3 घंटे में एक कार्य दिवस। विश्लेषण और सूचनाओं की छंटाई

अंतिम पोस्ट में वर्णित समय प्रबंधन प्रणाली के उपकरण आपके जीवन में होने वाली सभी चीजों को कम करने और एक स्थान पर भागीदारी की आवश्यकता का अवसर प्रदान करते हैं। यह, जैसा कि संभव है, समझ में आता है - डी, लेटर, नियंत्रण श्रेणियों में विभाजित सूचियां। सूचियों के साथ काम ड्राइव के साथ काम से पहले है।



स्टोरेज डिवाइस (अंतिम पोस्ट देखें) की मदद से हम अपने पास और हमारे पास से गुजरने वाली सभी सूचनाओं को एक जगह लाते हैं। हम इकट्ठा करते हैं, विश्लेषण करने के लिए, अनावश्यक को त्यागें, आवश्यक को छोड़ दें और तय करें कि बाएं के साथ क्या करना है। नेट पर कई छंटनी की योजनाएं हैं। यह योजना सबसे लोकप्रिय है।



ड्राइव से जानकारी का विश्लेषण करने की चित्रित प्रक्रिया की स्पष्ट सादगी के बावजूद, मैंने इसे और भी सरल बना दिया।

छँटाई एल्गोरिथ्म

1. यह क्या है, क्या सामग्री है?



2. क्या यह आवश्यक है?

नहीं ---> इसे फेंक दो!

हाँ ----> छुट्टी।

निर्णय लेने से पहले, हम निम्नलिखित प्रश्न पूछते हैं:



3. क्या इससे संबंधित कोई कार्य हैं?

MUSEUM / फ़ोल्डर में रिपॉजिटरी में कोई ----> नहीं डाला गया है

हाँ ----->

३.१ क्या एक्शन तुरंत और जल्दी * किया जा सकता है?

हाँ ----> हम करते हैं!

नहीं ---> कार्रवाई की सूची में कार्रवाई दर्ज करें।



4. मैं इसे कितनी बार * संबोधित करूंगा?

अक्सर ----> हम हैंडबुक सामग्री फ़ोल्डर में रिपॉजिटरी में डालते हैं।

दुर्लभ ----> MUSEUM फ़ोल्डर में।



प्रत्येक अपने लिए निर्धारित करता है कि इसका क्या अर्थ है "जल्दी", "अक्सर" और "शायद ही कभी"।



"लेकिन कैसे प्रतिनिधि या स्थगित करने के लिए? या कैलेंडर पर निशान? ”- आप पूछते हैं।



उन्हें विशेष रूप से हाइलाइट नहीं किया गया है क्योंकि वे कार्यों से संबंधित हैं। सभी क्रियाएं, जैसा कि हमने पहले ही तय कर लिया है, क्रियाओं की सूची में संग्रहीत हैं। यदि ड्राइव से सूचना के प्रसंस्करण के दौरान निर्धारित की गई कार्रवाई को तुरंत निष्पादित नहीं किया जा सकता है, तो आपको इसे सूची में जोड़ना होगा। वह कहीं नहीं गया होगा।



आइए अब कुछ उदाहरण देखें।

उदाहरण 1

एक ईमेल आया है।

यह क्या है और सामग्री क्या है? - मेजबान से स्वचालित रूप से उत्पन्न पत्र, होस्टिंग के लिए भुगतान करने की आवश्यकता का अनुस्मारक।



क्या मुझे उसे छोड़ देना चाहिए? - पत्र में स्वयं मूल्यवान डेटा नहीं होता है, इसलिए बेझिझक तीन (या जीमेल में "संग्रह") करें, लेकिन थोड़ी देर बाद।



क्या पत्र से संबंधित कोई कार्य हैं? - जाहिर है हाँ। होस्टिंग के लिए भुगतान करने की आवश्यकता के बारे में लेखा विभाग को एक ज्ञापन लिखें।



क्या यह तुरंत और जल्दी से किया जा सकता है? - यह संभव है, लेकिन मैं दूसरे काम में व्यस्त हूं जो मैं बाधित नहीं करना चाहता। इसलिए - टू-डू सूची में एक प्रविष्टि है "बहीखाता पद्धति // होस्टिंग भुगतान के लिए रिपोर्ट शामिल करें।"



पत्र को नष्ट करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

उदाहरण 2

पत्नी ने भेजा एसएमएस



यह क्या है और क्या सामग्री है? - एसएमएस काम से रास्ते पर उत्पादों को खरीदने के लिए कह रहा है।



क्या यह आवश्यक है? - यदि आप कार्य के विवरण के लिए उत्पादों की सूची को स्थानांतरित करते हैं, तो नहीं।



एसएमएस से क्या कार्रवाई होती है? - दुकान बंद करो और किराने का सामान खरीदो।



क्या यह तुरंत और जल्दी से किया जा सकता है? - नहीं।



हम टू-डू सूची को प्रारूप में एक कार्य " I // स्टोर में छोड़ देते हैं और उत्पाद खरीदते हैं ।" कार्य के विवरण में, एसएमएस से उत्पादों की सूची की प्रतिलिपि बनाएँ। एसएमएस ही डिलीट हो जाता है।

उदाहरण 3

क्लाइंट से मिलने के बाद, कई पत्रक परियोजना की चर्चा के दौरान दिखाई देने वाले उत्पाद में आवश्यक परिवर्तन के रिकॉर्ड के साथ बने रहे।



यह क्या है और सामग्री क्या है? - उत्पाद के लिए ग्राहक की आवश्यकताएं विकसित की जा रही हैं।



क्या यह आवश्यक है? - हां, इसे छोड़ना होगा।



इससे क्या कार्यवाही जुड़ी है? - कार्रवाई की एक पूरी श्रृंखला। उन्हें कार्यों की सूची में रखें।



नोटों को नोटों के साथ कहां रखें? (उन्हें कितनी बार संपर्क करने की आवश्यकता है?) - रिपॉजिटरी में (सप्ताह में एक बार - निश्चित रूप से), रेफरल में। उन्हें मदद फ़ोल्डर में रखो।

उदाहरण 4

यह क्या है - फिर, हम परियोजना के लिए ग्राहकों की आवश्यकताओं की एक सूची है।



क्या यह आवश्यक है? - नहीं, परियोजना एक अधीनस्थ द्वारा की जाती है, इसलिए आपको उसे देने की आवश्यकता है।



क्या इससे संबंधित कोई गतिविधियाँ हैं? - हां, आपको दस्तावेज देने की जरूरत है।

क्या उन्हें तुरंत और जल्दी से निष्पादित करना संभव है? - हां, बस उन्हें अधीनस्थों के लिए टेबल पर रखना या उन्हें स्कैन करना और उन्हें इलेक्ट्रिक मेल पर भेजना पर्याप्त है।



इस एल्गोरिथ्म के बाद, आप बाहरी उत्तेजनाओं के लिए तत्काल प्रतिक्रिया चाहते हैं। आप कुछ भी नहीं खो देंगे। एक भी असाइनमेंट न भूलें और एक भी आइडिया मिस न करें। आपके द्वारा गुजरने वाली हर चीज की पहचान, सही समय पर सही तरीके से संसाधित और निष्पादित की जाएगी। अधीनस्थों को पूर्ण विश्वास होगा कि आप हर चीज से अवगत हैं। अधिकारी पूरी एकाग्रता और स्पष्ट परिश्रम के लिए सम्मान करेंगे।

परियोजनाओं

उदाहरण 4 में, हमें एक विषय द्वारा एकजुट किए गए कार्यों के एक समूह के साथ सामना करना पड़ा। जिस किसी भी चीज़ के लिए 1 से अधिक कार्रवाई की आवश्यकता होती है उसे "प्रोजेक्ट" शब्द कहा जाता है। इस शब्द का शब्दार्थ भार हमारे लिए सामान्य से अलग है। जीटीडी के संदर्भ में, एक परियोजना केवल एक लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए दो या दो से अधिक क्रियाओं का संयोजन है।



परियोजनाएं परिक्रमा और पारंपरिक हैं। रिवाल्वर सामान्य लोगों से भिन्न होते हैं, जिसमें उन कार्यों को क्रमिक रूप से किया जा सकता है। सामान्य परियोजनाओं में, समानांतर में क्रियाएं की जा सकती हैं। सब कुछ बहुत सरल है। यह एक ड्राइव से सूचना छाँटने से कैसे संबंधित है? बहुत सरल है।



यदि वर्कपीस के साथ कई क्रियाएं जुड़ी हुई हैं, तो एक परियोजना बनाई जाती है।



प्रोजेक्ट के नाम के साथ एक फ़ोल्डर क्रिया की सूची में बनाया गया है, संदर्भ। उदाहरण के लिए, परियोजना वर्तमान आदेश हो सकती है, क्योंकि इसमें ग्राहक और आपके बीच कम से कम सूचना के निरंतर आदान-प्रदान की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, चर्चाओं (बैठकों या पत्राचार) के दौरान, सामग्री जमा होती है जिसका उपयोग कार्य में किया जाएगा। इस सामग्री के लिए मदद फ़ोल्डर में एक सबफ़ोल्डर बनाया जाता है, उदाहरण के लिए, "सुरक्षा सर्वर, गोरिन"। टू-डू सूची में उसी नाम की श्रेणी बनाई गई है। यह आवश्यक है ताकि आप एक लंबी खोज के बिना, इस परियोजना के लिए सभी सामग्रियों या कार्यों को एक नज़र में देख सकें। और यह सुविधाजनक है।



एक स्थान पर सभी कार्यों (टू-डू लिस्ट) को संक्षेप में प्रस्तुत करके, उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक सामग्री (संदर्भ फ़ोल्डर या मूसम), हम प्राप्त करते हैं:

• प्रत्येक व्यक्तिगत सूचना प्रवाह के लिए एक विशिष्ट कार्रवाई का तत्काल निर्धारण (हम अपनी चेतना को "धुंधला" कुछ भी नहीं होने देते हैं जो हमारे जीवन में हो रहा है - आप कुछ भी याद नहीं करेंगे और आलस्य को अपने आप को धोखा नहीं देने देंगे)
• त्वरित और प्रभावी प्रतिक्रिया (हम तुरंत वही करना सीखते हैं जो तुरंत और जल्दी से किया जा सकता है - आपको एक उच्च संगठित व्यक्ति के रूप में प्रतिष्ठा मिलती है)
• किसी महत्वपूर्ण चीज़ को भूलने के खतरे को समाप्त करना (सभी कार्यों को सही समय पर इन-डू सूचियों में दर्ज किया जाता है - यह सम्मान और आय लाता है)
• आवश्यक दस्तावेजों की खोज में समय की बचत (वे केवल स्पष्ट रूप से परिभाषित स्थानों में झूठ बोलते हैं - सभी गतिविधियां तेज हो जाती हैं)

अगली बार मैं आपको बताऊंगा कि अधिकतम दक्षता और गति के लिए क्रिया सूची कैसे व्यवस्थित करें।