ईआरपी को लागू करने में प्रबंधन की कई महत्वपूर्ण बारीकियाँ

यदि आप नहीं चाहते कि ईआरपी सिस्टम हल की तुलना में अधिक समस्याएं पैदा करे, तो उद्यम के प्रबंधन में कई महत्वपूर्ण नियमों का पालन करना उचित है।



हम कम से कम तीस लोगों के साथ उद्यमों के बारे में बात करेंगे। छोटे व्यवसायों में, ये नियम काम नहीं करते हैं। वहां, एक नियम के रूप में, हर कोई सब कुछ करता है।



बेशक, मेरा मानना ​​है कि आपने ईआरपी सिस्टम को सही ढंग से चुना है, और आकाश में अपनी उंगली को इंगित नहीं किया है (मैंने यहां , यहां , यहां और यहां यह कैसे करें के बारे में लिखा है )। बेशक, आप अराजकता को स्वचालित करने की कोशिश नहीं कर रहे हैं, लेकिन आपके पास समझदार व्यावसायिक प्रक्रियाएं हैं या आप उन लोगों का उपयोग कर रहे हैं जो ईआरपी सिस्टम में एम्बेडेड हैं। इन बातों की यहाँ चर्चा भी नहीं की जाती है।

हर कोई अपने डेटा के लिए जिम्मेदार है और उनमें प्रवेश करता है

ऐसी स्थिति नहीं होनी चाहिए जहां वास्तव में एक कर्मचारी कुछ जानकारी उत्पन्न करता है, और दूसरा इस डेटा को सिस्टम में प्रवेश करता है। यह सिर्फ नहीं होना चाहिए।



एक बार मैंने एक कंपनी देखी जिसमें प्रबंधक अपने ग्राहकों के खातों को सिस्टम में दर्ज करने के लिए बहुत आलसी थे। यह उनके लिए उनके सहायकों द्वारा किया गया था। और यह पागलपन में बदल गया। प्रबंधक, ईमेल द्वारा सबसे अच्छा, और सबसे खराब मक्खी पर, सहायक को सूचित किया कि ऐसे ग्राहक को इस तरह के और इस तरह के उत्पाद के लिए चालान लिखना होगा। लेकिन समस्या यह है कि प्रबंधक का मानना ​​है कि इस ग्राहक और इस उत्पाद को एक निश्चित तरीके से कहा जाता है, और सिस्टम में इसे कुछ अलग तरीके से सूचीबद्ध किया जाता है। नतीजतन, सहायक कई घंटे की कार्यवाही के बाद चालान लिखता है। लेकिन गलत ग्राहक और गलत उत्पाद। सिर्फ इसलिए कि ग्राहकों और वस्तुओं दोनों के डेटाबेस में कई समान नाम हैं, लेकिन प्रबंधक ने निर्दिष्ट नहीं किया है। ग्राहक प्रबंधक को बुलाता है, प्रबंधक सहायक को बुलाता है, वह सही करता है, लेकिन फिर से एक अशुद्धि। खाता जारी करने के लिए 5 कॉल और कई लोगों के काम का आधा दिन लगता है। मैंने कंपनी के प्रमुख से पूछा कि वह इस दुष्प्रचार को क्यों नहीं रोकेंगे। जिस पर उन्हें जवाब मिला: "प्रबंधक बहुत व्यस्त लोग हैं और उनके पास खुद चालान लिखने का समय नहीं है।" मुझे लगता है कि कोई भी उचित व्यक्ति समझ जाएगा कि यह बकवास है। प्रबंधक स्वयं 5 मिनट में चालान जारी करेगा और सब कुछ वहीं होगा। और ग्राहक नर्वस नहीं होगा, और कोई भी समय नहीं खोएगा।



केवल एक व्यक्ति को गोदाम से माल लिखना और आना चाहिए। भण्डारी। इसे स्वयं करें। यदि गोदाम में कोई और आता है (बंद लिखता है), तो मैं आपको गारंटी देता हूं कि, जल्दी या बाद में, आपको एक समस्या मिलेगी जब सामान के अवशेष जो प्रोग्राम दिखाता है और असली अवशेष बस नहीं होगा। 100% गारंटी। यदि आपको स्टोर कीपर के पैसे के लिए खेद है, तो आपको ईआरपी का परिचय नहीं देना चाहिए।



कैशियर और किसी और को स्वीकार नहीं करना चाहिए, कैश रजिस्टर से पैसे लिखना चाहिए। यही है, जो वास्तविक जीवन में इस पैसे को बैठता है और स्वीकार करता है। अन्यथा, स्टोरकीपर के साथ एक समस्या प्राप्त करें।



अपने हाथों से बैंक में पैसा नहीं लाना, बल्कि ग्राहक-बैंक से बैंक स्टेटमेंट आयात करना सबसे अच्छा है। एक अनावश्यक रूप से अतिरिक्त पैर की अंगुली में प्रवेश किया है और आपके बचे हुए हिस्से "फ्लोट" करेंगे। यदि आपके पास ग्राहक बैंक नहीं है, तो मेरे पास कोई शब्द नहीं है।

जंजीरों का अलग होना

खरीद प्रबंधक को कभी भी ग्राहकों को बिल नहीं देना चाहिए। यह बिक्री प्रबंधकों द्वारा किया जाना चाहिए। इसके अलावा, खरीद प्रबंधक को ग्राहकों के साथ भी संवाद नहीं करना चाहिए। क्लाइंट के पास आपकी कंपनी का एक व्यक्ति होना चाहिए जो उसकी समस्याओं से निपटता है। यह एक सेल्स मैनेजर है। विक्रेता, दूसरे शब्दों में। यदि आपके बिक्री प्रबंधक ग्राहकों को माल भेजने के साथ जोड़ते हैं, ताकि माल आने पर उन्हें पता चल सके, तो या तो आपका ईआरपी बिल्कुल ईआरपी नहीं है (क्योंकि आप इसे देख नहीं सकते हैं), या आपको इस जानकारी को देखने के लिए प्रबंधन और बल विक्रेताओं में समस्या का समाधान करना होगा ।



हर कोई अपनी साइट के लिए जिम्मेदार होना चाहिए। बिक्री प्रबंधक को ग्राहकों के साथ काम करना चाहिए और सिस्टम में प्रासंगिक जानकारी दर्ज करनी चाहिए। खरीद प्रबंधक को आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करना चाहिए और प्रासंगिक जानकारी दर्ज करनी चाहिए।



स्टोरकीपर को गोदाम से माल को लिखना / बंद करना होगा, कैशियर को पैसे स्वीकार / देना होगा, एकाउंटेंट बैंक को आयात करेगा, आदि।



यह ऐसा नहीं होना चाहिए कि कोई व्यक्ति किसी के पास आए और उसे ईआरपी में कुछ जानकारी दर्ज करने के लिए कहे। यह कभी नहीं होना चाहिए! प्रत्येक व्यक्ति जानकारी दर्ज करता है। अन्यथा, आपको कोई समस्या आती है जब कोई व्यक्ति स्किड करता है, लेकिन ऐसा नहीं है। और फिर यह शुरू होता है: “मैंने तुम्हें यह लाने के लिए कहा था, लेकिन तुम कुछ गलत ले आए। मैंने आपको गलत बताया, आदि "

हेल्प डेस्क

किसी को भी हेल्प डेस्क की तरह काम नहीं करना चाहिए। ईआरपी-सिस्टम वह उपकरण है जो कंपनी को इससे बचाना चाहिए। प्रत्येक कर्मचारी को यह पता होना चाहिए कि वह कहां और क्या जानकारी देख सकता है। कोई भी कर्मचारी तब नाराज होता है जब हर कोई उसे फोन करता है और एक ही बात पूछता है। माल कब आएगा? क्या आपने हमें बिल का भुगतान किया है? एक अनुबंध पर सहमत हुए? आदि सभी को इस तरह की सभी जानकारी अपने दम पर प्राप्त करनी चाहिए। यदि आपको यह पता नहीं है कि इसे कैसे प्राप्त किया जाए, तो आप कॉल करके पूछ सकते हैं कि इसे कहां देखना है। यदि आपका ईआरपी सिस्टम आपको "हेल्प डेस्क" से छुटकारा पाने की अनुमति नहीं देता है, तो आपने एक गलती की और गलत ईआरपी सिस्टम को चुना।



जब आपके कर्मचारी एक-दूसरे के लिए हेल्प डेस्क के रूप में काम करते हैं, तो पूरी कंपनी इससे पीड़ित होती है। श्रम उत्पादकता कम हो जाती है, जिसका अर्थ है कि कंपनी पैसा खो रही है।

कानून सभी के लिए एक है

ऐसी स्थितियाँ नहीं होनी चाहिए जहाँ सभी को कुछ सिद्धांतों के अनुसार काम करना चाहिए, लेकिन ऐसे कर्मचारी हैं जिनके लिए अपवाद बनाए गए हैं। उदाहरण के लिए, यदि धन प्राप्त करने के लिए आपको एक आवेदन भरने की आवश्यकता है, तो सभी को यह करना चाहिए। यहां तक ​​कि सी.ई.ओ. स्टोरकीपर को इलेक्ट्रॉनिक एप्लिकेशन के बिना कार्यकारी निदेशक को सामान नहीं देना चाहिए, क्योंकि "ठीक है, वह भी एक कार्यकारी है।"



इन सभी समस्याओं को उद्यम के प्रमुख द्वारा हल किया जाना चाहिए। जो कर्मचारी नियमों के अनुसार काम नहीं करना चाहते हैं, उन्हें या तो तर्क दिया जाना चाहिए या खारिज किया जाना चाहिए।