है ), आदि।



सामान्य तौर पर, कागज =) और समय बचाएं